Wybrane pytania i odpowiedzi MF dotyczące obligatoryjnego e-fakturowania

W komunikacie z dnia 16 lutego 2024 r. MF poinformowało, że na stronie www.podatki.gov.pl/ksef w sekcji pytań i odpowiedzi dostępna jest zakładka, w której można znaleźć odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania dotyczące możliwych zmian w KSeF.

Poniżej przedstawiamy wybrane zagadnienia w tym zakresie:

"(...) Jaki jest planowany termin wdrożenia obowiązkowego KSeF? Kiedy zostaną opublikowane rozporządzenia wykonawcze dotyczące KSeF?

Krajowy Systemu e-Faktur (KSeF), który miał obowiązywać w formie obligatoryjnej od 1 lipca 2024 r. zostanie wdrożony w późniejszym terminie. Szczegóły w tym zakresie zostały wskazane w komunikacie Ministerstwa Finansów z dnia 19 stycznia 2024 r.: Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF - Ministerstwo Finansów - Portal Gov.pl (www.gov.pl). Pewne jest, że KSeF w formule obowiązkowej nie wejdzie w życie w 2024 r.

Ministerstwo Finansów zleciło przeprowadzenie zewnętrznego audytu informatycznego dotyczącego KSeF.

Podczas spotkania, które odbyło się w dniu 2 lutego 2024 r. z przedstawicielami organizacji, które dotąd brały udział w konsultacjach w sprawie wdrożenia KSeF Ministerstwo Finansów ogłosiło, że wskazanie nowej daty obowiązkowego KSeF planowane jest na przełomie kwietnia i maja (https://www.gov.pl/web/finanse/wkrotce-zaczna-sie-konsultacje-w-sprawie-ksef).

Przesuwając termin wdrożenia resort finansów wziął również pod uwagę opinie przedsiębiorców. Stabilność i przewidywalność prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, w tym pewność, że wystawiane przez podatników faktury zostaną skutecznie przesłane do systemu, stanowią jeden z priorytetów działań MF. Z tego też względu Ministerstwo Finansów dołoży wszelkich starań, aby tak szybko jak jest to możliwe zostały przeprowadzone odpowiednie zmiany legislacyjne oraz zostały wydane akty wykonawcze, a przedsiębiorcy mieli odpowiednią ilość czasu na zapoznanie się ze zmianami oraz ich wdrożeniem.

Szczegółowe informacje dotyczące dalszych prac nad wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur będą publikowane na stronach Ministerstwa Finansów. (...)

Które z dotychczas określonych wymagań funkcjonalnych dotyczących KSeF zostaną utrzymane w ostatecznym rozwiązaniu, a które zostaną zmienione i w jaki sposób? Przykładowo:

• czy datą wystawienia faktury będzie nadal data przesłania faktury do KSeF?
• czy transakcje B2C będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?
• czy zachowana zostanie numeracja faktur numerami ID KSeF i konieczność pobrania numeru faktury ID KSeF, daty wystawienia z KSeF do systemów wewnętrznych przedsiębiorców (np. dla potrzeb wystawiania faktur korygujących lub wskazania ID KSeF w przelewach)?
• czy planowane są zmiany w strukturze dotyczące pola IDWew?

Nie są planowane zmiany dotyczące art. 106na ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, w myśl którego fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

Ministerstwo Finansów nie zdiagnozowało także potrzeby dokonania zmian związanych z nadawaniem numerów KSeF. Nie jest planowana likwidacja obowiązku wskazywania numeru KSeF faktury w przelewie.

Nie przewiduje się również modyfikacji struktury FA(2) w zakresie pola IDWew dotyczącego modelu uprawnień wykorzystującego unikalny identyfikator wewnętrzny zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika.

Kwestię ewentualnego włączenia do KSeF faktur B2C chcielibyśmy omówić z przedsiębiorcami w rozpoczynanych konsultacjach publicznych. (...)

Czy w ramach przeprowadzanego audytu, będzie badana możliwość zmiany koncepcji KSeF czy raczej będzie dotyczył on kwestii technicznych?

Audyt dotyczy w szczególności wydajności systemu. Obejmuje weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności. Ewentualna implementacja wniosków płynących z audytu powinna pozostać neutralna dla parametrów oprogramowania zamówionego przez przedsiębiorców. (...)

Czy Ministerstwo Finansów planuje zmiany w strukturze logicznej FA(2)?

