Czy podatnik ma możliwość anulowania faktur?

W praktyce podatnicy w różnych okolicznościach przez pomyłkę wystawiają kontrahentowi dwie faktury na tą samą czynność opodatkowaną. Z uwagi na brak w ustawie o VAT oraz w przepisach rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy regulacji, które odnosiłyby się do anulowania faktur pojawiają się wątpliwości dotyczące możliwości anulowania faktur.

Zgodnie z ugruntowaną już linią orzeczniczą organów podatkowych dopuszczalne jest anulowanie faktur, ale tylko wyjątkowo w określonych przypadkach. Zdaniem organów podatkowych anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek, tj.:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
• faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Uwaga

Podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych. Anulowanie faktury jest dopuszczalne, jednakże powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności, tj. gdy faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego oraz dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie.

Powyższe potwierdził Dyrektor KIS przykładowo w interpretacjach indywidualnych z dnia 6 grudnia 2024 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.598.2024.4.KO, z dnia 14 czerwca 2023 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.282.2023.2.AMA czy z dnia 14 października 2022 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.360.2022.1.JK.

W związku z powyższym ważną kwestią jest ustalenie, czy dana faktura została wprowadzona do obrotu prawnego. W tym zakresie wypowiedział się organ podatkowy w interpretacji indywidualnej z dnia 17 maja 2022 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.178.2022.1.JSZ, tj.:

"(...) Niewprowadzenie faktury do obrotu prawnego może mieć miejsce, gdy faktura nie zostanie wysłana do kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana, ale nie zostanie odebrana przez kontrahenta, bądź gdy faktura zostanie wysłana i odebrana, a następnie odesłana przez kontrahenta (w taki sposób, że podatnik posiada oba egzemplarze faktur - oryginał i kopię - a kontrahent nie uwzględnił faktury w swoich ewidencjach), a jednocześnie nie doszło do zrealizowania transakcji. Jednocześnie wskazać należy, że faktura elektroniczna zostaje wprowadzona do obrotu prawnego poprzez wysłanie jej na podany przez odbiorcę adres. Ponadto nie może być zwrócona przez odbiorcę (podkreślenie redakcji) (...)".

Na koniec warto dodać, że sądy administracyjne również dopuszczają w wyjątkowych sytuacjach anulowanie faktury. Przykładowo w prawomocnym wyroku WSA w Gliwicach z dnia 26 marca 2024 r., sygn. akt I SA/Gl 955/23 czytamy: "(...) anulowanie faktur (...) powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego (...)". Przy czym z nieprawomocnego wyroku WSA w Łodzi z dnia 27 września 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 575/23 wynika, że: "(...) nie występuje instytucja anulowania faktur VAT w sytuacji wydania ich nabywcy usługi czy towaru. A jedyną formą »wycofania« wadliwie wystawionej faktury VAT jest jej korekta w trybie i na warunkach określonych w ustawie o VAT (...)".

Dodatkowo warto mieć na uwadze, że WSA w Gliwicach w ww. wyroku z dnia 26 marca 2024 r., wskazał, że: "(...) korekta pustej faktury jest możliwa, ale pod warunkiem, że podatnik dokona jej przed ujawnieniem tych faktur przez organy podatkowe (...) podatnik powinien zadbać, aby jego kontrahent dokonał stosownych korekt po stronie podatku naliczonego. Nieskuteczne zatem będzie skorygowanie pustych faktur po tym, jak u podatnika lub u jego kontrahenta zostanie przeprowadzona kontrola, która ujawni proceder wystawiania fikcyjnych faktur (podkreślenie redakcji) (...)".