Ustalenie ekwiwalentu urlopowego z miesięcznych składników zmiennych
1) Umowa o pracę pełnoetatowego pracownika zatrudnionego od 2023 r. rozwiązała się 31 stycznia br. za porozumieniem stron. Na jego wynagrodzenie składało się: wynagrodzenie godzinowe, dodatek nocny i dodatek świąteczny. Jak należało obliczyć ekwiwalent za 14 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego? Nadmieniamy, że termin wypłat był ustalony na 10. dzień następnego miesiąca za miesiąc poprzedni.
Niewykorzystanie przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy uprawnia pracownika do ekwiwalentu pieniężnego, dalej ekwiwalentu (art. 171 § 1 K.p.). Ustala się go według zasad obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzenia urlopowego.
| Ważne: Do podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy przyjmuje się wynagrodzenie za pracę i inne świadczenia ze stosunku pracy, z wyłączeniem wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. |
Sposób ich uwzględnienia zależy od ich charakteru (stały lub zmienny), okresu przysługiwania (za okresy miesięczne lub ponadmiesięczne, np. kwartalne), a także od okresu zatrudnienia i faktycznie wykonywanej pracy. Zasadą jest, że do podstawy ekwiwalentu wlicza się:
- składniki stałe - w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 15 rozporządzenia urlopowego),
- składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc (dalej miesięczne składniki zmienne) - w średniej wysokości z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego), przy czym zasady szczególne określają § 16 ust. 2-3 i § 11 rozporządzenia urlopowego - patrz odpowiedź na pytanie drugie; gdy termin wypłat jest ustalony na 10. dzień następnego miesiąca (tak jak u Czytelnika), pracodawca uwzględnia miesiące, w których dokonał wypłat, lecz do obliczenia średniej wysokości składników zmiennych przyjmuje wymiar czasu pracy obowiązujący w miesiącach, za które składniki przysługiwały,
- składniki zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc - w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 17 ust. 1 rozporządzenia urlopowego).
Wynagrodzenie godzinowe i dodatek za pracę w porze nocnej (liczony zgodnie z art. 1518 § 1 K.p.), o jakich mowa w pytaniu, to miesięczne składniki zmienne. Wynika to ze sposobu ich obliczania: stawka x liczba przepracowanych godzin w danym miesiącu. Dodatek świąteczny może należeć do tej kategorii (wówczas Czytelnik stosuje § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego) albo do grupy składników stałych (wtedy Czytelnik postępuje według § 15 rozporządzenia urlopowego).
Przepisy rozporządzenia urlopowego dotyczące ustalania podstawy ekwiwalentu obowiązują niezależnie od terminu ustania zatrudnienia, który może przypadać np. na koniec miesiąca lub w jego trakcie. Obliczoną podstawę należy podzielić przez współczynnik urlopowy (§ 19 rozporządzenia urlopowego), który dla całego etatu w okresie od 1 do 31 stycznia 2025 r. wynosił 20,83, natomiast od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. wynosi 20,75. W ten sposób uzyskuje się ekwiwalent za 1 dzień urlopu, który dzieli się przez liczbę odpowiadającą normie dobowej, jaka obowiązuje pracownika (powszechna norma dobowa wynosi 8 godzin niezależnie od wielkości etatu i systemu pracy, jakim pracownik jest objęty - art. 129 § 1 K.p.). Otrzymany w ten sposób ekwiwalent za 1 godzinę urlopu mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Wynik tego działania stanowi kwotę ekwiwalentu.
| Przykład |
Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że dodatek świąteczny jest miesięcznym składnikiem zmiennym, a pracownika obowiązywała 8-godzinna norma dobowa. Do podstawy ekwiwalentu wliczamy wypłaty zrealizowane w październiku, listopadzie i grudniu 2024 r. (3 miesiące bezpośrednio poprzedzające styczeń 2025 r., w którym pracownik nabył prawo do ekwiwalentu urlopowego w związku z rozwiązaniem umowy o pracę). Pracownik w tych miesiącach otrzymał: 5.000 zł (za wrzesień 2024 r.) wypłacone 10 października 2024 r., 6.000 zł (za październik 2024 r.) wypłacone 8 listopada 2024 r. (10 listopada 2024 r. wypadał w niedzielę) oraz 7.000 zł (za listopad 2024 r.) wypłacone 10 grudnia 2024 r. Każda z tych kwot to suma wynagrodzenia zasadniczego oraz dodatków nocnego i świątecznego.
Pracownikowi przysługiwało 4.033,12 zł ekwiwalentu, zgodnie z wyliczeniem:
- podstawa ekwiwalentu: 5.000 zł + 6.000 zł + 7.000 zł = 18.000 zł; 18.000 zł : 3 = 6.000 zł,
- ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego: 6.000 zł : 20,83 = 288,05 zł,
- ekwiwalent za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego: 288,05 zł : 8 = 36,01 zł,
- kwota ekwiwalentu: 36,01 zł x 112 godz. (14 dni x 8 godz.) = 4.033,12 zł.
| Przykład |
Przyjmujemy takie same dane jak w poprzednim przykładzie, z tą różnicą, że dodatek świąteczny miał stałą wysokość miesięczną i wynosił 300 zł.
