Wynagrodzenia i inne należności pracownicze

1. Wynagrodzenie za urlop ze składników zmiennych po absencji chorobowej przerwanej urlopem wypoczynkowym

Pracownik jest nieobecny w pracy z powodu choroby od 19 listopada 2021 r. W 2022 r. wystąpiła przerwa w tym okresie, podczas której skorzystał z urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie tego pracownika składa się ze składników stałych (stawka zasadnicza) i zmiennych (wynagrodzenie za nadgodziny, dodatek nocny, premia). Wynagrodzenie urlopowe zostało naliczone z kwot wypłaconych w 2021 r. przed absencją chorobową. Czy obecnie wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy wykorzystywany po zakończeniu okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego należy obliczyć tylko ze składników stałych, czy również ze składników zmiennych i z jakiego okresu?

Wynagrodzenie urlopowe oblicza się ze składników stałych i zmiennych.

Składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (tu wynagrodzenie za nadgodziny, dodatek nocny i premia) przyjmuje się do podstawy wynagrodzenia urlopowego (dalej zwanego podstawą) w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, a przy znacznym wahaniu ich wysokości - z maksymalnie 12 miesięcy. Ta zasada wynika z § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Wyjątki od niej przewiduje § 11 tego aktu prawnego, z których jeden ma zastosowanie do pracownika z pytania. Otóż w podstawie uwzględnia się wynagrodzenie z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały składniki zmienne, gdy pracownikowi nie należały się one przez:

• cały okres przyjęty do podstawy, poprzedzający miesiąc wykorzystywania urlopu wypoczynkowego, lub
• przez okres krótszy niż wskazany w myślniku 1, lecz obejmujący jeden lub kilka pełnych miesięcy kalendarzowych.

Czytelnik zastosował tę regułę w 2022 r., co nie zamyka drogi do jej ponownego wykorzystania w 2024 r.

Powołany przepis nie limituje jego stosowania wobec tego samego, długotrwale nieobecnego pracownika. Nie wskazuje również okresu, którego nie wolno przekraczać, cofając się do "najbliższych miesięcy", za które pracownik uzyskał składniki zmienne. Nie wspomina też o sytuacjach, które mogłyby wykluczyć obowiązek zawartych w nim instrukcji ze względu na drugi wyjątek w nim zapisany. Zgodnie z tą regulacją, podstawę stanowią składniki zmienne wypłacone za okres faktycznie przepracowany, jeżeli przed rozpoczęciem urlopu pracownik otrzymał je za okres krótszy niż 3 miesiące (ewentualnie maksymalnie 12 miesięcy). Czytelnik musiałby zastosować te wytyczne, gdyby absencja chorobowa została przerwana świadczeniem przez nie dłużej niż 3 miesiące pracy, za okres której pracownik otrzymałby składniki zmienne. Korzystanie z urlopu wypoczynkowego nie podlega tej dyspozycji. Za czas urlopu pracownik uzyskuje wynagrodzenie urlopowe, którego wysokość powinna być jak najbardziej zbliżona do wynagrodzenia za pracę. Nie jest ono jednak wynagrodzeniem za pracę, lecz wynagrodzeniem gwarancyjnym (por. art. 172 w zw. z art. 80 K.p. oraz m.in. wyrok SN z 13 listopada 2018 r., sygn. akt II PK 214/17 i wyrok NSA z 11 października 2022 r., sygn. akt II FSK 364/20). Na podstawie § 6 pkt 4 rozporządzenia urlopowego wyłącza się to wynagrodzenie z podstawy wynagrodzenia urlopowego.

W świetle powyższego, Czytelnik musi jeszcze raz uwzględnić składniki zmienne z 2021 r., wypłacone przed absencją chorobową, naliczając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy udzielany pracownikowi po zakończeniu okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego.

Nieobecność pełnoetatowego pracownika z powodu choroby obejmuje okres od 19 listopada 2021 r. do 18 lipca 2022 r. oraz trwający okres rozpoczęty od 19 października 2022 r. W przerwie między nimi, przypadającej od 19 lipca do 18 października 2022 r., pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego. W lipcu i w październiku 2022 r. było do przepracowania po 168 godzin, a w sierpniu i we wrześniu 2022 r. po 176 godzin. Pracownik korzystał z urlopu przez cały sierpień i wrzesień 2022 r., w lipcu 2022 r. przez 9 dni, tj. 72 godziny (9 dni x 8 godz.), a w październiku przez 12 dni, czyli 96 godzin (12 dni x 8 godz.). Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 5.000 zł. Oprócz tego ma on prawo do premii i dodatku za pracę w nocy, zaliczanych do składników zmiennych.

