Czynności dokumentowane fakturą ustrukturyzowaną

W wyniku nowelizacji ustawy o VAT, od 1 lipca 2024 r. podatnicy VAT czynni, a od 1 stycznia 2025 r. pozostali podatnicy zwolnieni z VAT, mieli zostać objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

Na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.gov.pl zamieszczono jednak komunikat, w którym poinformowano o przesunięciu terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF.

W kolejnym komunikacie Ministerstwo Finansów ogłosiło harmonogram konsultacji w sprawie rozwiązań prawnych i funkcjonalności systemu KSeF oraz to, że na podstawie analiz i procesów audytowych wskazana zostanie nowa data obowiązkowego korzystania z KSeF. Jednocześnie zapewniono, że KSeF w formule obowiązkowej nie wejdzie w życie w 2024 r.

W związku z tym, że audyt będzie dotyczył w szczególności wydajności systemu i obejmie weryfikację rozwiązań technologicznych przyjętych dla zapewnienia odpowiedniego poziomu wydajności, podatnicy powinni zapoznać się ze zmianami do ustawy o VAT, które dotyczą KSeF.

W myśl art. 106ga ust. 1 - podatnicy, co do zasady, będą zobowiązani do fakturowania przy użyciu KSeF (co oznacza, że sprzedawca nie będzie musiał posiadać zgody nabywcy na otrzymywanie e-faktur przy użyciu KSeF).

Obowiązek wystawiania e-faktur, jak wynika z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie będzie dotyczył:

1) dokumentowania czynności przez podatnika:

• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju,
• nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę,
• korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziale 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

2) dokumentowania czynności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej;

3) przypadków odpowiednio dokumentowanych dostaw towarów lub świadczeń usług, określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s.

Oznacza to, że podatnik w ww. przypadkach będzie wystawiał:

• faktury elektroniczne (w sposób uzgodniony z nabywcą, zachowując jednak taką fakturę w swojej dokumentacji) lub
• w postaci papierowej (co najmniej w dwóch egzemplarzach).

Przy czym dopuszczono możliwość wystawiania e-faktur przez podatników, o których mowa w art. 106ga ust. 2 pkt 1 i 2, tj. nieposiadających siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.

W sytuacji gdy polski podatnik VAT będzie dokumentował sprzedaż na rzecz zagranicznego podatnika, to będzie zobowiązany do wystawiania e-faktury w KSeF. Z przepisu art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT wynika bowiem, że faktura ustrukturyzowana będzie udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony w przypadku gdy:

1) miejscem świadczenia będzie terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego, lub

2) nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

3) nabywcą będzie podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę.

Podatnik będzie obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w KSeF oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze w przypadku (art. 106gb ust. 5):

• udostępnienia jej nabywcy (wskazanego w ww. pkt 2-3) w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub
• użycia tej faktury poza KSeF.