Ekwiwalent urlopowy dla pracownika zatrudnionego w systemie równoważnego czasu pracy
1) Pracownik pełnoetatowy był zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy na okres próbny od 1 czerwca do 31 sierpnia 2025 r. za wynagrodzeniem godzinowym 35 zł/godz., w czteromiesięcznym okresie rozliczeniowym. Jego umowa o pracę została rozwiązana 30 czerwca 2025 r. Z zaplanowanych 15 dni roboczych przepracował 13 dni, a w dwóch dniach, w których jego rozkładowa dniówka wynosiła 10 godzin, przebywał na zwolnieniu lekarskim. Za czerwiec br. otrzymał też dodatek za pracę w porze nocnej w wysokości 93,32 zł. Jak należało wyliczyć ekwiwalent za 2 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?
Za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny, dalej ekwiwalent urlopowy (art. 171 § 1 K.p.). Ustala się go według zasad obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego. Wymaga to obliczenia:
- podstawy ekwiwalentu w trybie § 15-17 rozporządzenia urlopowego z uwzględnieniem przepisów o wynagrodzeniu urlopowym,
- ekwiwalentu za 1 dzień urlopu poprzez podzielenie podstawy ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy (§ 19 rozporządzenia urlopowego), który w okresie od 1 lutego do 31 grudnia 2025 r. przy pełnym etacie wynosi 20,75 (por. www.wskaźniki.gofin.pl),
- ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu poprzez podzielenie ekwiwalentu za 1 dzień urlopu przez liczbę godzin odpowiadającą obowiązującej pracownika normie dobowej; podstawowa norma dobowa wynosi 8 godzin niezależnie od wielkości etatu i systemu czasu pracy, jakim pracownik jest objęty (art. 129 § 1 K.p.),
- kwoty ekwiwalentu poprzez pomnożenie ekwiwalentu za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu (§ 18 rozporządzenia urlopowego).
Pracownik z pytania jest wynagradzany wyłącznie składnikami zmiennymi, gdyż liczba przepracowanych godzin w danym miesiącu decyduje o kwocie wynagrodzenia godzinowego, a także dodatku za pracę w porze nocnej (dalej dodatek za pracę w nocny), o jakim mowa w art. 1518 K.p. Do podstawy ekwiwalentu przyjmuje się je w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Jednak od tej zasady są następujące wyjątki:
| lp. | rodzaj sytuacji | sposób wliczenia składnika zmiennego do podstawy ekwiwalentu | podstawa prawna | ||||
| 1. | nieprzepracowanie pełnego okresu 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, o jakim mowa w § 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego | w dopełnionej wysokości, uzyskanej z:
|
§ 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego | ||||
| 2. | nieprzysługiwanie pracownikowi składników zmiennych przez cały okres przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu, poprzedzający miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, lub przez okres krótszy, lecz obejmujący pełny albo pełne miesiące kalendarzowe | w średniej wysokości z najbliższych miesięcy, za które pracownikowi przysługiwały składniki zmienne, czyli za miesiące przed okresem nieprzysługiwania składników zmiennych | § 11 ust. 1 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego | ||||
| 3. | otrzymanie przez pracownika składników zmiennych za okres krótszy niż przyjęty do ustalenia podstawy ekwiwalentu | w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany | § 11 ust. 2 w zw. z § 16 ust. 3 rozporządzenia urlopowego |
Czytelnik powinien był zastosować reguły przedstawione w pkt 1 i 3 tabeli, skoro pracownik pracował tylko jeden miesiąc, w trakcie którego wystąpiła nieobecność z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej chorobą.
Jeśli Czytelnik wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, miał obowiązek wyłączyć je z podstawy ekwiwalentu (§ 6 pkt 7 rozporządzenia urlopowego). Ze względu na jednomiesięczne zatrudnienie nie musiał natomiast uśredniać dopełnionego wynagrodzenia (por. odpowiedź MRPiPS z 8 maja 2025 r. na pytanie naszego Wydawnictwa, która przewiduje obowiązek uśredniania). Mógł ponadto pominąć kwestię rozkładowych 10 godzin pracy w dniach absencji chorobowej, ponieważ przy dopełnianiu podstawy urlopowej znaczenie mają dni, a nie godziny pracy.
| Przykład |
Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że pracownik w ciągu 13 dni przepracował 114 godzin, za które przysługiwało mu 3.990 zł (114 godz. x 35 zł). Za 2 dni (16 godz.) niewykorzystanego urlopu przysługiwało mu 454,08 zł ekwiwalentu urlopowego, zgodnie z obliczeniami:
- podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu: 3.990 zł + 93,32 zł = 4.083,32 zł; 4.083,32 zł : 13 dni = 314,10 zł; 314,10 zł x 15 dni = 4.711,50 zł,
- ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 4.711,50 zł : 20,75 = 227,06 zł,
- ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 227,06 zł : 8 godz. = 28,38 zł,
- kwota ekwiwalentu: 28,38 zł x 16 godz. = 454,08 zł.