Za wrzesień-listopad 2021 r. (najbliższe miesiące w rozumieniu § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, w których nominalny wymiar czasu pracy wynosił 504 godziny, z czego pracownik przepracował 440 godzin, gdyż od 19 listopada 2021 r. przebywał na zwolnieniu oraz 9 nadgodzin) łącznie otrzymał 6.710 zł, w tym:

• 6.100 zł premii regulaminowej (2.200 zł za wrzesień + 2.400 zł za październik + 1.500 zł za listopad),
• 110 zł dodatku za pracę w nocy (49 zł za wrzesień + 46 zł za październik + 15 zł za listopad),
• 500 zł wynagrodzenia za nadgodziny (240 zł za wrzesień + 260 zł za październik + 0 zł za listopad - po aktualizacji stawek odpowiednio do § 10 rozporządzenia urlopowego).

Ta kwota została przyjęta do podstawy wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych. Wynagrodzenie urlopowe wyniosło:

• za lipiec 2022 r.: z tytułu płacy zasadniczej 1.999,94 zł (5.000 zł : 30 = 166,67 zł; 166,67 zł x 18 dni = 3.000,06 zł; 5.000 zł - 3.000,06 zł = 1.999,94 zł), a ze składników zmiennych 1.195,20 zł (6.710 zł : 449 godz. = 14,94 zł; 14,94 zł x 72 godz. = 1.075,68 zł), czyli łącznie 3.075,62 zł,
• za sierpień i za wrzesień 2022 r.: z tytułu płacy zasadniczej po 5.000 zł, a ze składników zmiennych 2.629,44 zł (14,94 zł x 176 godz.), czyli łącznie 7.629,44 zł,
• za październik 2022 r.: z tytułu płacy zasadniczej 2.833,29 zł (166,67 zł x 13 dni = 2.166,71 zł; 5.000 zł - 2.166,71 zł = 2.833,29 zł), a ze składników zmiennych 1.434,24 zł (14,94 zł x 96 godz.), czyli łącznie 4.267,53 zł.

Do podstawy wynagrodzenia urlopowego ze składników zmiennych za urlop udzielany pracownikowi po zakończeniu okresu pobierania świadczenia rehabilitacyjnego pracodawca przyjmie ponownie 6.710 zł, a stawka urlopowa pozostanie na poziomie 14,94 zł, chyba że stawki wymagały aktualizacji.

2. Dwa terminy wypłat wynagrodzeń kierowcy w przewozach międzynarodowych, z uwzględnieniem stanowiska GIP

Obowiązujący od 19 sierpnia 2023 r. przepis art. 26i ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.) przewiduje możliwość wypłaty wynagrodzenia - kierowcy wykonującemu zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, uznanego za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. Urz. WE L 18 z 21.01.1997, str. 1 - Dz. Urz. UE Polskie wydanie specjalne rozdz. 5, t. 2, str. 431, Dz. Urz. UE L 252 z 19.09.2012, str. 59 oraz Dz. Urz. UE L 173 z 09.07.2018, str. 16), w rozumieniu krajowych przepisów państwa, na terytorium którego kierowca jest delegowany - w dwóch ratach, w stałym i ustalonym z góry terminie, na zasadzie odstępstwa od regulacji art. 85 § 1 i 2 K.p. W myśl powołanych przepisów kodeksowych, wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, z dołu, w stałym i ustalonym z góry terminie, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

W efekcie możliwość wypłaty wynagrodzenia kierowcy, o którym mowa wyżej, w dwóch ratach, z których pierwsza musi być postawiona do jego dyspozycji z dołu, w ciągu pierwszych 10 dni miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie przysługuje, a druga z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21. dnia następnego miesiąca kalendarzowego, jest sytuacją wyjątkową w polskim prawie pracy.

Wysokość pierwszej raty wynagrodzenia zależy od tego, czy miesięczny przychód kierowcy wykonującego zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych jest wyższy, czy niższy od przeciętnego wynagrodzenia, czyli prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na dany rok kalendarzowy, ogłoszonego w trybie art. 19 ust. 10 ustawy o sus. W 2024 r. przeciętne miesięczne wynagrodzenie, o którym mowa wyżej wynosi 7.824 zł.

Przywołany na wstępie przepis ustawy o czasie pracy kierowców nie obejmuje sytuacji, w której wynagrodzenie kierowcy jest równe przeciętnemu wynagrodzeniu. Czy to oznacza, że wynagrodzenie kierowcy uzyskującego przychód w wysokości równej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu powinno być wypłacane jednorazowo nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego?

Z takim pytaniem nasze Wydawnictwo wystąpiło do Głównego Inspektoratu Pracy (GIP), o czym informowaliśmy w UiPP nr 2/2024, str. 34, przy omawianiu tematu z tym powiązanego. W dniu 5 lutego 2024 r. otrzymaliśmy odpowiedź GIP (znak GIP-GBI.0701.1.2024.3), w której czytamy: "(...) Obowiązujący od 19 sierpnia 2023 r. przepis art. 26i ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2022 r. poz. 1473 ze zm.) stanowi odstępstwo od zasad ogólnych określonych w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465) i umożliwia wypłatę wynagrodzenia za pracę w dwóch ratach.

