Rozliczanie mediów po powrocie do zwolnienia z VAT

Do 30 czerwca 2024 r. byliśmy czynnym podatnikiem VAT. Do tego czasu właścicielom lokali użytkowych (firmom) wystawialiśmy faktury zaliczkowe na poczet zużycia mediów. Aktualnie nie jesteśmy czynnym podatnikiem VAT, bowiem w dniu 1 lipca 2024 r. zrezygnowaliśmy z VAT z uwagi na limit wartości sprzedaży. Jednakże w sierpniu br. jesteśmy zobowiązani ostatecznie rozliczyć media za okres od stycznia do czerwca 2024 r. Jakim dokumentem powinniśmy rozliczyć media, aby uwzględnić ww. zaliczki?

Podatnik, który utracił prawo do zwolnienia z podatku od towarów i usług lub zrezygnował z tego zwolnienia, może na podstawie art. 113 ust. 11 ustawy o VAT ponownie skorzystać z tego zwolnienia, jeżeli upłynął rok, licząc od końca roku, w którym utracił prawo do zwolnienia lub z tego zwolnienia zrezygnował (pod warunkiem, że limit wartości sprzedaży na to zezwala i nie będzie wykonywał czynności wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy).

W tym miejscu należy wyjaśnić, że ponowne skorzystanie ze zwolnienia od podatku na podstawie art. 113 ust. 11 ustawy, nie oznacza, że podmiot traci status podatnika, o którym mowa w art. 15 ustawy. Podmiot taki staje się bowiem podatnikiem VAT zwolnionym od podatku (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 8 czerwca 2018 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.164.2018.1.ISZ).

Wątpliwości Czytelnika dotyczą prawidłowego dokumentowania rozliczenia dostawy mediów w sytuacji kiedy podatnik powrócił do podmiotowego zwolnienia z VAT. Jak wynika z treści pytania w okresie kiedy był on czynnym podatnikiem VAT wystawiał faktury z tytułu otrzymanych zaliczek na poczet zużycia mediów (wówczas opodatkował je w VAT według właściwej stawki VAT). Nadmienić należy, że podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. W przypadku dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, czy też świadczenia usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24-37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy, obowiązek podatkowy powstaje zasadniczo z chwilą wystawienia faktury. Jeżeli podatnik nie wystawi faktury, bądź też wystawi ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstanie z upływem terminu płatności. Zatem kiedy ma być rozliczony podatek należny z tytułu otrzymania przez podatnika zaliczek na poczet zużycia mediów decyduje moment wystawienia faktury, jednak nieprzekraczalnym momentem jest termin płatności ustalony pomiędzy stronami.

Co do zasady, jeżeli faktura zaliczkowa (bądź kilka faktur zaliczkowych) nie obejmuje całej należności, jaka ma zostać zapłacona przez nabywcę, to sprzedawca po wydaniu towaru (lub po wykonaniu usługi) ma obowiązek wystawić fakturę końcową. Wówczas, w myśl art. 106f ust. 3 ustawy o VAT, na fakturze końcowej sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie części zapłaty. Ponadto, taka faktura końcowa powinna również zawierać numery identyfikujące w Krajowym Systemie e-Faktur faktury wystawione przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery tych faktur. W przypadku gdy wystawiono więcej niż jedną fakturę dokumentującą otrzymanie części zapłaty, a faktury te obejmują łącznie całą zapłatę, ostatnia z tych faktur powinna zawierać również numery identyfikujące poprzednie faktury w Krajowym Systemie e-Faktur, a w przypadku faktur innych niż faktury ustrukturyzowane - numery poprzednich faktur (art. 106f ust. 4 ustawy o VAT).

Jednakże zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Z tym, że na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Jednocześnie podatnik zwolniony z VAT może wystawić fakturę dobrowolnie, bez żądania nabywcy. Takie wyjaśnienia zaprezentowane zostały na stronie internetowej https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00239 oraz jest akceptowane przez organy podatkowe (vide: przykładowo w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z dnia 12 lipca 2024 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.298.2024.2.HW).

Uwzględniając powyższe przepisy - zdaniem redakcji - nie ma przeszkód, aby Czytelnik wystawił dla właścicieli lokali użytkowych (firm) faktury końcowe (z uwzględnieniem również otrzymanych zaliczek, tj. w okresie kiedy był czynnym podatnikiem VAT), nawet jeżeli korzysta on aktualnie ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ust. 1 ustawy w związku z art. 113 ust. 11 ustawy o VAT. Po powrocie do zwolnienia z VAT pozostała wartość należności podlega zwolnieniu z VAT (tj. nie jest już opodatkowana VAT). Warto bowiem mieć na uwadze, że faktura dokumentująca dostawę towarów lub świadczenie usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT - jak wskazano w przepisie § 3 pkt 3 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur - powinna zawierać następujące elementy:

• datę wystawienia i kolejny numer,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
• nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cenę jednostkową towaru lub usługi,
• kwotę należności ogółem.

Dodać również należy, że przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia podmiotowego z VAT z uwagi na wartość sprzedaży (nieprzekraczającej limitu 200.000 zł) zwolnieni są z obowiązku przesyłania JPK_VAT z deklaracją.