Wpływ zasad ustalania premii na wliczanie jej do podstawy wymiaru ekwiwalentu za urlop i odprawy emerytalnej

Pracownicy mają prawo do stałego miesięcznego wynagrodzenia oraz premii wypłacanej co miesiąc w zmiennej wysokości. Premia jest ustalana zgodnie z regulaminem premiowania i może składać się z dwóch części: procentowej (obliczanej od wynagrodzenia zasadniczego danego pracownika; pomniejszanej za czas absencji) i kwotowej (uznaniowo np. za wzorowe wypełnianie obowiązków, inicjatywę w pracy). Jej wypłata następuje łącznie jako premia za dany miesiąc. Jak traktować tę premię przy obliczaniu odprawy emerytalnej i ekwiwalentu urlopowego? Czy należy ją dopełniać i przeliczać w razie podwyżki wynagrodzenia zasadniczego w miesiącu nabycia prawa do tych świadczeń?

Przedstawioną w pytaniu premię należy wliczać do podstawy ekwiwalentu urlopowego i odprawy emerytalnej (dalej łącznie ekwiwalentu/odprawy) jako składnik zmienny. W związku z tym konieczne jest jej dopełnianie i przeliczanie w warunkach wskazanych w przepisach prawa.

Premia, o której mowa w pytaniu jest składnikiem zmiennym w rozumieniu § 16 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego. Decyduje o tym zmienność jej wysokości w poszczególnych miesiącach, miesięczny okres przysługiwania oraz określone w regulaminie premiowania zasady jej przyznawania i obliczania. Nie ma tu znaczenia, że premia składa się z dwóch części, z których jedna ma charakter uznaniowy, gdyż w efekcie i tak stanowi jedną kwotę. Nawet premiowanie w części uznaniowej identycznych działań pracownika (wzorowe wypełnianie powierzonych obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy) jak przy nagradzaniu w trybie art. 105 K.p., nie odgrywa żadnej roli. Byłoby ono nieważne również wtedy, gdyby cała premia była ustalana według uznania, lecz wypłacana systematycznie przez dłuższy okres za zwykłe wykonywanie obowiązków pracowniczych. Miałaby bowiem status składnika wynagrodzenia (por. wyroki SN z 5 grudnia 2016 r., sygn. akt III PK 30/16, OSNP 2018/2/15, z 18 stycznia 2022 r., sygn. akt III PSKP 52/21, OSNP 2022/12/115 i z 22 marca 2022 r., sygn. akt I PSKP 73/21).

Zwracamy uwagę! Premii nie uwzględnia się w podstawie ekwiwalentu urlopowego i odprawy emerytalnej tylko w sytuacji jej wypłaty jednorazowo lub nieperiodycznie za spełnienie określonego zadania lub za konkretne osiągnięcie (§ 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego). W takim przypadku nie jest bowiem składnikiem wynagrodzenia, lecz nagrodą o nieroszczeniowym charakterze (por. wyrok SN z 20 lipca 2000 r., sygn. akt I PKN 17/00, OSNP 2002/3/77). O tym, czy konkretne świadczenie jest premią czy nagrodą nie rozstrzyga jego nazwa, lecz warunki nabycia (por. postanowienie SN z 29 sierpnia 2023 r., sygn. akt I PSK 110/22 i wyrok SN z 26 października 2022 r., sygn. akt II PSKP 125/21, OSNP 2023/6/61).

Zmienną premię za okresy miesięczne (tak jak w pytaniu) wlicza się do podstawy ekwiwalentu/odprawy w średniej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do tych świadczeń. To zasada wynikająca z § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego w zw. z § 2 ust. 1 pkt 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy... (Dz. U. z 2017 r. poz. 927), dalej rozporządzenia o wynagrodzeniu. Pracodawca musi jednak przyjąć taką premię:

• w średniej wysokości z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi premia przysługiwała, jeżeli nie należała się ona przez całe 3 miesiące lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny lub pełne miesiące kalendarzowe (§ 11 ust. 1 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego),
• w wysokości faktycznie wypłaconej za okres faktycznie przepracowany, gdy pracownik otrzymał premię za okres krótszy niż 3 miesiące (§ 11 ust. 2 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego),
• w dopełnionej wysokości, jeżeli pracownik nie przepracował pełnych 3 miesięcy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego).

Czytelnik dopełnia premię w warunkach przedstawionych w ostatnim myślniku. W tym celu najpierw dzieli premię faktycznie wypłaconą w okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu/odprawy przez liczbę dni pracy, za które przysługiwała, tj. faktyczną liczbę dni pracy (por. odpowiedzi MRPiPS z 7 lipca 2016 r. oraz GIP z 24 stycznia 2024 r. na pytania naszego Wydawnictwa, dalej wyjaśnienia urzędów). Następnie uzyskaną stawkę dzienną mnoży przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, czyli przez rozkładową liczbę godzin pracy (por. wyjaśnienia urzędów).

