Dopuszczalność żądania od pracownika udokumentowania niekaralności

Czy w procesie rekrutacji pracodawca może samodzielnie sprawdzić niekaralność kandydata na pracownika w Krajowym Rejestrze Karnym? Czy może uzależnić podpisanie umowy o pracę od przedstawienia przez niego danych z Krajowego Rejestru Karnego?

Przepis art. 6 ust. 1 pkt 10 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 1068 ze zm.) przewiduje, że na żądanie pracodawcy, sprawdzenie niekaralności może nastąpić wyłącznie w stosunku do tych pracowników, co do których z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej. Kategorie pracowników, od których wymaga się niekaralności to np. nauczyciele czy pracownicy samorządowi. Zaświadczeń o niekaralności wymaga się także od kandydatów do służb mundurowych.

Kandydaci do pracy w straży miejskiej muszą legitymować się korzystaniem z pełni praw publicznych oraz brakiem skazania prawomocnym wyrokiem sądu za ścigane z oskarżenia publicznego i umyślnie popełnione przestępstwo lub przestępstwo skarbowe. Okoliczności te mogą być udokumentowane w sposób pewny wyłącznie zaświadczeniem z Krajowego Rejestru Karnego.

Często wymagane jest wykazanie niekaralności w zakresie przestępstw umyślnych. Przyjmuje się, że pracodawca jest w swych uprawnieniach ograniczony i nie ma wówczas prawa żądać zaświadczenia w zakresie dalej idącym (przestępstw nieumyślnych). W sektorze niepublicznym zdarzają się też przypadki wymogu wykazania niekaralności np. w określonym zakresie wymagana jest przykładowo od pracowników zatrudnionych w transporcie drogowym i ochronie mienia.

Żądanie zaświadczenia o niekaralności od pracowników, co do których ustawa nie przewiduje takiego wymogu jest zatem co do zasady postępowaniem niezgodnym z przepisami. Na etapie rekrutacji pracowników, zgodne z prawem jest zażądanie przez pracodawcę wyłącznie podania danych osobowych wymienionych w art. 22¹ § 1-2 K.p. Innych informacji na etapie naboru i w okresie późniejszym żądać mogą ci pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników, w stosunku do których przepisy szczególne przewidują obowiązek ich podania.

Część pracodawców decyduje się podjąć ryzyko ponieważ w piśmiennictwie wypowiadane są czasem poglądy bardziej liberalne podchodzące do wykładni omawianych regulacji. Najdalej idący wskazuje, że pracodawca mimo braku wyraźnego przepisu ma prawo żądać zaświadczenia o niekaralności, a pracownik ma obowiązek udzielenia tej informacji, nawet jeśli nie zgadza się z pracodawcą. Może być to jednak postępowanie bardzo ryzykowne nie tylko w świetle obawy o naruszanie przepisów o przetwarzaniu danych osobowych, ale nawet dóbr osobistych, o czym świadczyć może np. wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z 15 marca 2007 r. (sygn. akt I ACa 1136/06), iż udzielenie przez pozwany Skarb Państwa informacji o warunkowym umorzeniu postępowania karnego wobec powoda podmiotowi nieuprawnionemu (tj. pracodawcy), stanowiło nie tylko naruszenie zakazu przetwarzania tego rodzaju danych, ale także naruszenie dobra osobistego powoda w postaci prawa do prywatności. Nie można wykluczyć, iż roszczenia odszkodowawcze kandydat na pracownika mógłby sformułować nie tylko wobec Skarbu Państwa, ale także wobec pracodawcy wykazując, iż nadużywał swoich uprawnień.

Rozsądne wydawałoby się jednak stanowisko umożliwiające przetwarzanie przez pracodawcę informacji o karalności pracownika za jego wyraźną zgodą, jeżeli przemawia za tym usprawiedliwiony interes pracodawcy w zakresie posługiwania się informacjami dotyczącymi karalności. Takie działanie nie przesądza o braku negatywnych konsekwencji.

Pracodawca zatrudniający magazyniera mógłby oczekiwać od niego wykazania się niekaralnością z zakresu przestępstw przeciwko mieniu (gdyż w tym zakresie ma to wpływ na pracę), ale już nie innych np. przeciwko zdrowiu i życiu czy drogowych. Można też ewentualnie przyjąć od pracownika dobrowolne oświadczenie o braku karalności i gdyby w przyszłości okazało się nieprawdziwe, wyciągnąć wobec niego stosowne konsekwencje.

Pracownik, który nie był karany, ma prawo z własnej inicjatywy przedstawić zaświadczenie o swojej niekaralności, jeśli uważa, iż polepszy to jego sytuację na tle innych kandydatów podczas procedury rekrutacyjnej.