Wyjaśnienia dotyczące wybranych zagadnień

1. Dozwolone i niedozwolone zapisy regulaminowe o kryteriach przyznawania świadczeń z ZFŚS

Pracodawca wypłaca z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych dofinansowania do wczasów pod gruszą oraz do pomocy w organizacji świąt. Czy w regulaminie, poza uwzględnieniem kryterium socjalnego pracownika, mogą być zapisy uzależniające dofinansowanie do wczasów od ilości dni urlopu (np. wykorzystania jednorazowo 10 dni urlopowych) i wysokość obydwu dofinansowań od wielkości etatu, a także przewidujące niewypłacanie żadnych dopłat w okresie próbnym?

Warunek wykorzystania jednorazowo 10 dni urlopu wypoczynkowego jest dopuszczalny przy przyznawaniu świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu). Niedozwolone są z kolei zapisy o kryteriach wielkości etatu i rodzaju umowy o pracę.

Pracodawca ma dużą swobodę w określaniu w regulaminie Funduszu zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu. Gwarantuje ją art. 8 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288), dalej ustawy o Funduszu. Jednakże musi przy tym uwzględnić:

• kryterium socjalne, czyli sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawnionej (art. 8 ust. 1 ustawy o Funduszu) - aktualnie dominuje pogląd, że odnosi się ono wyłącznie do ulgowych usług i świadczeń z Funduszu (por. m.in. wyroki SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08, OSNP 2010/7-8/88 i z 2 października 2019 r., sygn. akt II UK 92/18, OSNP 2020/9/97),
• reguły udostępniania i dokumentowania danych osobowych przez osoby uprawnione w celu otrzymania świadczeń z Funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o Funduszu),
• zasady przetwarzania przez pracodawcę danych dotyczących ich zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy o Funduszu).

Granice autonomii pracodawcy wyznaczają przepisy ustawy o Funduszu oraz innych powszechnych aktów prawnych. Regulamin jest bowiem źródłem prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 K.p. i musi mieścić się w ramach prawnych (por. powołany wcześniej wyrok SN z 2 października 2019 r.) - więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 6/2024, str. 47. Dotyczy to również tzw. kryteriów pozasocjalnych, o jakich pisze Czytelnik.

Wskazówki pozwalające pozostać w zgodzie z przepisami prawa przy formułowaniu regulaminowych kryteriów pozasocjalnych znajdują się w wyjaśnieniach urzędowych. W stanowisku w sprawie dofinansowania do wypoczynku z Funduszu (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP) Departament Prawny Głównego Inspektoratu Pracy (dalej GIP) odpowiedział na pytanie Czytelnika o uwarunkowanie przyznania wczasów pod gruszą od wykorzystania określonej liczby dni urlopowych przez pracownika. 

Urząd uznał w nim, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 Kodeksu pracy (...)". Wskazany przepis stanowi, że przy podziale - na wniosek pracownika - urlopu wypoczynkowego na części w danym roku kalendarzowym, jedna z nich powinna trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie jest jednak wykroczeniem przeciwko prawom pracownika niedotrzymanie tego warunku (por. stanowisko GIP w sprawie braku sankcji za niewykorzystanie przez pracownika urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych, udostępnione naszemu Wydawnictwu 2 sierpnia 2021 r.). W takim razie Czytelnik może zapisać w regulaminie Funduszu minimalny okres wykorzystania nieprzerwanie (w jednym ciągu) 10 dni urlopu wypoczynkowego jako warunek przyznania wczasów pod gruszą. Nie wolno mu jednak uzależniać dofinansowań z Funduszu od rodzaju umowy o pracę, czyli wykluczyć osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę na okres próbny. W ten sposób naruszy definicję osoby uprawnionej, zawartą w art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu. Taką interpretację potwierdza odpowiedź resortu pracy z 17 czerwca 2022 r. na pytanie naszego Wydawnictwa. 

Czytamy w niej, że: "(...) w ocenie Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej analiza treści przepisów ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (...), zwanej dalej ustawą o zfśs) zarówno w sferze ustalania prawa pracownika do korzystania z funduszu jak i zasad przyznawania świadczeń socjalnych przemawia za przyjęciem, iż wprowadzanie do regulaminu zfśs przesłanki stażowej (kryterium zarówno ogólnego stażu jak i zakładowego) oraz rodzaju zatrudnienia warunkujących to prawo budziłoby zasadnicze wątpliwości prawne.

Zgodnie bowiem z przepisem art. 2 pkt 5 ww. ustawy o zfśs, definiującym krąg osób uprawnionych, prawo do korzystania z funduszu posiada pracownik, przy czym przepis ten nie zawiera żadnych dodatkowych warunków wstępnych. Oznaczałoby to, że pracownik nabywa prawo do korzystania z funduszu z chwilą nawiązania stosunku pracy (art. 2 K.p.), bez względu na rodzaj zatrudnienia oraz okres zatrudnienia. (...)".