Pierwsza rata, z dołu, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego:

a) w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest niższy niż przeciętne wynagrodzenie - w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę ogłoszonego albo ustalonego na postawie art. 2 ust. 4 albo ust. 5 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2020 r. poz. 2207),

b) w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest wyższy niż przeciętne wynagrodzenie - w wysokości przeciętnego wynagrodzenia,

natomiast druga rata, z dołu, niezwłocznie po ustaleniu pełnej wysokości wynagrodzenia, nie później jednak niż do 21 dnia następnego miesiąca kalendarzowego.

Wskazany przepis nie przewiduje możliwości zastosowania odstępstwa w przypadku kierowców, których miesięczny przychód jest równy przeciętnemu wynagrodzeniu. W związku z czym, w takiej sytuacji wypłata pełnego należnego wynagrodzenia powinna nastąpić na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie pracy, tj. z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.".

W świetle powyższego, wypłaty wynagrodzenia w dwóch terminach, tj. do 10. i 21. dnia następnego miesiąca można dokonać kierowcy wykonującemu międzynarodowe przewozy drogowe, uznanego za pracownika delegowanego do celów dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, gdy jego wynagrodzenie jest wyższe lub niższe w 2024 r. od kwoty 7.824 zł.

3. Ustalenie wynagrodzenia za okres zwolnienia na poszukiwanie pracy

Jaki wymiar zwolnienia na poszukiwanie pracy przysługuje pracownikowi zatrudnionemu w systemie równoważnego czasu pracy? Czy wówczas 1 dzień zwolnienia odpowiada 8 godzinom pracy? Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika w przypadku skorzystania z tego zwolnienia? Nadmieniamy, że pracownik jest wynagradzany w stałej miesięcznej wysokości i otrzymuje zmienną premię miesięczną.

Zwolnienie na poszukiwanie pracy, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia, jest uprawnieniem przewidzianym przez art. 37 K.p. Przysługuje ono pracownikowi w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (co najmniej dwutygodniowego) dokonanego przez pracodawcę, w wymiarze:

• 2 dni roboczych - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia,
• 3 dni roboczych - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia na podstawie art. 36¹ § 1 K.p.

Zwolnienie to nie ulega przeliczeniu na godziny. Tym samym dla jego udzielenia bez znaczenia jest liczba godzin do przepracowania w dniach, w których pracownik będzie z niego korzystał.

Liczba zaplanowanych roboczogodzin (w dniach kiedy przypadło omawiane zwolnienie), będzie natomiast brana pod uwagę przy obliczaniu wysokości wynagrodzenia za ten okres. Zgodnie z § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu, przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Przy czym składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej (zmienne składniki wynagrodzenia) oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy. Zasady ustalania wynagrodzenia za urlop reguluje rozporządzenie urlopowe.

Z pytania wynika, iż pracownik otrzymuje wynagrodzenie określone w stałej miesięcznej wysokości (stały składnik wynagrodzenia), które w wynagrodzeniu urlopowym należy uwzględnić w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Przyjmując, że w miesiącu korzystania ze zwolnienia na poszukiwanie pracy nie wystąpiły inne absencje w pracy, pracownik powinien mieć wypłacone wynagrodzenie stałe za ten miesiąc w pełnej wysokości. Z kolei podstawę wymiaru ze składników zmiennych (tu premii przysługującej w miesiącu korzystania ze zwolnienia) należy podzielić przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie pomnożyć tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie przepracowałby w czasie omawianego zwolnienia, w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z tego zwolnienia (§ 9 rozporządzenia urlopowego).

Pracownik zatrudniony od 1 stycznia 2023 r. w systemie równoważnego czasu pracy za wynagrodzeniem 6.200 zł oraz zmienną premią miesięczną, pod koniec stycznia 2024 r. otrzymał wypowiedzenie umowy o pracę. Wynagrodzenie płatne jest w ostatnim dniu roboczym miesiąca. Pracownik w dniach 26 i 27 lutego 2024 r. (w których miał zaplanowane 12-godzinne dniówki), skorzystał ze zwolnienia na poszukiwanie pracy. Zakładając, że za luty 2024 r. pracownik otrzymał premię w wysokości 930 zł oraz, że w tym miesiącu nie wystąpiły inne nieobecności, wynagrodzenie pracownika za luty 2024 r. wyniosło 7.285,04 zł, w tym:

• wynagrodzenie zasadnicze: 6.200 zł,
• premia: 930 zł,
• wynagrodzenie ze składników ustalanych w wysokości przeciętnej (zmiennych): 930 zł : 144 godz. (168 godz. - 24 godz.) = 6,46 zł; 6,46 zł x 24 godz. = 155,04 zł.