Pełnoetatowy pracownik w czerwcu br. nabył prawo do ekwiwalentu/odprawy w związku z rozwiązaniem stosunku pracy z powodu przejścia na emeryturę i niewykorzystaniem do tego dnia urlopu wypoczynkowego w wymiarze 10 dni (10 dni x 8 godz. = 80 godz.). Jego wynagrodzenie zasadnicze wynosiło w tym miesiącu 6.000 zł. Natomiast premia, składająca się z 5% płacy zasadniczej (6.000 zł x 5% = 300 zł) i pomniejszana za czas absencji oraz części uznaniowej (wypłacana ostatniego dnia roboczego danego miesiąca) wynosiła:

• za maj br.: 424,80 zł, tj. 300 zł : 160 godz. = 1,88 zł; 1,88 zł x 40 godz. (absencji "niezasiłkowej") = 75,20 zł; 300 zł - 75,20 zł = 224,80 zł; 224,80 zł + 200 zł część uznaniowa = 424,80 zł),
• za kwiecień br.: 300 zł (cały przepracowany miesiąc; brak części uznaniowej),
• za marzec br.: 350 zł, tj. 300 zł : 30 = 10 zł; 10 zł x 10 dni absencji zasiłkowej = 100 zł; 300 zł - 100 zł = 200 zł; 200 zł + 150 zł część uznaniowa = 350 zł).

Łącznie w tym okresie (przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu/odprawy ze składników zmiennych) pracodawca wypłacił mu 1.074,80 zł (424,80 zł + 300 zł + 350 zł).

W maju br. było nominalnie 20 dni pracy, lecz faktycznie pracownik przepracował 15 dni (20 dni - 5 dni absencji "niezasiłkowej"). W kwietniu br. przepracował pełne 21 dni nominału, a w marcu br. nominał również wynosił 21 dni, z tym że pracownik faktycznie przepracował 13 dni (21 dni - 8 dni roboczych absencji zasiłkowej). Łączna liczba nominalna w tym okresie wyniosła 62 dni pracy (20 dni + 21 dni + 21 dni), natomiast faktycznie przepracowana 49 dni (15 dni + 21 dni + 13 dni).

Podstawa ekwiwalentu/odprawy z premii po dopełnieniu odpowiadała zatem kwocie 453,22 zł (1.074,80 zł : 49 dni = 21,93 zł; 21,93 zł x 62 dni = 1.359,66 zł; 1.359,66 zł : 3 = 453,22 zł). W efekcie odprawa emerytalna osiągnęła wysokość 6.453,22 zł (6.000 zł + 453,22 zł), czyli jednomiesięczne wynagrodzenie, zgodnie z art. 92¹ K.p. Natomiast ekwiwalent wyniósł 3.084,80 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa ekwiwalentu: 6.000 zł + 453,22 zł = 6.453,22 zł,
• ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 6.453,22 zł : 20,92 = 308,47 zł,
• ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 308,47 zł : 8 godz. = 38,56 zł,
• kwota ekwiwalentu: 38,56 zł x 80 godz. = 3.084,80 zł.

Zmiana w składnikach zmiennych lub w ich wysokości w okresie, z którego przyjmowana jest podstawa ekwiwalentu/odprawy uruchamia obowiązek przeliczenia tej podstawy (§ 10 w zw. z § 14 rozporządzenia urlopowego). Czytelnik musi więc ustalić ponownie podstawę z premii z uwzględnieniem tego rodzaju zmian, które zostały wprowadzone przed nabyciem przez pracownika prawa do ekwiwalentu/odprawy lub w miesiącu ich nabycia.

Zakładamy, że od 1 czerwca 2024 r. pracodawca z poprzedniego przykładu podwyższył wynagrodzenie zasadnicze pracownika do kwoty 7.200 zł. Premia wynosi więc 360 zł (7.200 zł x 5%). Ponieważ podwyżka nastąpiła w miesiącu, w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu i odprawy, pracodawca musiał przeliczyć podstawę obydwu świadczeń z premii i następnie ją dopełnić. Wyliczenia ekwiwalentu za urlop i odprawy emerytalnej są następujące:

1) przeliczenie premii za poszczególne miesiące:

• za maj: 360 zł : 160 godz. = 2,25 zł; 2,25 zł x 40 godz. absencji "niezasiłkowej" = 90 zł; 360 zł - 90 zł = 270 zł; 270 zł + 200 zł część uznaniowa = 470 zł,
• za kwiecień: 360 zł,
• za marzec: 360 zł : 30 = 12 zł; 12 zł x 10 dni absencji zasiłkowej = 120 zł; 360 zł - 120 zł = 240 zł; 240 zł + 150 zł część uznaniowa = 390 zł,

2) łącznie premia przyjmowana do podstawy po przeliczeniu: 470 zł + 360 zł + 390 zł = 1.220 zł,

3) podstawa ekwiwalentu/odprawy po dopełnieniu: 1.220 zł : 49 dni = 24,90 zł; 24,90 zł x 62 dni = 1.543,80 zł; 1.543,80 zł : 3 = 514,60 zł,

4) wysokość odprawy emerytalnej: 7.200 zł + 514,60 zł = 7.714,60 zł,

5) wysokość ekwiwalentu urlopowego: 7.714,60 zł : 20,92 = 368,77 zł; 368,77 zł : 8 godz. = 46,10 zł; 46,10 zł x 80 godz. = 3.688 zł.