Zawiadomienie ZAW-FA o nadaniu uprawnień do korzystania z KSeF - wzór formularza

W świetle obowiązujących przepisów oprócz występujących w obrocie gospodarczym faktur papierowych i elektronicznych podatnicy VAT mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj. Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Co jest ważne, obecnie przedsiębiorcy mogą korzystać z systemu KSeF dobrowolnie. W wyniku nowelizacji ustawy o VAT ostatecznie podatnicy od 1 lutego 2026 r. będą zobowiązani do obligatoryjnego fakturowania w tym systemie. Przy czym, jak wynika z projektu z dnia 5 listopada 2024 r. ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz zmieniającej ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (który dostępny jest na stronie internetowej Rządowego Centrum Legislacji www.rcl.gov.pl; nr druku UD158) planuje się wprowadzenie obowiązkowego KSeF dla wszystkich podatników (tj. czynnych i zwolnionych z VAT), z uwzględnieniem etapowego wejścia w życie, tj.:

• od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.

Przepis art. 106nb ustawy o VAT wymienia krąg podmiotów, które po uwierzytelnieniu w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 106r pkt 3 mogą korzystać z KSeF. W wykonaniu delegacji ustawowej zawartej w art. 106r ustawy o VAT Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie korzystania z KSeF, które określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawień do korzystania z tego systemu oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień. Z przepisów tego rozporządzenia wynika, że uprawnieniami do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur są uprawnienia do:

1) nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF, które posiada:

a) podatnik;

b) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;

c) osoba fizyczna wskazana przez:

• podatnika,
• podatnika jako przedstawiciel zakładu (oddziału) osoby prawnej bądź innej wyodrębnionej jednostki wewnętrznej podatnika,
• podmiot, o którym mowa w art. 106c pkt 1 ustawy,
• jednostkę samorządu terytorialnego jako przedstawiciel samorządowej jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego, urzędu gminy, starostwa powiatowego lub urzędu marszałkowskiego,
• grupę VAT jako przedstawiciel członka grupy VAT,

2) wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych, które posiada:

a) podatnik;

b) podmiot wskazany przez podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członka grupy VAT lub zakład (oddział) osoby prawnej bądź inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika;

c) podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy;

d) osoba fizyczna, o której mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 lit. aa), c) oraz d);

e) osoba fizyczna wskazana przez:

• podatnika,
• podmiot, który został wskazany przez podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członka grupy VAT lub zakład (oddział) osoby prawnej bądź inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika,
• podmiot, o którym mowa w art. 106c ustawy,
• osobę fizyczną, o której mowa w § 2 ust. 2 pkt 3 lit. aa), c) oraz d),

3) wystawiania faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 ustawy o VAT, będących fakturami ustrukturyzowanymi, tj. wystawianych przez nabywcę w ramach tzw. samofakturowania, które posiada:

• wskazany przez podatnika nabywca towarów lub usług,
• podmioty uprawnione przez nabywcę do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Z kolei § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF wskazano, że nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest dokonywane za pomocą oprogramowania interfejsowego, o którym mowa w art. 106nc ust. 1 ustawy, dostępnego na stronie, której adres jest podany w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych i następuje z zastosowaniem specyfikacji tego oprogramowania interfejsowego, po weryfikacji posiadanych uprawnień. Kolejne ustępy § 3 rozporządzenia zawierają zakres danych, jakie podaje podatnik lub inny podmiot w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z KSeF.

Przewidziane są dwa sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień:

• elektronicznie - za pomocą oprogramowania interfejsowego (www.ksef.mf.gov.pl) - podatnik lub inny uprawniony podmiot wskazuje wymagany zakres danych, w celu nadania, zmiany lub odebrania uprawnień,
• w postaci papierowej przez złożenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień (ZAW-FA) do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga uwierzytelnienia:

1) kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo

2) kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, albo

3) podpisem zaufanym, albo

4) wygenerowanym przez KSeF, po uwierzytelnieniu się podatnika lub podmiotu uprawnionego w sposób, o którym mowa w pkt 1-3, ciągiem znaków alfanumerycznych, z wyłączeniem znaków interpunkcyjnych, przypisanym do podatnika lub podmiotu uprawnionego i jego uprawnień

- oraz weryfikacji posiadanych uprawnień.

Uwaga

Możliwość nadawania lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF w postaci papierowej jest przewidziana dla podatników lub podmiotów niebędących osobami fizycznymi, którzy nie posiadają możliwości uwierzytelnienia się w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 rozporządzenia w sprawie KSeF. Tak stanowi § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia.

Zatem, jak wynika z powyższego, Krajowy System e-Faktur jest oparty na modelu poświadczeń, czyli wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Możliwe jest również nadanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Przypomnijmy, że Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://www.podatki.gov.pl/ksef/ przedstawiło informacje dotyczące m.in. rodzaju, modeli i zasad nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz zamieściło odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania w tym zakresie. Przykładowo, jak wynika z odpowiedzi MF:

"(...) Czy w ZAW-FA mogę upoważnić dwóch członków zarządu czy tylko jednego?

W ZAW-FA można upoważnić tylko jedną osobę. Może, ale nie musi to być członek zarządu. Osoba wyznaczona w ZAW-FA może nadać kolejnym osobom uprawnienia elektronicznie.

Czy wspólnik sp. jawnej może się uwierzytelnić poprzez profil zaufany czy druk ZAW-FA?

Spółka jawna (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną. Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej to może złożyć ZAW-FA. Jeśli wspólnik spółki jawnej zostanie wyznaczony w ZAW-FA, to będzie mógł się uwierzytelnić w kontekście spółki np. swoim profilem zaufanym.

Co z nadawaniem uprawnień w przypadku sp. z o.o.? Czy wystarczy, że w przypadku jednoosobowego zarządu prezes przez ZAW-FA nada wszelkie uprawnienia do KSeF dla dyrektora finansowego, a potem dyrektor już w samym systemie KSeF może nadawać dalsze uprawnienia np. dla księgowych do wystawiania faktur? Czy już sam prezes musi nadać przez ZAW-FA uprawnienia księgowym?

Spółka z o.o. (jako podatnik niebędący osobą fizyczną) może uwierzytelnić się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną.

Jeżeli spółka nie posiada pieczęci kwalifikowanej, to będzie mogła złożyć ZAW-FA. ZAW-FA podpisuje osoba reprezentująca spółkę. W zawiadomieniu wskazuje się osobę uprawnioną np. dyrektora finansowego. Osoba wyznaczona w ZAW-FA będzie mogła także nadać dalsze uprawnienia elektronicznie w systemie (np. do wystawiania faktur) kolejnym osobom fizycznym np. księgowym (...)".

Warto również w tym miejscu nadmienić, że na etapie prac legislacyjnych znajduje się projekt rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (nr z wykazu prac legislacyjnych 827 dostępny jest na stronie www.rcl.gov.pl), który oprócz nowego wzoru zawiadomienia ZAW-FA określa m.in.:

• zakres danych, których podanie umożliwi dostęp w KSeF do faktury ustrukturyzowanej, faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do KSeF, oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF, bez konieczności uwierzytelniania;
• sposób oznaczania faktur, o których mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, udostępnionych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz umożliwiający zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, w przypadku ich udostępnienia nabywcy, o którym mowa w art. 106nf ust. 2 ustawy, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, oraz wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania.

Poniżej przedstawiamy przykładowo wypełniony wzór zawiadomienia ZAW-FA.