Zwracamy uwagę! GIP w stanowisku z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami ZFŚS (znak UNP:GIP-19-30615, GIP-GBI.0701.72.2019.3) dopuścił niewypłacanie dofinansowania wczasów pod gruszą emerytom i rencistom - byłym pracownikom, jeżeli regulamin Funduszu uzależnia jego przyznanie od spełnienia kryterium minimalnego okresu urlopowego (np. 14 kolejnych dni kalendarzowych). Podkreślił również, że limitowanie podmiotowe danego świadczenia ze względu na jego specyfikę albo specyfikę adresata jest uzasadnione. Nie narusza ono bowiem zakazu wykluczania którejkolwiek grupy osób uprawnionych z dostępu do świadczeń z Funduszu ani nakazu ich równego traktowania. Zakaz ten wynika z orzecznictwa (por. np. wyrok SR w Giżycku z 14 listopada 2019 r., sygn. akt IV P 29/19 i wyrok SR w Człuchowie 16 czerwca 2020 r., sygn. akt IV P 133/19) oraz opinii MPiPS (por. wyjaśnienia z 17 lutego 2011 r., znak SPS-023-20599/11 i z 23 września 2010 r., znak SPS-023-16975/10).

Wymiar etatu klasyfikuje się jako niedozwolony warunek przyznawania świadczeń z Funduszu z powodu definicji osoby uprawnionej. Tak też uważa MRPiPS w cytowanym stanowisku z 17 czerwca 2022 r., podkreślając, że art. 2 pkt 5 ustawy o Funduszu nie stawia żadnych warunków wstępnych dla pracownika jako osoby uprawnionej. Zapis w regulaminie uzależniający wysokość dofinansowania od wymiaru etatu byłby nieważny z mocy prawa, a zamiast niego Czytelnik miałby obowiązek stosować wyłącznie kryterium socjalne.

2. Pakiet mobilności w przypadku kierowcy - zaopatrzeniowca

Czy przepisy pakietu mobilności mają zastosowanie w przypadku pracownika zatrudnionego na łączonym stanowisku pracy kierowcy - zaopatrzeniowca, realizującego od czasu do czasu 2- lub 3-dniową trasę z towarem wyprodukowanym przez pracodawcę dla kontrahenta w Niemczech? Jaki wpływ na rozstrzygnięcie wywiera to, że przejazdy odbywają się wyłącznie samochodem o dmc nieprzekraczającej 3,5 tony?

Kierowca - zaopatrzeniowiec wykonuje najprawdopodobniej niezarobkowy przewóz drogowy - przewóz na potrzeby własne. Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 4 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2024 r. poz. 728 z późn. zm.) taki przewóz oznacza każdy przejazd pojazdu po drogach publicznych z pasażerami lub bez, załadowanego lub bez ładunku, przeznaczonego do nieodpłatnego krajowego i międzynarodowego przewozu drogowego osób lub rzeczy, wykonywany przez przedsiębiorcę pomocniczo w stosunku do jego podstawowej działalności gospodarczej, spełniający łącznie następujące warunki:

• pojazdy samochodowe używane do przewozu są prowadzone przez przedsiębiorcę lub jego pracowników,
• przedsiębiorca legitymuje się tytułem prawnym do dysponowania pojazdami samochodowymi,
• w przypadku przejazdu pojazdu załadowanego - rzeczy przewożone są własnością przedsiębiorcy lub zostały przez niego sprzedane, kupione, wynajęte, wydzierżawione, wyprodukowane, wydobyte, przetworzone lub naprawione albo celem przejazdu jest przewóz osób lub rzeczy z przedsiębiorstwa lub do przedsiębiorstwa na jego własne potrzeby, a także przewóz pracowników i ich rodzin,
• nie jest przewozem w ramach prowadzonej działalności gospodarczej w zakresie usług turystycznych.

