Wynagrodzenie urlopowe z ryczałtów za nadgodziny i za pracę w porze nocnej oraz dodatku funkcyjnego

Spółka wypłaca ryczałty za nadgodziny i za pracę w porze nocnej, a także dodatki funkcyjne. Pracownicy otrzymują je w stałych kwotach miesięcznych, pomniejszanych proporcjonalnie za dni nieobecności w pracy spowodowane np. chorobą, urlopem bezpłatnym. Jak prawidłowo uwzględniać te składniki w wynagrodzeniu urlopowym? Nadmieniamy, że wynagrodzenie zasadnicze tych pracowników jest określone kwotowo w stałej miesięcznej wysokości lub w stawce akordowej.

Ryczałty za godziny nadliczbowe (dalej ryczałt za nadgodziny) i za godziny pracy w porze nocnej (dalej ryczałt za pracę w nocy), a także dodatek funkcyjny uwzględnia się wynagrodzeniu urlopowym na zasadach określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego... (Dz. U. nr 2, poz. 14 z późn. zm.), dalej rozporządzeniu urlopowym.

Kwalifikacja składników

Wynagrodzenie urlopowe ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia (rozumianego jako wynagrodzenie za pracę) i innych świadczeń ze stosunku pracy, pomijając wypłaty wymienione w § 6 rozporządzenia urlopowego. Ryczałty za nadgodziny (art. 151¹ § 4 K.p.) i za pracę w nocy (art. 151⁸ § 2 K.p.), a także dodatek funkcyjny należą do kategorii wynagrodzeń i nie są objęte listą wyłączeń wymienionych w § 6 rozporządzenia urlopowego. Wynagrodzenie za pracę jest bowiem zbiorczą nazwą dla różnych wypłat realizowanych przez pracodawcę na rzecz pracownika, w tym obowiązkowego wynagrodzenia zasadniczego oraz innych składników płacowych określonych w przepisach wewnątrzzakładowych (np. dodatek funkcyjny) oraz powszechnych (np. ryczałty za nadgodziny i za pracę w nocny). Tak je określa Sąd Najwyższy m.in. w uchwale 7 sędziów - zasada prawna z 30 grudnia 1986 r. (sygn. akt III PZP 42/86, OSNC 1987/8/106) i w wyroku z 15 października 2015 r. (sygn. akt II PK 260/14, M.P.Pr. 2016/2/84-89), a także art. 78 w zw. z art. 22 § 1 K.p.

Dodatek funkcyjny przyznawany i wypłacany na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminu wynagradzania) w kwocie stałej (tak jak w pytaniu) lub zmiennej za okresy miesięczne jest składnikiem wynagrodzenia. Taki status przysługuje również ryczałtom za nadgodziny i za pracę w nocy, które ustala się w stałej stawce miesięcznej. 

Główny Inspektorat Pracy w piśmie z 29 maja 2009 r. (znak GPP-110-4560-14/09/PE/RP), w odniesieniu do ryczałtu za nadgodziny, zauważył, że: "(...) Jego istotą jest też to, że bez względu na to, ile godzin nadliczbowych pracownik przepracuje w danym okresie, otrzyma całą kwotę ryczałtu. W związku z tym w razie ustalania wynagrodzenia pracownika za pracę za dany miesiąc, ryczałt ten wchodzi w skład wynagrodzenia pracownika. (...).". Ponieważ zasady dla obydwu ryczałtów są takie same, to tę interpretację można też odnosić do ryczałtu za pracę w nocy. W konsekwencji obydwa ryczałty i dodatek funkcyjny wlicza się do wynagrodzenia urlopowego.

Wynagrodzenie urlopowe

Składniki stałe o charakterze miesięcznym uwzględnia się w podstawie wynagrodzenia urlopowego (dalej podstawa urlopowa) w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu (§ 7 rozporządzenia urlopowego). Za miesiące, w których pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego wynagrodzenie urlopowe ze składników stałych stanowi:

• część wynagrodzenia za pracę bez przeliczania - gdy przez pozostałą część miesiąca nie wystąpią inne absencje niż urlopowa,
• część wynagrodzenia za przepracowaną część miesiąca.

Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy otrzymuje następujące składniki wynagrodzenia: wynagrodzenie zasadnicze - 5.000 zł, ryczałt za nadgodziny - 2.000 zł, ryczałt za pracę w nocy - 500 zł, dodatek funkcyjny - 1.000 zł. W czerwcu 2025 r. (20 dni pracy) przepracował 10 dni i przez 10 dni był na urlopie wypoczynkowym. W tym miesiącu nie wystąpiły inne absencje w pracy. Zatem za ten miesiąc pracownik otrzymał łącznie 8.500 zł (5.000 zł + 2.000 zł + 500 zł + 1.000 zł).

Składniki zmienne przysługujące za okres do jednego miesiąca (w pytaniu wynagrodzenie akordowe) uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych (maksymalnie do 12 m-cy - przy znacznych wahaniach wysokości) poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu (§ 8 ust. 1-2 rozporządzenia urlopowego). Od tej zasady wyjątki przewidują § 10 i 11 rozporządzenia urlopowego (więcej na ten temat pisaliśmy m.in. w UiPP nr 14/2025, str. 62), które nie mają zastosowania do sytuacji z pytania.

W myśl § 9 ust. 1 rozporządzenia urlopowego, wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych oblicza się:

• dzieląc podstawę urlopową przez liczbę godzin faktycznie przepracowanych w okresie, z którego została ustalona (por. pismo Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu 3 grudnia 2021 r.); liczbę godzin rzeczywistej pracy przyjmuje się z miesięcy, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie zmienne, a następnie
• mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.

Przyjmujemy, że pracownik z poprzedniego przykładu zamiast kwotowego wynagrodzenia zasadniczego otrzymuje wynagrodzenie akordowe. W czerwcu 2025 r. (20 dni pracy) przepracował 10 dni (80 godz.) i przez 10 dni (80 godz.) był na urlopie wypoczynkowym. W tym miesiącu nie miał innych absencji.

Wynagrodzenie akordowe za czerwiec br. wypracował na poziomie 3.000 zł, natomiast w trzech miesiącach poprzedzających urlop wypoczynkowy (marzec-maj br.) wyniosło ono odpowiednio po 4.000 zł. Pracownik przepracował w marcu i w kwietniu br. po 168 godzin, a w maju br. - 160 godzin. Wynagrodzenie urlopowe ze składników zmiennych wyniosło 1.935,20 zł, zgodnie z wyliczeniem:

• podstawa urlopowa: 4.000 zł + 4.000 zł + 4.000 zł = 12.000 zł,
• stawka urlopowa: 12.000 zł : 496 godz. (168 godz. + 168 godz. + 160 godz.) = 24,19 zł,
• wynagrodzenie urlopowe: 24,19 zł x 80 godz. = 1.935,20 zł.

Oprócz tego pracodawca wypłacił pracownikowi za czerwiec br.: 3.000 zł wynagrodzenia akordowego, 2.000 zł ryczałtu za nadgodziny, 500 zł ryczałtu za pracę w nocy oraz 1.000 zł dodatku funkcyjnego.