Skutki dokonania płatności na podstawie otrzymanej faktury pro forma - stanowisko organu podatkowego

Na łamach naszego czasopisma pisaliśmy, że zapłata należności na podstawie faktury pro forma jest w istocie zapłatą zaliczki (dokonywana jest bowiem przed dostawą towaru/usługi). Skoro zatem podatnik dokonuje przelewem zapłaty zaliczki powyżej 15.000 zł na poczet przyszłej dostawy towarów/usług z załącznika nr 15 do ustawy o VAT, to powinien tego dokonać w mechanizmie podzielonej płatności.

Powyższe zostało potwierdzone przez Dyrektora KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 lipca 2025 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.458.2025.1.MM. Czytamy w niej:

"(...) Przepisy prawa nie przewidują obowiązku umieszczania na »pro formie« zapisu MPP (mechanizm podzielonej płatności). Nie ma jednak przeszkód, aby w przypadkach takich podatnicy wystawiali »pro formy« z adnotacją »mechanizm podzielonej płatności«. Zasady wystawiania »pro formy« nie są bowiem uregulowane przepisami prawa, a w konsekwencji podatnicy mają swobodę w zakresie treści tych dokumentów.

(...) w sytuacji gdy kontrahent (Sprzedający) sporządził »fakturę pro forma«, podatnik ją otrzymujący nie musi, co do zasady, regulować płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. Jednak, gdy kwota będzie przekraczała kwotę 15.000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej i będzie dotyczyła towarów lub usług wymienionych w załączniku nr 15, to zapłata ta będzie musiała być dokonana w mechanizmie podzielonej płatności. W komunikacie przelewu podatnik powinien wpisać wyraz »zaliczka« zamiast numeru faktury.

Aby udokumentować wpłatę zaliczki nabywca powinien otrzymać fakturę zaliczkową z adnotacją »mechanizm podzielonej płatności« (przed lub po jej wpłacie). Nabywca powinien zadbać o to, aby w przypadku obowiązkowego MPP fakturę zaliczkową można było powiązać z innymi dokumentami dotyczącymi transakcji, aby wykazać, że zastosował ten mechanizm.

(...) W przypadku płatności zaliczek o tym, czy powstaje obowiązek zapłaty w mechanizmie podzielonej płatności decydują zasady ogólne, a więc wartość zamówienia brutto oraz przedmiot transakcji (nabycie towarów lub usług z załącznika nr 15) (...).

Biorąc pod uwagę opis analizowanej sprawy oraz przepisy ustawy o podatku od towarów i usług dotyczące metody podzielonej płatności stwierdzić należy, że w analizowanej sprawie w sytuacji, gdy otrzymają Państwo »fakturę proforma«, która zawiera usługi bądź towary wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, mają Państwo obowiązek zapłaty zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów i usług metodą podzielonej płatności, o której mowa w art. 108a ust. 1 ustawy o VAT. Tym samym, dokonując płatności z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności zyskują Państwo ochronę przed sankcjami wynikającymi z Kks oraz z art. 108a ust. 7 ustawy o VAT (podkreślenie redakcji) (...)".