Sposób prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla celów VAT

Posiadam samochody osobowe, które wykorzystuję wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej. W celu odliczania całego podatku VAT od ponoszonych wydatków na ich użytkowanie złożyłem informację VAT-26, a także prowadzę ewidencję przebiegu pojazdów. Czy ewidencja ta może być prowadzona w formie elektronicznej?

W celu pełnego odliczenia VAT z tytułu wydatków związanych z eksploatacją pojazdu samochodowego oprócz określenia zasad używania tych pojazdu, złożenia do naczelnika urzędu skarbowego informacji o tych pojazdach na formularzu VAT-26 podatnik dla celów VAT musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu - stosownie do art. 86a ust. 7 ustawy o VAT - powinna zawierać m.in.:

• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący: kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę przejechanych kilometrów, imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem - potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie określił formy, w jakiej powinna być prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu. W świetle stanowiska organów podatkowych można ją prowadzić za pomocą systemu GPS (np. jako wydruki z tego systemu). Ważne jest jednak - jak podkreślają, aby zawierała ona elementy wskazane w ustawie o VAT jako obowiązkowe.

Na temat formy prowadzenia przedmiotowej ewidencji wypowiedział się przykładowo Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, który w interpretacji indywidualnej z dnia 15 czerwca 2021 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.122.2021.2.AS wyjaśnił: "(...) Ewidencja przebiegu pojazdu może być prowadzona również w formie elektronicznej. W takim przypadku dokonywanie w niej wpisów oraz potwierdzenie autentyczności tych wpisów - jeśli wpisów dokonuje kierujący pojazdem niebędący podatnikiem - może być dokonywane w formie elektronicznej.

Z powyższych przepisów wynika, że prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu musi potwierdzać brak użytku prywatnego pojazdu. Prawidłowo prowadzona ewidencja powinna zawierać elementy wymienione w art. 86a ust. 7 ustawy o VAT.

Zapis w ewidencji przebiegu pojazdu z punktu widzenia potwierdzenia wykorzystania pojazdu do celów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej podatnika - nie powinien wzbudzać wątpliwości.

Co istotne, w przypadku wadliwości prowadzonej ewidencji (np. niepełne zapisy, luki w poszczególnych pozycjach, sprzeczne zapisy, niezgodność w zakresie stanu licznika ze stanem rzeczywistym, itp.) nie będzie spełniona jedna z przesłanek warunkujących uznanie pojazdu za wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej. Może to oznaczać, że podatnikowi przysługiwać będzie w takim przypadku jedynie prawo do ograniczonego odliczenia podatku VAT od wszystkich wydatków ponoszonych od początku używania tego pojazdu (podkreślenie redakcji) (...)".