Odliczenie VAT na podstawie duplikatu faktury
Dokumentem, na podstawie którego można zrealizować prawo do odliczenia podatku VAT, jest zasadniczo faktura. Z kolei zasady i terminy odliczenia podatku naliczonego zostały sformułowane w art. 86 ustawy o VAT.
Podstawowym kryterium decydującym o prawie podatnika do odliczenia podatku naliczonego jest wystąpienie związku podatku zawartego w nabytych towarach i usługach z podatkiem należnym z tytułu wykonywanej przez podatnika działalności gospodarczej.
Rozliczenie podatku naliczonego przez nabywcę w związku z otrzymanym duplikatem faktury jest uzależnione od tego czy "pierwotna" faktura dotarła do podatnika (jednakże uległa zgubieniu/zniszczeniu), czy też w ogóle nie dotarła do podatnika i w związku z czym podatnik nie odliczył podatku VAT.
Przykładowo Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 stycznia 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.780.2022.4.ICZ wyjaśnił, że:
"(...) decydujące znaczenie - dla powstania prawa do odliczenia i terminu jego realizacji - ma fakt czy podatnik otrzymał (a jeśli tak, to kiedy) fakturę pierwotną oraz data otrzymania duplikatu faktury pierwotnej. W sytuacji, gdy podatnik otrzymał fakturę pierwotną, ale ją zagubił, obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego podatnik ma prawo dokonać po otrzymaniu duplikatu faktury dokumentującej zakup, w rozliczeniu za okres, w którym nastąpił wpływ faktury pierwotnej, przez złożenie korekty deklaracji podatkowej.
Jednakże w sytuacji, gdy podatnik nie otrzymał faktury pierwotnej, odliczenia podatku naliczonego może dokonać w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał duplikat lub za trzy następne okresy rozliczeniowe (...)".
» "Pierwotna" faktura dotarła do nabywcy
Uwzględniając powyższe wyjaśnienia należy stwierdzić, że jeżeli "pierwotna" faktura dotarła do nabywcy, ale została ona zagubiona lub zniszczona, oraz nabywca nie odliczył VAT z "pierwotnej" faktury, to ma on prawo odliczyć VAT po otrzymaniu duplikatu faktury, tj. w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ww. "pierwotną" fakturę (lub w rozliczeniu za jeden odpowiednio z trzech/dwóch następnych okresów rozliczeniowych) przez złożenie korekty deklaracji podatkowej.
Natomiast jeśli nabywca odliczył uprzednio VAT z "pierwotnej" faktury, to otrzymany duplikat stanowi wyłącznie potwierdzenie prawa do tego odliczenia.
| Przykład
W styczniu 2024 r. podatnik otrzymał fakturę dokumentującą nabycie towarów (w styczniu br. u sprzedawcy powstał również obowiązek podatkowy z tytułu ww. transakcji). Firma (nabywca rozliczający VAT miesięcznie) nie odliczyła VAT z tej faktury, gdyż po jej otrzymaniu faktura ta została zniszczona. W związku z powyższym właściciel firmy zwrócił się z wnioskiem do kontrahenta (e-mailem) o wystawienie duplikatu tej faktury. Został on wystawiony w sierpniu br. i w tym samym miesiącu otrzymał go nabywca. W tej sytuacji firma może odliczyć VAT z pierwotnej faktury poprzez korektę deklaracji za okres, w którym przysługiwało jej prawo do odliczenia VAT, czyli za styczeń 2024 r. lub w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych, tj. za luty, marzec lub kwiecień br. Gdyby nabywca odliczył uprzednio VAT z "pierwotnej" faktury, to otrzymany duplikat stanowiłby jedynie wyłącznie potwierdzenie prawa do tego odliczenia. |
» "Pierwotna" faktura w ogóle nie dotarła do nabywcy
Natomiast jeżeli nabywca w ogóle nie otrzymał "pierwotnej" faktury to odliczenia podatku naliczonego może dokonać z duplikatu faktury w rozliczeniu za okres, w którym otrzymał ten duplikat lub za jeden odpowiednio z trzech/dwóch następnych okresów rozliczeniowych (zgodnie z art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT).
| Przykład
Weryfikacja dokumentacji księgowej wykazała brak faktury dokumentującej nabycie usługi najmu lokalu użytkowego. W związku z tym, że pierwotna faktura nie dotarła do firmy i nie dokonano odliczenia VAT, wystąpiono do usługodawcy o jej duplikat, który w sierpniu 2024 r. został wystawiony. Firmie (rozliczającej VAT miesięcznie), co do zasady, przysługuje prawo do odliczenia VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymała ona ponownie wystawioną fakturę (duplikat faktury) lub za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych. |