Zgodnie z art. 3 lit. ha rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego... (Dz. U. UE L 2006.102.1 z późn. zm.), dalej rozporządzenia WE nr 561/2006, przepisów tego aktu nie stosuje się wobec kierowców pojazdów o dopuszczalnej masie całkowitej - wraz z przyczepą lub naczepą - przekraczającej 2,5 tony, ale nieprzekraczającej 3,5 tony, wykorzystywanych do przewozu rzeczy, w przypadku gdy przewóz nie ma charakteru zarobkowego i jest wykonywany na potrzeby własne przedsiębiorstwa lub kierowcy, a prowadzenie pojazdu nie stanowi głównego zajęcia osoby prowadzącej pojazd. W tym kontekście fakt zatrudnienia pracownika na łączonym stanowisku pracy i wykonywania przewozu na potrzeby własne pracodawcy (towaru wyprodukowanego przez pracodawcę do klienta będącego jego odbiorcą) powodują, że do pracownika nie będą miały zastosowania przepisy z zakresu czasu jazdy, przerw i odpoczynków z rozporządzenia WE nr 561/2006. Będzie to miało szczególne znaczenie od 1 lipca 2026 r., kiedy to na podstawie art. 2 ust. 1 lit. aa rozporządzenia WE nr 561/2006 jego regulacje będą miały zastosowanie do przewozu drogowego rzeczy w międzynarodowym transporcie drogowym lub kabotażowym, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 2,5 tony.

Przewóz, który realizuje kierowca - zaopatrzeniowiec można zakwalifikować jako przewóz bilateralny (inaczej dwustronny). Towar jest bowiem transportowany z państwa siedziby pracodawcy do kontrahenta z Niemiec, a po jego rozładunku kierowca wraca do siedziby firmy nie wykonując dodatkowych operacji transportowych. Zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym (Dz. U. poz. 1523), kierowcą delegowanym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (RP) nie jest kierowca wykonujący przewóz dwustronny rzeczy nawet, jeśli wykonuje dodatkową czynność załadunku lub rozładunku na terytorium RP, innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego, względnie dwie czynności załadunku lub rozładunku w drodze powrotnej, o ile nie są one wykonywane na terytorium tego samego państwa członkowskiego. Ta zasada wynika z implementowania do rodzimego porządku prawnego art. 1 ust. 3 dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2020/1057 z dnia 15 lipca 2020 r. ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE dotyczącej delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego... (Dz. U. UE L 2020.249.49). Zgodnie z przywołanym przepisem, nie naruszając art. 2 ust. 1 dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (Dz. U. UE L 1997.18.1 ze zm.), kierowcy wykonującego przewozy dwustronne rzeczy nie uznaje się za pracownika delegowanego do celów tej dyrektywy.

Przewóz dwustronny jest przy tym definiowany w dyrektywie jako przewożenie rzeczy, na podstawie umowy przewozowej, z państwa członkowskiego siedziby - zgodnie z art. 2 pkt 8 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 1071/2009 z dnia 21 października 2009 r. ustanawiającego wspólne zasady dotyczące warunków wykonywania przewoźnika drogowego... (Dz. U. UE L 2009.300.51 z późn. zm.) - do innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego lub z innego państwa członkowskiego lub państwa trzeciego do państwa członkowskiego siedziby. Obowiązek implementacji tych przepisów dotyczy wszystkich państw członkowskich UE, podobnie jak wymóg zawarcia umów przewozowych pomiędzy państwami członkowskimi. Skoro zaś kierowca wpisuje się w tę definicję, przewóz realizowany do klienta w Niemczech jest wyłączony z przepisów o delegowaniu kierowców. Pracodawca nie ma więc obowiązku zapewnienia mu minimalnych warunków zatrudnienia (w tym wynagradzania) obowiązujących kierowców delegowanych do pracy w Niemczech.

3. Jakie uprawnienia przysługują pracownikowi w razie naruszenia jego dóbr osobistych?

Przed rozmową z pracodawcą pracownik uprzedził go, że nie chce, aby była ona nagrywana. Pomimo to pracodawca nagrał ją dyktafonem, nie informując o tym pracownika. Czy może to zostać uznane za naruszenie przepisów?

Tak. Konieczne jest uwzględnienie przepisów o ochronie danych osobowych. Należy także zwrócić uwagę, że głos, jako element wizerunku, oraz prawo do prywatności są dobrami osobistymi pracownika, podlegającymi ochronie m.in. zgodnie z przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061 ze zm.), dalej K.c.

Ochrona danych osobowych

W art. 267 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17 ze zm.), dalej K.k. przewidziano m.in., że osoba, która w celu uzyskania informacji, do której nie jest uprawniona, posługuje się urządzeniem podsłuchowym, wizualnym albo innym urządzeniem lub oprogramowaniem, popełnia przestępstwo. Grozi za to grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat. Taka kara grozi również za ujawnienie uzyskanej w ten sposób informacji innej osobie. Ściganie wskazanych wyżej przestępstw następuje na wniosek pokrzywdzonego.

Za nagrywanie wypowiedzi osoby, z którą prowadzi się rozmowę, nie grozi odpowiedzialność na podstawie wskazanej wyżej regulacji (aby miała ona zastosowanie, posłużenie się urządzeniem podsłuchowym musi mieć na celu zdobycie informacji, do uzyskania której rejestrujący wypowiedź nie jest uprawniony).

