KSeF - nadanie uprawnień dla biura rachunkowego

Prowadzę biuro rachunkowe w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Moimi klientami są osoby fizyczne prowadzące indywidualną działalność gospodarczą oraz spółki. Czy takie podmioty nadając mi uprawnienie do wystawiania i odbioru faktur ustrukturyzowanych muszą wskazać mój NIP czy PESEL?

Obowiązujące obecnie rozporządzenie w sprawie KSeF określa m.in. rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF, sposoby nadawania/zmiany/odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu tych uprawnień, a także sposoby uwierzytelnienia podmiotów korzystających z KSeF.

Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiada m.in.:

• podatnik;
• podmiot wskazany przez podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członka grupy VAT lub zakład (oddział) osoby prawnej bądź inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika;
• podmioty, o których mowa w art. 106c ustawy o VAT, tj. organy egzekucyjne i komornicy sądowi;
• osoba fizyczna wskazana przez podatnika;
• osoba fizyczna wskazana przez podmiot, który został wskazany przez podatnika, samorządową jednostkę budżetową, samorządowy zakład budżetowy, urząd gminy, starostwo powiatowe, urząd marszałkowski, członka grupy VAT lub zakład (oddział) osoby prawnej bądź inną wyodrębnioną jednostkę wewnętrzną podatnika.

Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadane m.in. przez podmiot wskazany przez podatnika są również uprawnieniami osób fizycznych wskazanych przez ten podmiot (§ 2 ust. 4 rozporządzenia).

Ministerstwo Finansów na stronie internetowej https://ksef.podatki.gov.pl/krajowy-system-e-faktur-w-okresie-fakultatywnym/ przedstawiło informacje dotyczące m.in. rodzaju, modeli i zasad nadawania i odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz zamieściło odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania w tym zakresie.

Jak wskazało MF Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest oparty na modelu poświadczeń, tzn. wymagane jest uwierzytelnienie i autoryzacja danej osoby w systemie. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik korzysta z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych. Poza podatnikiem w systemie może działać podmiot uprawniony przez tego podatnika. Przepisy umożliwiają także nadawanie uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.

Ministerstwo Finansów w pytaniach i odpowiedziach w zakresie wątpliwości przekazywania uprawnień do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych dla biura rachunkowego lub konkretnych pracowników biura rachunkowego wyjaśniło: "(...) Czy jeśli moje faktury sprzedażowe wystawia w moim imieniu biuro rachunkowe, to czy będę musiał każdorazowo upoważniać do wystawiania faktur poszczególnych pracowników tego biura rachunkowego?

W KSeF przewidziana jest możliwość, aby podatnik wskazał podmiot uprawniony do wystawiania faktur np. biuro rachunkowe. W takim przypadku faktury podatnika mogą wystawiać osoby fizyczne uprawnione do wystawiania faktur w imieniu tego podmiotu, czyli pracownicy tego biur (...)".

Z kolei w komunikacie z dnia 11 grudnia 2023 r. pt. "KSeF - kiedy masz w firmie więcej pracowników" zamieszczonym na stronie internetowej www.gov.pl Ministerstwo Finansów podkreśliło, że w standardowym modelu uprawnień podatnik może nadać dwa rodzaje uprawnień do pracy w KSeF, a mianowicie:

• uprawnienia bezpośrednie - osobie fizycznej np. zatrudnionemu pracownikowi,
• uprawnienia pośrednie - innemu podmiotowi np. dla biura rachunkowego (w takiej sytuacji dostęp do faktur będą mieli uprawnieni przez biuro pracownicy).

Zwrócono uwagę, że: "(...) W przypadku osoby fizycznej uprawnienia są przypisane zawsze do konkretnej osoby. Jej bezpośrednia identyfikacja odbywa się po numerze NIP/PESEL lub po zarejestrowanym odcisku palca certyfikatu podpisu (...)".

Ponadto, jak czytamy w komunikacie, osoba fizyczna (np. pracownik), posiadająca uprawnienie do nadawania dalszych uprawnień w imieniu podatnika, może nadawać elektronicznie uprawnienia do korzystania z KSeF kolejnym osobom.

Ponadto, zdaniem MF, podatnik w swoim imieniu może uprawnić do pracy w KSeF również inny podmiot gospodarczy, skutkiem tego będzie nadanie tzw. uprawnień pośrednich osobom fizycznym uprawnionym przez ten podmiot.

W tym zakresie MF podkreśliło, że uprawnienia pośrednie są nadawane nie na konkretną osobę fizyczną, lecz są skutkiem nadania uprawnień na inny podmiot gospodarczy. Są tożsame z uprawnieniami, które posiada podatnik ale tylko w zakresie dostępu do faktur i wystawiania faktur.

Realizację takiego scenariusza przedstawiono w następujący sposób:

"(...) Podatnik nadaje uprawnienie do wystawiania lub dostępu do faktur dla biura rachunkowego poprzez wskazanie numeru NIP biura. Niezależnie od tego biuro rachunkowe we własnym imieniu (a nie podatnika) nadaje uprawnienia swojemu pracownikowi. W tej sytuacji to pracownik biura posiadający takie uprawnienia może wystawiać faktury w imieniu podmiotu, który upoważnił jego biuro (podkreślenie redakcji) (...)".

W tym miejscu warto również wspomnieć, że na zadane pytanie: "(...) Czy Ministerstwo Finansów zakłada przygotowanie kompleksowego podręcznika dotyczącego funkcjonalności KSeF? (...)". MF udzieliło następującej odpowiedzi: "(...) Kompendium wiedzy na temat Krajowego Systemu e-Faktur jest w trakcie przygotowania. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, w którym zostaną przedstawione kluczowe zagadnienia związane z obowiązkowym e-fakturowaniem. Podręcznik będzie zawierał wytyczne dotyczące między innymi nadawania uprawnień do korzystania z KSeF i uwierzytelnienia w systemie. Przedsiębiorcy będą mogli zaznajomić się z zasadami wystawiania e-faktur, ich otrzymywania oraz uzyskaniem dostępu do faktur. Opisane zostaną także nowe funkcjonalności systemu np. kody QR czy generowanie identyfikatorów zbiorczych.

Planowane jest także wydanie wyjaśnień odnoszących się do kwestii związanych z definicją stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, co jest kluczowe dla określenia czy dany przedsiębiorca będzie objęty obowiązkowym e-fakturowaniem.

Udostępnienie materiałów dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur z pewnością pomoże podatnikom przygotować się do realizacji nowych obowiązków podatkowych (...)".