Zapłata za usługę otrzymana po utracie prawa do kasowej metody rozliczeń

Do końca 2024 r. rozliczałem VAT metodą kasową jako mały podatnik. W 2025 r. nie mam już statusu małego podatnika i rozliczam VAT według zasad ogólnych (składam JPK_V7M). W grudniu 2024 r. wykonałem usługę dla czynnego podatnika VAT, jednak należność otrzymałem dopiero w dniu 3 marca br. Czy powinienem skorygować deklarację za ostatni kwartał 2024 r., czy też wykazać VAT należny w bieżącej deklaracji (za marzec 2025 r.)?

Przypomnijmy, że z kasowej metody rozliczeń podatku VAT w 2025 r. korzystać mogą mali podatnicy, czyli podatnicy:

• u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku należnego nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym, czyli w 2024 r., kwoty 8.569.000 zł,
• prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, zarządzający alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w 2024 r., kwoty 193.000 zł.

Podmiot, który spełnia powyższe warunki, może rozliczać VAT przy zastosowaniu metody kasowej. Korzystając z tej metody pamiętać należy o odmiennych od ogólnej zasady regułach określania momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT. Mali podatnicy rozliczający VAT metodą kasową wykazują bowiem obowiązek podatkowy - w myśl art. 21 ust. 1 ustawy o VAT:

1) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT, bądź też

2) z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi - w przypadku dokonania dostawy towarów lub świadczenia usług na rzecz podmiotu innego niż wymieniony w pkt 1.

Stosując kasową metodę rozliczeń mali podatnicy rozliczają podatek VAT za okresy kwartalne, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale. W tym samym terminie podatnicy muszą również zapłacić podatek (jeżeli w deklaracji wykazano nadwyżkę VAT należnego nad naliczonym).

Zgodnie z art. 21 ust. 4 ustawy o VAT, mały podatnik rozliczający się metodą kasową traci prawo do rozliczania tą metodą - począwszy od rozliczenia za miesiąc następujący po kwartale, w którym przekroczył kwotę określoną w art. 2 pkt 25 ustawy.

Ponadto mali podatnicy, u których wartość sprzedaży przekroczyła kwotę określoną w art. 2 pkt 25, w myśl art. 99 ust. 5 ustawy o VAT, składają deklaracje podatkowe za okresy miesięczne począwszy od rozliczenia za pierwszy miesiąc kwartału:

1) w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału, a w przypadku gdy przekroczenie tej kwoty nastąpiło w drugim miesiącu kwartału, deklaracja za pierwszy miesiąc kwartału jest składana w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po drugim miesiącu kwartału;

2) następującego po kwartale, w którym przekroczono tę kwotę - jeżeli przekroczenie kwoty nastąpiło w trzecim miesiącu kwartału.

Zasadę tę stosuje się także wówczas, gdy mały podatnik dobrowolnie zrezygnował z prawa do rozliczania VAT metodą kasową.

W przypadku utraty lub rezygnacji z prawa do stosowania metody kasowej, rozliczanie podatku naliczonego odbywa się według zasad ogólnych, określonych w art. 86 ust. 10e ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w odniesieniu do nabytych przez małego podatnika towarów i usług, w okresie stosowania przez niego metody kasowej, powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonał zapłaty za te towary i usługi.

Podobnie będzie z obowiązkiem podatkowym od czynności wykonanych przed utratą lub rezygnacją z kasowej metody rozliczeń. Zasadą jest, że jeżeli podatnik traci prawo do kasowej metody rozliczania VAT lub z tej metody rezygnuje, podatek należny od czynności, dla których jeszcze nie powstał obowiązek podatkowy (w związku z brakiem zapłaty), rozlicza na dotychczasowych zasadach.

Oznacza to, że w sytuacji przedstawionej w pytaniu, otrzymanie zapłaty za usługę wykonaną w grudniu 2024 r. (w okresie, gdy podatnik rozliczał VAT metodą kasową), powoduje obowiązek rozliczenia VAT należnego według tej samej metody. Podatnik musi wykazać podatek należny z tytułu tej transakcji w deklaracji za marzec 2025 r. (tj. miesiąc, w którym otrzymał zapłatę).

Podobnie uznał Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 marca 2021 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.931.2020.2.MGO, w której czytamy:

"(...) w sytuacji, w której Wnioskodawca zrezygnuje z metody kasowej, to w odniesieniu do dokonanych przez Wnioskodawcę jako małego podatnika dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz czynnego podatnika VAT obowiązek podatkowy w przypadku wystawienia faktur sprzedażowych, w trakcie obowiązywania metody kasowej, powstanie z dniem otrzymania całości lub części zapłaty.

Jeśli natomiast dostawa towarów lub świadczenie usług będzie dokonywane na rzecz innego podmiotu, to obowiązek podatkowy powstanie z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, nie później niż 180. dnia, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi (...)".