4. Wpływ rozliczenia absencji chorobowej z grudnia 2022 r. na trzynastkę za 2023 r.

Po wypłacie wynagrodzenia za grudzień 2022 r. pracownik gminnego ośrodka pomocy społecznej był nieobecny w pracy z powodu choroby. Wynagrodzenie chorobowe i pomniejszenie nadpłaconego wynagrodzenia zasadniczego nastąpiło w styczniu 2023 r. Czy do podstawy trzynastki należy przyjąć wypłacone wynagrodzenie zasadnicze, czy pełne, skoro jego zmniejszenie było skutkiem rozliczenia absencji z poprzedniego roku?

Absencja pracownika (bez względu na powód, odpłatny/nieodpłatny oraz usprawiedliwiony/nieusprawiedliwiony charakter) wpływa na dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastkę). Może pozbawić pracownika sfery budżetowej prawa do tego świadczenia, gdyż jego nabycie zależy od okresu faktycznie przepracowanego (a nie pozostawania w stosunku pracy) w roku kalendarzowym, za który jest przyznawane. Taki skutek dotknie pracownika niezwolnionego z warunku minimum stażowego (przepracowanie efektywnie co najmniej 6 miesięcy), prowadząc do jego niespełnienia. Dotyczy również pracownika, który miał minimum 2 dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wynika to z:

• art. 2 i art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 1690), dalej ustawy o trzynastkach,
• rozstrzygnięć Sądu Najwyższego, w tym m.in. postanowienia z 10 maja 2018 r. (sygn. akt II PK 173/17) i wyroku SN z 18 października 2011 r. (sygn. akt I PK 263/10) oraz
• stanowiska Departamentu Prawnego Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 25 stycznia 2015 r. w sprawie ustalania wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Do stażu uprawniającego do trzynastki wlicza się jednak okresy nieświadczenia pracy, które przepisy zaliczają do czasu pracy, np. przerwy na karmienie dziecka piersią zapewnione przez art. 187 K.p. czy czas szkoleń bhp (art. 237³ § 3 K.p.) - por. stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 16 września 2020 r. w sprawie wynagrodzenia za okresy niewykonywania pracy.

Ze względu na treść art. 2 ust. 1-2 ustawy o trzynastkach oraz wskazane interpretacje sądowe i urzędowe, nieobecność w pracy obniża również poziom trzynastki. W pełnej wysokości przysługuje ona jedynie przy efektywnym przepracowaniu całego roku kalendarzowego. Jeżeli pracownik przepracuje minimum 6 miesięcy lub okres krótszy, lecz jest zwolniony z minimum stażowego na podstawie art. 2 ust. 3 ustawy o trzynastkach, wówczas dodatkowe wynagrodzenie należy mu się w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanego okresu.

Przesądza o tym art. 4 ust. 1 ustawy o trzynastkach. Przepis ten instruuje, żeby dodatkowe wynagrodzenie roczne obliczać jako 8,5% sumy wynagrodzenia za pracę:

• otrzymanego (a nie z wynikającego z umowy o pracę lub innego aktu będącego podstawą nawiązania stosunku pracy) przez pracownika w ciągu roku kalendarzowego, za który przysługuje,
• uwzględniającego wynagrodzenie i inne świadczenia ze stosunku pracy przyjmowane do obliczenia ekwiwalentu urlopowego, a także wynagrodzenie urlopowe oraz wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy przysługujące pracownikowi, który podjął pracę w wyniku przywrócenia do pracy.

Oznacza to, że Czytelnik powinien przyjąć do podstawy trzynastki za 2023 r. wynagrodzenie zasadnicze za styczeń 2023 r. po odliczeniu nadpłaty wynikającej z rozliczenia absencji chorobowej z grudnia 2022 r. Taką kwotę otrzymał bowiem pracownik. Wypłacone mu w tym miesiącu wynagrodzenie chorobowe pozostaje poza podstawą dodatkowego wynagrodzenia rocznego (§ 6 pkt 7 rozporządzenia urlopowego).

Zwracamy uwagę! Podstawę trzynastki pomniejsza się o wynagrodzenie za czas nieobecności, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (np. za tzw. urlop okolicznościowy). Ich wysokość oblicza się według zasad obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego, z tym że składniki stałe i zmienne przyjmuje się z miesiąca, w którym przypadła absencja (§ 5 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniu). Brak prawa do wynagrodzenia za okres nieobecności powoduje natomiast, że do podstawy trzynastki wlicza się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, ustalone zgodnie z § 12 rozporządzenia o wynagrodzeniu lub § 11 tego aktu prawnego, gdy w danym miesiącu pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy albo inny przewidziany w ustawie zasiłkowej.