Struktura e-faktury na etapie jej projektowania była poddana szerokim konsultacjom publicznym. Uwagi zgłaszane w trakcie konsultacji zostały w dużej mierze uwzględnione.

Struktura FA(2) oprócz elementów, których występowanie regulowane jest w art. 106a - 106q ustawy o podatku od towarów i usług, zawiera także elementy, których stosowanie jest całkowicie dobrowolne i dowolne. Uwzględnienie ich w strukturze wynika z praktyki biznesowej obserwowanej na rynku.

Biorąc powyższe pod uwagę, Ministerstwo Finansów nie przewiduje modyfikacji struktury FA(2). Powodem przemawiający za pozostawieniem obecnej struktury są koszty po stronie przedsiębiorców związane z przeprowadzeniem już zamówionych produktów. Ponadto, taka decyzja mogłaby wydłużyć okres potrzebny do ich wdrożenia.

Czy Ministerstwo Finansów zakłada przygotowanie kompleksowego podręcznika dotyczącego funkcjonalności KSeF?

Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostępnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych. (...)

Czy planowane jest wprowadzenie w KSeF automatycznej weryfikacji statusu kontrahenta z Białą Listą podatników?

Aktualnie nie jest planowane wprowadzenie takiej funkcjonalności.

Biorąc pod uwagę, że na białej liście podatników znajdują się wyłącznie podatnicy zarejestrowani do VAT jako podatnicy VAT czynni lub jako podatnicy VAT zwolnieni (brak podatników zwolnionych, którzy nie zarejestrowali się jako podatnicy VAT zwolnieni) takie podejście nie pozwoliłoby na realizację celu związanego z identyfikacją statusu wszystkich podmiotów objętych KSeF. (...)

Czy planowane jest wydłużenie terminu na dosłanie do KSeF faktur wystawionych w tzw. Trybie offline i w trybie awaryjnym?

Nie są planowane takie zmiany. Obecne rozwiązanie zapewnia odpowiedni stopień efektywności konieczny w celu uszczelnienia systemu podatkowego. (...)

Czy poza kwestiami technicznymi Ministerstwo Finansów dopuszcza inne zmiany w zasadach działania KSeF, np. poprzez zmianę zakresu raportowanych danych lub innych kluczowych założeń?

Potwierdzamy obecne założenia KSeF. (...)

Do kiedy paragony fiskalne z NIP nabywcy będą uznawane za fakturę uproszczoną i będą wyłączone z obowiązkowego KSeF?

Nie planujemy wyłączenia tego obowiązku z KSeF. Niemniej zagadnienie to będzie omawiane w dedykowanej do tego celu grupie, której zadaniem będzie przyjrzenie się etapowości we wdrażaniu KSeF. (...)

Czy faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, które dotyczą zakupu towarów lub usług na użytek prywatny będą wyłączone z obowiązkowego KSeF? W jaki sposób należy odróżnić/weryfikować podatnika od konsumenta na gruncie KSeF, zwłaszcza, że część podatników nie ma numeru NIP?

W jaki sposób podatnik ma dokonywać weryfikacji statusu kontrahenta, czy samo kryterium posiadania NIP będzie uznane za prawidłowe, żeby zakwalifikować kontrahenta do KSeF?

Biorąc pod uwagę ogłoszone na dzień dzisiejszy akty prawne, transakcje realizowane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą wyłączone z obowiązkowego KSeF. Wyłączenie dotyczy także sytuacji, gdy osoba fizyczna prowadzi działalność gospodarczą, ale danego zakupu dokonuje na użytek prywatny, niezwiązany z działalnością.

Odnosząc się natomiast do kwestii identyfikacji podatników, np. podatnika zwolnionego z art. 113, który prowadzi działalność nierejestrowaną, nie zarejestrował się jako podatnik VAT zwolniony i posługuje się numerem PESEL (nie posiada NIP), w związku z czym nie jest widoczny na białej liście - zagadnienie to będzie przedmiotem dalszej, szczegółowej analizy po stronie Ministerstwa Finansów.

Kwestia ta będzie omawiana w grupie roboczej dotyczącej B2C. (...)

Czy nastąpi zniesienie planowanego obowiązku podawania numeru KSeF w tytule płatności, biorąc pod uwagę mnogość modeli rozliczeń między kontrahentami?

Na chwilę obecną nie jest planowane zniesienie obowiązku podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za fakturę ustrukturyzowaną.

Kwestia ta będzie omawiana w dedykowanej grupie roboczej (...)".