W takim przypadku ekwiwalent urlopowy wyniósłby również 4.033,12 zł, zgodnie z wyliczeniem:
- podstawa ekwiwalentu: (5.000 zł - 300 zł) + (6.000 zł - 300 zł) + (7.000 zł - 300 zł) = 17.100 zł; 17.100 zł : 3 = 5.700 zł; 5.700 zł + 300 zł = 6.000 zł,
- ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego: 6.000 zł : 20,83 = 288,05 zł,
- ekwiwalent za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego: 288,05 zł : 8 = 36,01 zł,
- kwota ekwiwalentu: 36,01 zł x (14 dni x 8 godz.) = 4.033,12 zł.
Ekwiwalent powinien być wypłacany w ostatnim dniu zatrudnienia (w sytuacji z pytania - w dniu 31 stycznia 2025 r.). Taki termin wynika z orzecznictwa, ponieważ przepisy prawa go nie wskazują. W uzasadnieniu wyroku z 1 marca 2017 r. (sygn. akt II BP 11/15) Sąd Najwyższy przypomniał konsekwentne stanowisko judykatury, że: "(...) Z przepisu art. 171 § 1 K.p. w sposób niebudzący wątpliwości można wywieść, że prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Zdarzenie to należy postrzegać jako »oznaczenie« terminu w rozumieniu art. 455 K.c. Z datą zakończenia zatrudnienia nie ma możliwości wykorzystania urlopu wypoczynkowego w naturze, z punktu widzenia stron staje się zatem jasne, że jego rozliczenie może mieć miejsce wyłącznie przez zapłatę ekwiwalentu. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie. (...)".
2) Jak obliczyć ekwiwalent urlopowy dla pracownika, który był zatrudniony przez okres niepełnych 3 miesięcy?
Szczególne zasady ustalania podstawy ekwiwalentu z miesięcznych składników zmiennych są zamieszczone w § 11 i § 16 ust. 2-3 rozporządzenia urlopowego. W myśl tych przepisów, pracodawca wlicza:
| lp. | miesięczne składniki zmienne do podstawy ekwiwalentu: | w sytuacji: |
| 1. | w dopełnionej wysokości, uzyskanej poprzez podzielenie składników zmiennych faktycznie wypłaconych pracownikowi w okresie przyjmowanym do podstawy przez liczbę dni pracy, za które one przysługiwały (faktyczna liczba dni przepracowanych), a następnie pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego oraz odpowiedzi MRPiPS z 27 lipca 2016 r. i GIP z 4 stycznia 2024 r. na pytania naszego Wydawnictwa) | nieprzepracowania przez pracownika pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu |
| 2. | w średniej wysokości z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały składniki zmienne (§ 11 ust. 1 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego) | nieprzysługiwania pracownikowi składników zmiennych przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny albo pełne miesiące kalendarzowe |
| 3. | w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany (§ 11 ust. 2 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego) | otrzymania przez pracownika składników zmiennych za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu |
Czytelnika dotyczy pkt 3 tabeli, niezależnie od terminu wypłat i dnia rozwiązania stosunku pracy. Nie musi on dopełniać składników zmiennych (pkt 1 tabeli), jeśli stosunek pracy powstał i/lub ustał w trakcie miesiąca.
| Przykład |
Pracownik został zatrudniony 14 października 2024 r. w pełnym wymiarze czasu pracy, a 8 stycznia 2025 r. rozwiązała się jego umowa o pracę. Jego wynagrodzenie stanowiły miesięczne składniki zmienne: płaca godzinowa, dodatek nocny i dodatek świąteczny. Pracodawca wypłacił mu:
- 8 listopada 2024 r. (10 listopada 2024 r. wypadał w niedzielę) łącznie 3.000 zł (wynagrodzenie godzinowe + dodatek nocny + dodatek świąteczny),
- 10 grudnia 2024 r. łącznie 5.000 zł, stanowiących sumę składników wymienionych w pierwszym myślniku.
Za 4 dni (32 godz.) niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego powinien był otrzymać 8 stycznia 2025 r. ekwiwalent w wysokości 1.536,32 zł, zgodnie z wyliczeniem:
- podstawa ekwiwalentu: 3.000 zł + 5.000 zł = 8.000 zł,
- ekwiwalent za 1 dzień urlopu wypoczynkowego: 8.000 zł : 20,83 = 384,06 zł,
- ekwiwalent za 1 godzinę urlopu wypoczynkowego: 384,06 zł : 8 = 48,01 zł,
- kwota ekwiwalentu: 48,01 zł x 32 godz. = 1.536,32 zł.
