Jak oznaczać w JPK_VAT z deklaracją faktury do paragonów?

Z przepisów ustawy o VAT wynika, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, zaś dokumentem potwierdzającym dokonanie takiej sprzedaży jest paragon fiskalny.

Ustawa o VAT określa sytuacje, w których podatnik jest obowiązany wystawić fakturę do sprzedaży udokumentowanej wystawionym wcześniej paragonem na rzecz ww. osób. Z art. 106b ust. 3 ustawy (z pewnymi wyjątkami) wynika bowiem, że jeśli nabywca (tj. osoba prywatna) w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dokonano sprzedaży, bądź otrzymano całość lub część zapłaty wystąpi z żądaniem wystawienia faktury, sprzedawca dokument taki musi wystawić. W takiej sytuacji, zgodnie z art. 106h ust. 1 ustawy, w przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, podatnik wraz z danymi identyfikującymi tę fakturę zostawia w dokumentacji:

1) numer dokumentu oraz numer unikatowy kasy rejestrującej zawarte na paragonie fiskalnym lub

2) paragon fiskalny w postaci papierowej dotyczący tej sprzedaży.

W związku z wprowadzonymi w ustawie o VAT zmianami w zakresie wdrożenia od 1 lutego 2026 r. obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur znowelizowane zostało rozporządzenie w sprawie JPK_VAT z deklaracją oraz opublikowana została nowa wersja struktur logicznych JPK_V7M(3) oraz JPK_V7K(3).

Wprowadzone zmiany - jak już wyjaśnialiśmy na łamach naszego czasopisma - mają charakter dostosowujący do zmian ustawowych i dotyczą m.in. nowych rozwiązań w postaci oznaczeń faktur/innych dowodów czy też wykazywania numeru KSeF faktury zarówno w części ewidencyjnej sprzedaży, jak i zakupów.

Przypomnijmy, że w przypadku braku tego numeru, dokumenty sprzedaży podlegają obowiązkowemu oznaczeniu jednym z trzech oznaczeń (§ 10 ust. 5 pkt 1 lit. a-b), pkt 2 lit. a) rozporządzenia):

• OFF - dotyczy faktury, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, tj. faktury wystawionej w trybie awarii KSeF, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w tym Systemie,
• BFK - dotyczy faktury elektronicznej oraz faktury w postaci papierowej, czyli faktur wystawionych bez użycia KSeF,
• DI - dotyczy dowodu innego niż faktura.

Uwaga

Nowe oznaczenia faktur oraz innych dowodów sprzedaży/nabycia w części ewidencyjnej w zakresie VAT należnego i naliczonego w JPK_V7M(3)/V7K(3) podatnicy muszą stosować za okresy rozliczeniowe od lutego 2026 r. niezależnie od tego czy są/będą oni obowiązani do korzystania z KSeF od lutego/kwietnia 2026 r. czy od 1 stycznia 2027 r.

W przypadku ujęcia sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej należy mieć na uwadze § 10 ust. 1 pkt 8 ww. rozporządzenia, z którego wynika, że ewidencja pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku należnego zawiera wartość sprzedaży bez podatku (netto) oraz wysokość podatku należnego, w podziale na stawki podatku oraz sprzedaż zwolnioną od podatku, wynikające ze zbiorczych dowodów sprzedaży z kas rejestrujących. W przypadku zbiorczego dowodu sprzedaży z kas rejestrujących stosuje się oznaczenie RO, zaś FP w przypadku faktury, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy o VAT (czyli faktury do paragonu). Wynika tak z § 10 ust. 5 pkt 2 lit. b) oraz pkt 1 lit. c) rozporządzenia.

Uwaga

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. zawarte w ewidencji oznaczenie "FP" obejmuje fakturę, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy, oraz fakturę elektroniczną i fakturę w postaci papierowej wystawione przy użyciu kas rejestrujących (§ 11c rozporządzenia).

Zgodnie z art. 109 ust. 3d ustawy o VAT faktury, o których mowa w art. 106h ust. 1, ujmuje się w ewidencji, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększają wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostały ujęte w tej ewidencji (ponieważ sprzedaż została zaewidencjonowana przy użyciu kasy rejestrującej i ujęta w raporcie fiskalnym dobowym oraz miesięcznym, w okresie rozliczeniowym, w którym co do zasady powstał obowiązek podatkowy). W celu uniknięcia korekt JPK_VAT za okresy wcześniejsze przyjęto zasadę, że właściwe jest ujęcie faktury w części ewidencyjnej pliku JPK_VAT za miesiąc, w którym wystawiono fakturę, niezależnie od tego, w jakim okresie sprzedaż została ujęta w raporcie fiskalnym.

