Zwrot członkowi zarządu kosztów używania prywatnego samochodu
Członek zarządu zatrudniony na podstawie powołania używa prywatnego samochodu na potrzeby podróży krajowych. Czy przysługujące mu w związku z tym należności, rozliczone według ewidencji przebiegu pojazdu, są zwolnione od podatku?
Zwrot członkowi zarządu kosztów używania prywatnego samochodu w podróży może korzystać ze zwolnienia od podatku, jeśli spełnione są warunki przewidziane w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof.
Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Jednocześnie z art. 21 ust. 13 pkt 1 updof wynika, że przytoczone zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Należności z tytułu podróży krajowej korzystają ze zwolnienia od podatku do wysokości kwot określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Rozporządzenie to stanowi, że pracodawca na wniosek pracownika może wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. Wówczas zwrot kosztów przejazdu ustala się w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Jest to tzw. kilometrówka. W przypadku używania przez członka zarządu samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 maksymalna stawka za 1 km przebiegu może wynosić 0,89 zł, natomiast przy używaniu samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł. Liczba przejechanych kilometrów powinna wynikać z prowadzonej przez tę osobę ewidencji przebiegu pojazdu.
Zatem kwota zwrotu kosztów przejazdu w podróży członka zarządu ustalona na podstawie tzw. kilometrówki jest wolna od podatku, gdy stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu nie przewyższa stawki określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
