Korekta danych wskazanych w elemencie Podmiot3 - wzory faktur

W praktyce gospodarczej nieczęsto dochodzi do sytuacji, w której podatnicy dokonujący sprzedaży towarów/usług wystawią faktury na rzecz innego podatnika, lecz popełnią omyłkę w sekcji dotyczącej wpisania danych podmiotu trzeciego (tj. w zakresie danych innych niż sprzedawca (Podmiot1) czy nabywca (Podmiot2), które są związane z fakturą). Może to polegać m.in. na wpisaniu błędnej nazwy, adresu, niewłaściwego NIP płatnika lub całkowitym pominięciu tych danych.

Z broszury informacyjnej dotyczącej struktury logicznej FA(3) odnośnie opisu struktury elementu Fa (od pola PrzyczynaKorekty do pola KursWalutyZK) wynika, że pole Podmiot2K, to element zawierający dane nabywcy występującego jako Podmiot2 lub Podmiot3 (rola "4" - Dodatkowy nabywca), ujęte na fakturze korygowanej (jest to element opcjonalny). Jak czytamy: "(...) W przypadku korekty danych nabywcy występującego jako Podmiot2 lub dodatkowego nabywcy występującego jako Podmiot3, należy podać pełne dane tego podmiotu występujące na fakturze korygowanej. Korekcie nie podlegają błędne numery NIP identyfikujące nabywcę oraz dodatkowego nabywcę - wówczas wymagana jest korekta faktury do wartości zerowych. W przypadku korygowania pozostałych danych nabywcy lub dodatkowego nabywcy wskazany numer identyfikacyjny ma być tożsamy z numerem w części Podmiot2 względnie Podmiot3 faktury korygującej (...)".

Jeszcze do niedawana organy podatkowe uznawały, że w przypadku podania na fakturze błędnych/niepełnych danych dotyczących jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego (o wskazanej roli "8" - JST - odbiorca) należy wystawić fakturę korygującą do zera oraz nową fakturę z poprawnymi danymi tego podmiotu. Organ podatkowy argumentował, że jest to konieczne ze względu na uwarunkowania systemowe (vide: interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 11 lutego 2026 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.1.JM). Ww. interpretacja została zaskarżona przez gminę. Ostatecznie Dyrektor KIS zmienił swoje wcześniejsze ww. stanowisko. W zmienionej z urzędu interpretacji indywidualnej z dnia 13 kwietnia 2026 r., nr 0113-KDIPT1-3.4012.1091.2025.3.JM stwierdzono bowiem, że korygowanie pierwotnie wystawionej faktury sprzedaży z powodu wskazania na niej błędnych/niepełnych danych faktycznego odbiorcy towarów i usług, tj. jednostki organizacyjnej JST wykazywanej jako podmiot trzeci, powinno nastąpić poprzez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej błędne/niepełne dane.

Takie też stanowisko prezentuje Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 10 lipca 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.370.2026.1.MSO, w której wyjaśniono: "(...) W przypadku, gdy po wystawieniu faktury wystąpią zdarzenia mające wpływ na treść faktury lub okaże się, że wystawiona faktura zawiera błędy, fakturę korygującą wystawia podatnik, tj. sprzedawca. Fakturę korygującą Sprzedawca wystawia w razie stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Zatem, co do zasady, korygowanie treści pierwotnie wystawionej faktury powinno nastąpić przez wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej. Faktura korygująca wystawiana jest w celu podania właściwych, prawidłowych i zgodnych z rzeczywistością kwot i innych danych, decydujących o rzetelności wystawionego dokumentu. Zatem, istotą faktur korygujących jest korekta faktur pierwotnych, tak aby dokumentowały rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych.

(...) w sytuacji podania błędnych/niepełnych danych dotyczących jednostki organizacyjnej jednostki samorządu terytorialnego, która wykazana była przez Państwa na fakturze sprzedaży jako odbiorca w polu »podmiot trzeci«, skorygowanie ww. błędu powinno nastąpić - w myśl art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy - poprzez wystawienie przez Państwa faktury korygującej, zawierającej dane określone w art. 106j ust. 2 ustawy, wskazującej jako przyczynę korekty błędne określenie danych w polu Podmiot3 oraz prawidłową treść korygowanych pozycji, czyli prawidłowe dane podmiotu trzeciego związanego z fakturą, innego niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (wymieniony w części Podmiot2) (...)". Dodatkowo wskazano, że: "(...) Korekta JPK_VAT z deklaracją podatkową ma na celu poprawienie błędu, który został popełniony przy jego sporządzeniu. Może on dotyczyć określenia wysokości zobowiązania podatkowego, wysokości nadpłaty lub zwrotu podatku oraz innych danych zawartych w treści tego pliku. Należy zauważyć, że skorygowanie pliku JPK_VAT z deklaracją podatkową polega na ponownym, poprawnym jego wypełnieniu. W rozpatrywanej sprawie nie wystąpi sytuacja, w której należy skorygować dane Podmiotu2, zatem nie będą mieli Państwo obowiązku wykazywania faktury korygującej z prawidłowymi danymi Podmiotu3 w ewidencji dla celów podatku VAT i plikach JPK_VAT (...)".

» Korekta błędnie wskazanego odbiorcy w elemencie Podmiot3 o roli "2"

Dodając podmiot trzeci na fakturze należy wybrać jego rolę. Zgodnie z broszurą informacyjną dotyczącą struktury logicznej FA(3), wyróżniamy m.in. role:

• "2" - Odbiorca - w przypadku gdy na fakturze występują dane jednostek wewnętrznych, oddziałów, wyodrębnionych w ramach nabywcy, które same nie stanowią nabywcy w rozumieniu ustawy,
• "4" - Dodatkowy nabywca - w przypadku gdy na fakturze występują dane kolejnych (innych niż wymieniony w części Podmiot2) nabywców.

» Korekta błędnych danych identyfikacyjnych dodatkowego nabywcy w elemencie Podmiot3 o roli "4"

Poniżej przedstawiamy fragment wizualizacji faktur przesłanych do KSeF opatrzonych kodem QR z numerem KSeF (na podstawie ww. przykładu 1 i 2).