W przykładzie nie występuje konieczność wyrównywania wynagrodzenia pracownika do ustawowego poziomu minimalnego. Taki obowiązek byłby, gdyby wskutek rozkładu czasu pracy wynagrodzenie pracownika za czerwiec br. - bez dodatku za pracę w nocy - było niższe od 4.666 zł (aktualna płaca minimalna przy pełnym etacie). Wynika to z art. 7 w zw. z art. 6 ust. 5 pkt 4 ustawy z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773) - więcej na ten temat pisaliśmy w UiPP nr 7/2024, str. 60.
2) Pracownik pełnoetatowy był zatrudniony w systemie równoważnego czasu pracy w okresie od 1 stycznia do 30 czerwca 2025 r., za wynagrodzeniem godzinowym 35 zł/godz. W jednym z przepracowanych miesięcy uzyskał dodatek za pracę w nocy w wysokości 88,88 zł. Ponadto w jednym z tych miesięcy miał zaplanowanych 15 dni roboczych, a przepracował 13 dni, przy czym w 2 dniach absencji chorobowej jego rozkładowa dniówka wynosiła 10 godzin. Jak należało obliczyć ekwiwalent za 4 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego?
Ponieważ stosunek pracy uległ rozwiązaniu 30 czerwca 2025 r., tego dnia pracownik z pytania powinien był otrzymać ekwiwalent urlopowy (por. m.in. wyrok SN z 1 marca 2017 r., sygn. akt II BP 11/15). Do podstawy ekwiwalentu należało przyjąć składniki zmienne w średniej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). Zatem powinna była to być suma wynagrodzenia godzinowego wypłaconego w maju, kwietniu i marcu 2025 r. oraz dodatku za pracę w nocy, gdy jego wypłata przypadła na jeden z tych miesięcy.
Jeżeli w okresie marzec-maj 2025 r. pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, wówczas konieczne było dopełnienie składników zmiennych, zgodnie z § 16 ust. 2 rozporządzenia urlopowego - patrz pkt 1 tabeli w odpowiedzi na pytanie 1. Czytelnik powinien był tego dokonać za cały okres przyjmowany do podstawy ekwiwalentu, a nie za poszczególne miesiące składające się na ten okres (por. stanowisko Departamentu Prawnego GIP z 13 września 2010 r., znak GPP-364-4560-48-1/10/PE/RP).
| Przykład |
Przyjmujemy dane z pytania oraz zakładamy, że pracownik chorował przez 2 dni w maju 2025 r., w kwietniu 2025 r. przebywał 3 dni na urlopie wypoczynkowym oraz otrzymał dodatek za pracę w nocy, w okresie marzec-maj 2025 r. miał 57 rozkładowych dni pracy (456 godz.), a faktycznie przepracował 52 dni (57 dni - 2 dni absencji chorobowej - 3 dni urlopu wypoczynkowego), za które wynagrodzenie godzinowe łącznie wyniosło 14.560 zł. Za 4 dni (32 godz.) niewykorzystanego urlopu przysługiwał mu ekwiwalent w wysokości 1.031,68 zł, zgodnie z wyliczeniem:
- podstawa ekwiwalentu po dopełnieniu: 14.560 zł + 88,88 zł = 14.648,88 zł; 14.648,88 zł : 52 dni = 281,71 zł; 281,71 zł x 57 dni = 16.057,47 zł; 16.057,47 zł : 3 = 5.352,49 zł,
- ekwiwalent za 1 dzień urlopu: 5.352,49 zł : 20,75 = 257,95 zł,
- ekwiwalent za 1 godzinę urlopu: 257,95 zł : 8 godz. = 32,24 zł,
- kwota ekwiwalentu: 32,24 zł x 32 godz. = 1.031,68 zł.