W tym miejscu należy również zwrócić uwagę na przepisy epizodyczne dotyczące faktur, a mianowicie art. 145n ust. 1 ustawy. Zgodnie z tym przepisem, do końca grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych są uprawnieni do wystawiania:

• faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
• paragonów fiskalnych uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.

Do ww. faktur i paragonów fiskalnych nie stosuje się przepisu art. 106h ust. 1 ustawy.

Faktury te, w przypadku których wartość sprzedaży oraz podatek należny zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej, ujmuje się w części ewidencyjnej JPK_VAT, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały wystawione. Faktury te nie zwiększą wartości sprzedaży oraz podatku należnego za okres, w którym zostaną ujęte w tej ewidencji (art. 145n ust. 4 ustawy).

Oznacza to, że w przypadku dokonania przez podatnika sprzedaży udokumentowanej:

• paragonem fiskalnym - sprzedaż taką należy wykazać w części ewidencyjnej JPK_VAT na podstawie zbiorczego dowodu oznaczonego RO oraz DI,
• fakturą do paragonu (tj. fakturą, o której mowa w art. 106h ust. 1 ustawy - pod warunkiem, że nie jest ona wystawiana w KSeF i nie ma nadanego numeru KSeF), czy też fakturą elektroniczną/fakturą w postaci papierowej wystawioną przy zastosowaniu kas rejestrujących - sprzedaż taką w części ewidencyjnej JPK_VAT należy oznaczyć FP oraz BFK (należy przy tym pamiętać, że sprzedaż udokumentowana ww. paragonem/fakturą elektroniczną/fakturą w postaci papierowej ujęta już została zbiorczym dowodem oznaczonym RO);
• paragonem fiskalnym uznanym za fakturę uproszczoną - sprzedaż taką należy ująć zbiorczym dowodem sprzedaży z kas rejestrujących oznaczonym RO oraz DI (vide: § 2 rozporządzenia z dnia 29 grudnia 2023 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie JPK_VAT z deklaracją; Dz. U. poz. 13 ze zm.).

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 lipca 2024 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.302.2024.2.PRM wyjaśnił, że: "(...) Sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej musi być uwzględniona w ewidencji VAT na podstawie dobowego lub miesięcznego raportu fiskalnego. Raport taki oznaczany jest w rejestrze sprzedaży jako dokument »RO«. Podkreślić należy, że ujmowanie raportu fiskalnego »RO« jest obligatoryjne bez względu na to, czy podatnik rejestruje sprzedaż na kasie rejestrującej działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy też jest to efektem decyzji podatnika.

Symbolem »FP« powinny być oznaczone faktury dotyczące sprzedaży udokumentowanej paragonem fiskalnym, jak i faktury wystawiane przy zastosowaniu kasy rejestrującej, gdzie wartość sprzedaży i kwota podatku zostały ujęte w raporcie fiskalnym dobowym z kasy rejestrującej. Faktury z oznaczeniem »FP« objęte są zakresem art. 109 ust. 3d ustawy (...)".

Również z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 6 maja 2022 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.75.2022.2.AMA wynika, że: "(...) Wnioskodawca w zakresie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zaewidencjonowanej na kasie rejestrującej i udokumentowanej fakturą, w celu sporządzenia i przesłania do urzędu skarbowego pliku JPK_VAT z deklaracją podatkową ma obowiązek wykazania tej sprzedaży zgodnie z raportem fiskalnym za odpowiedni okres rozliczeniowy, jako dokument zbiorczy wewnętrzny (z oznaczeniem »RO«), a wystawione faktury dotyczące ww. transakcji Wnioskodawca ma obowiązek wykazywać w prowadzonej i przesyłanej ewidencji z oznaczeniem »FP« (...)".

Wprawdzie ww. wyjaśnienia obowiązku stosowania oznaczeń RO oraz FP dotyczyły stanu prawnego obowiązująco odpowiednio w 2024 r. oraz w 2022 r., ale wnioski z nich wynikające mają również zastosowanie od 1 lutego 2026 r.

Poniżej przedstawiamy prawidłowe wykazanie sprzedaży udokumentowanej paragonem i fakturą, zarówno w części ewidencyjnej, jak i deklaracyjnej JPK_V7M.