Ekwiwalent za niewykorzystany urlop - moment zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów
30 czerwca 2025 r. rozwiązano z pracownikiem umowę o pracę. Przysługujący mu ekwiwalent za niewykorzystany urlop został wypłacony 10 lipca br. w terminie wypłaty wynagrodzenia. Czy prawidłowo ujęto kwotę tego ekwiwalentu wypłaconego po ustaniu zatrudnienia w kosztach uzyskania przychodów w czerwcu 2025 r.?
| Nie. W tym przypadku kwotę wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należało ująć w kosztach uzyskania przychodów w lipcu 2025 r., a nie w kosztach miesiąca, w którym ustał stosunek pracy. |
Zgodnie z art. 171 § 1 Kodeksu pracy, w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Z analizy tego przepisu można wywnioskować, że prawo do wspomnianego ekwiwalentu powstaje w dniu ustania zatrudnienia. W tym dniu świadczenie to powinno zostać wypłacone pracownikowi.
Stanowisko to znajduje potwierdzenie w piśmie Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii z 1 lipca 2021 r., nr DPP-III.054.8.2021. Wyjaśniono w nim, że: "Prawo do ekwiwalentu pracownik nabywa w dacie ustania stosunku pracy. Z tym dniem prawo do urlopu wypoczynkowego przekształca się w ekwiwalent za urlop. (...) w wyroku z dnia 1 marca 2017 r. (II BP 11/15) Sąd Najwyższy przyjął, że z przepisu art. 171 § 1 K.p. w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy".
Ujęcie należności pracowniczych w kosztach podatkowych reguluje art. 15 ust. 4g updop i art. 22 ust. 6ba updof. Z powołanych przepisów wynika, że należności ze stosunku pracy (zalicza się do nich ekwiwalent na niewykorzystany urlop) stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. W przypadku uchybienia temu terminowi wypłaty stosuje się art. 16 ust. 1 pkt 57 updop i art. 23 ust. 1 pkt 55 updof. Oznacza to, że należności te stają się kosztem podatkowym w miesiącu faktycznej wypłaty.
Zatem, jeśli podatnik wypłacił 10 lipca br. pracownikowi należny 30 czerwca 2025 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop, to oznacza, że nie dokonał wypłaty tego ekwiwalentu w terminie. Ostatni dzień zatrudnienia pracownika był terminem płatności ekwiwalentu. Kwotę ekwiwalentu powinien więc ująć w kosztach uzyskania przychodów w miesiącu jego wypłaty pracownikowi, tj. w lipcu 2025 r., a nie w miesiącu, w którym stał się należny.
Trzeba mieć na uwadze, że w ramach pakietu deregulacyjnego Prezes Rady Ministrów przedstawił Sejmowi projekt ustawy o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (druk sejmowy nr 1601), w którym planowane są m.in. zmiany dotyczące wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop przy rozwiązaniu stosunku pracy. W nowej regulacji termin wypłaty ekwiwalentu za urlop ma być, co do zasady, powiązany z terminem wypłaty wynagrodzenia za pracę. Nowe rozwiązania mają wejść w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Ustaw.