Należy jednak zwrócić uwagę na przepisy rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych... (Dz. U. UE L 2016.119.1), dalej RODO, oraz ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781). Zgodnie z definicjami zawartymi w art. 4 RODO, "dane osobowe" to wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, a "przetwarzanie" to m.in. zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie tych danych. W art. 6 RODO określono wymagania, jakie muszą być spełnione, aby przetwarzanie danych osobowych było zgodne z prawem, a w art. 13 RODO wskazano, jakie informacje należy przekazać osobie, od której pozyskiwane są jej dane osobowe. Wysokość administracyjnych kar pieniężnych m.in. za naruszenie podstawowych zasad przetwarzania określono w art. 83 ust. 5 RODO. W art. 107 ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych przyjęto m.in., że kto przetwarza dane osobowe w sytuacji, gdy do ich przetwarzania nie jest uprawniony, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do 2 lat.

Dobra osobiste

Nagrywanie innych osób może także prowadzić do naruszenia ich dóbr osobistych. W art. 23 K.c. przyjęto, że dobra osobiste człowieka (m.in. jego wizerunek) pozostają pod ochroną prawa cywilnego niezależnie od ochrony przewidzianej w innych przepisach. W orzecznictwie wyrażany jest pogląd, że w ramach prawa do wizerunku ochronie podlega głos ludzki. Prawo osobiste do ludzkiego głosu należy traktować jako "dźwięczny wizerunek" pod warunkiem, że jest rozpoznawalny dla osób trzecich. Oznacza to, że głos danej osoby musi być na tyle charakterystyczny i wyróżniający się, aby można było wskazać konkretną osobę, od której pochodzi (por. wyrok SN z 3 października 2007 r., sygn. akt II CSK 207/07). W orzecznictwie wskazuje się także na dobra osobiste nieobjęte katalogiem z art. 23 K.c., w tym m.in. na prawo do prywatności. Podnosi się, że do prywatnej sfery życia zalicza się przede wszystkim zdarzenia i okoliczności tworzące sferę życia osobistego i rodzinnego. Szczególny charakter tej dziedziny życia człowieka uzasadnia udzielenie jej silnej ochrony prawnej (por. wyrok SN z 28 kwietnia 2004 r., sygn. akt III CK 442/02, M.Prawn. 2013/15/817).

Zgodnie z art. 24 K.c., ten, czyje dobro osobiste zostaje zagrożone cudzym działaniem, może żądać zaniechania tego działania, chyba że nie jest ono bezprawne. W razie dokonanego naruszenia może on także żądać, ażeby osoba, która dopuściła się naruszenia, dopełniła czynności potrzebnych do usunięcia jego skutków - w szczególności, ażeby złożyła oświadczenie odpowiedniej treści i w odpowiedniej formie. Na zasadach przewidzianych w Kodeksie cywilnym taka osoba może również żądać zadośćuczynienia pieniężnego albo zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na podany cel społeczny.

Jeżeli wskutek naruszenia dobra osobistego została wyrządzona szkoda majątkowa, poszkodowany może żądać jej naprawienia na zasadach ogólnych.

Uprawnienia na podstawie Kodeksu pracy

W art. 11¹ K.p. zastrzeżono, że pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika. Przykładowo, zmierzające do zdyskredytowania oraz godzące w dobra osobiste pracownika odwetowe działania pracodawcy, podjęte w reakcji na dozwoloną i konstruktywną krytykę, mogą być kwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków wobec pracownika, uprawniające go do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracodawcy na podstawie art. 55 § 1¹ K.p. (por. wyrok SN z 7 grudnia 2006 r., sygn. akt I PK 123/06, OSNP 2008/1-2/14).

Pracownik jest zdania, że pracodawca - nagrywając rozmowę bez jego zgody - dopuścił się mobbingu. Należy jednak zwrócić uwagę, że zgodnie z art. 94³ § 2 K.p., mobbing oznacza działania lub zachowania dotyczące pracownika lub skierowane przeciwko pracownikowi, polegające na uporczywym i długotrwałym nękaniu lub zastraszaniu pracownika, wywołujące u niego zaniżoną ocenę przydatności zawodowej, powodujące lub mające na celu poniżenie lub ośmieszenie pracownika, izolowanie go lub wyeliminowanie z zespołu współpracowników. Kodeksowa definicja mobbingu nie określa granic czasowych ani częstotliwości występowania zachowań kwalifikowanych jako mobbing. Wynika z niej jednak, że nie wystarczy jednokrotne lub kilkakrotne stosowanie mobbingu w krótkim okresie, gdyż cechą mobbingu jest uporczywe i długotrwałe nękanie lub zastraszanie pracownika (por. uzasadnienie wyroku SN z 22 stycznia 2020 r., sygn. akt III PK 194/18).