Przedsiębiorstwo w spadku a uwierzytelnienie się w KSeF

W jaki sposób osoba prowadząca przedsiębiorstwo w spadku (żona po zmarłym mężu) powinna uwierzytelnić się w KSeF? Czy w tej sytuacji musi złożyć ZAW-FA i wskazać siebie jako osobę uprawnioną?

Ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw (Dz. U. z 2021 r. poz. 170) reguluje m.in. zasady tymczasowego zarządzania przedsiębiorstwem po śmierci przedsiębiorcy, który we własnym imieniu wykonywał działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), oraz kontynuowania działalności gospodarczej wykonywanej z wykorzystaniem tego przedsiębiorstwa.

Zarządcę sukcesyjnego może wyznaczyć sam przedsiębiorca jeszcze za życia albo może on zostać powołany przez osoby uprawnione po śmierci przedsiębiorcy. Jak wynika z art. 12 ww. ustawy, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony z chwilą śmierci przedsiębiorcy, po śmierci przedsiębiorcy zarządcę sukcesyjnego może powołać:

• małżonek przedsiębiorcy, któremu przysługuje udział w przedsiębiorstwie w spadku, lub
• spadkobierca ustawowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek, albo
• spadkobierca testamentowy przedsiębiorcy, który przyjął spadek albo zapisobierca windykacyjny, który przyjął zapis windykacyjny, jeżeli zgodnie z ogłoszonym testamentem przysługuje mu udział w przedsiębiorstwie w spadku.

Ponadto, jak wynika z art. 15 ust. 1a ustawy o VAT, przedsiębiorstwo w spadku, jako jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej, jest podatnikiem VAT w okresie od otwarcia spadku do dnia wygaśnięcia:

• zarządu sukcesyjnego albo
• uprawnienia do powołania zarządcy sukcesyjnego, jeżeli zarząd sukcesyjny nie został ustanowiony i dokonano zgłoszenia, o którym mowa w art. 12 ust. 1c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237 ze zm.).

Podatnika, o którym mowa w art. 15 ust. 1a ustawy o VAT, uznaje się za podatnika kontynuującego prowadzenie działalności gospodarczej zmarłego podatnika.

Od chwili ustanowienia zarządu sukcesyjnego zarządca sukcesyjny wykonuje prawa i obowiązki zmarłego przedsiębiorcy wynikające z wykonywanej przez niego działalności gospodarczej oraz prawa i obowiązki wynikające z prowadzenia przedsiębiorstwa w spadku.

Odpowiedź na zadane przez Czytelnika pytanie odnajdujemy w podręczniku MF zatytułowanym "Podręcznik KSeF 2.0 Cz. I Rozpoczęcie korzystania z KSeF". Czytamy w nim m.in.: "(...) Zarząd sukcesyjny trwa maksymalnie 2 lata, a w wyjątkowych sytuacjach 5 lat, od śmierci przedsiębiorcy. Zarządca sukcesyjny posiada szerokie uprawnienia działając w zastępstwie zmarłego podatnika, tj.:

• posługiwanie się firmą zmarłego przedsiębiorcy z dodatkowym oznaczeniem »w spadku« i identyfikatorem podatkowym NIP osoby zmarłej,
• prowadzenie bieżących spraw przedsiębiorstwa (...)".

Podkreślono także, że w myśl art. 49 ww. ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwo w spadku jest jednostką organizacyjną niemającą osobowości prawnej, będącą podatnikiem podatku VAT.

Z kolei w zakresie sposobu uwierzytelnienia się oraz posiadanych uprawnień w KSeF wyjaśniono, że: "(...) po śmierci podatnika prowadzącego działalność gospodarczą, uwierzytelnienie się w KSeF nie odbywa się już Podpisem Zaufanym, elektronicznym podpisem kwalifikowanym, tokenem czy certyfikatem należącym do osoby zmarłej. Przedsiębiorstwo w spadku nie ma już bowiem statusu osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą. Możliwe jest wówczas złożenie przez przedsiębiorstwo w spadku, zawiadomienia ZAW-FA, podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentowania przedsiębiorstwa (zarządcę sukcesyjnego) i wyznaczenie osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF. Tak wyznaczona osoba może uwierzytelnić się w KSeF w kontekście NIP identyfikatora podatkowego przedsiębiorstwa w spadku (czyli jednocześnie NIP osoby zmarłej) np. swoim Podpisem Zaufanym lub elektronicznym podpisem kwalifikowanym. W razie potrzeby uprawniona w ZAW-FA osoba fizyczna może nadać uprawnienia do korzystania z KSeF na rzecz innych osób fizycznych lub podmiotów (w sposób elektroniczny). Należy jednak wskazać, że po śmierci podatnika - osoby fizycznej i ustanowieniu zarządu sukcesyjnego w dalszym ciągu będą działały uprawnienia nadane przez podatnika innym osobom fizycznym i podmiotom (podkreślenie redakcji) (...)".