Rozstrzyganie wątpliwości dotyczących urlopów

1. Pierwszy urlop wypoczynkowy absolwenta

Od 25 sierpnia 2025 r. zatrudniliśmy na podstawie umowy o pracę na czas określony (do 31 sierpnia 2026 r.) absolwenta szkoły wyższej. Ile dni urlopu przysługuje mu w bieżącym roku, jeśli jest to jego pierwsze w życiu zatrudnienie w ramach umowy o pracę? Nadmieniamy, że podczas studiów wykonywał on umowy zlecenia.

Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku, tj. 1,66 dnia (1/12 z 20 dni) lub 2,16 dnia (1/12 z 26 dni). Tak wynika z art. 153 § 1 w zw. z art. 154 § 1 K.p. W praktyce kadrowej urlop ten jest nazywany urlopem cząstkowym. Przy ustalaniu prawa do tego urlopu przyjmuje się miesiąc obliczeniowy, a nie kalendarzowy.

Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 2 K.p.).

W aktualnym stanie prawnym pracownik z pytania legitymuje się 8-letnim stażem urlopowym, do którego wliczeniu podlega z tytułu ukończenia szkoły wyższej w wymiarze 8 lat (art. 155 § 1 pkt 6 K.p.).

Zwracamy uwagę! Na dzień oddania niniejszego numeru UiPP do druku w Sejmie procedowana jest ustawa o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw. Przewiduje ona m.in. wliczanie do okresu zatrudnienia okresów wykonywania przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia, w których ta osoba podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Do okresu zatrudnienia wliczać się ma także udokumentowane okresy, o których mowa w poprzednim zdaniu, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Odrębnym przepisem jest m.in. art. 6 ust. 4 ustawy o sus, na mocy którego osoba fizyczna wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia z tego tytułu nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, jeżeli jest uczniem szkoły ponadpodstawowej lub studentem, do ukończenia 26 lat.

Ustawa ma wejść w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia okresów wymienionych w procedowanej ustawie do okresu zatrudnienia mają przysługiwać od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia:

• wejścia w życie procedowanej ustawy, w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530 z późn. zm.) albo
• określonego w art. 8 procedowanej ustawy, w przypadku pracownika zatrudnionego u pracodawcy niebędącego jednostką sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych, tj. od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia.

Pracodawca od 25 sierpnia 2025 r. zatrudnił absolwenta szkoły wyższej, na czas określony do 31 sierpnia 2026 r. Prawo do pierwszego urlopu cząstkowego (1/12 z wymiaru należnego po przepracowaniu roku) nabędzie on 24 września 2025 r., a prawo do kolejnych, odpowiednio 24 października, 24 listopada i 24 grudnia 2025 r.

Przyjmując, że do stażu urlopowego wliczeniu podlega tylko z tytułu ukończenia szkoły wyższej - 8 lat, w każdym z ww. dni pracownik będzie nabywał prawo do 1,66 dnia urlopu, czyli 13 godzin i 17 minut urlopu.

Z dniem 1 stycznia 2026 r. pracownik nabędzie prawo do urlopu kolejnego w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w tym roku.

Brak jest podstaw prawnych do zaokrąglania wymiaru urlopu cząstkowego. W literaturze przedmiotu prezentowany jest jednak pogląd, że pracodawca może dokonywać zaokrąglenia w ramach realizacji zasady korzyści pracownika. Uznaje się natomiast powszechnie, że w pierwszym roku zatrudnienia, z racji sposobu nabywania prawa do urlopu, nie podlega on planowaniu. Poza tym powinien być udzielany z uwzględnieniem wszystkich pozostałych reguł wykorzystywania.

Na mocy art. 154² K.p., urlopu udziela się w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Przy udzielaniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

Powyższe stosuje się odpowiednio do pracownika, dla którego dobowa norma czasu pracy, wynikająca z odrębnych przepisów, jest niższa niż 8 godzin.

Udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop.

Przyjmujemy, że pracownik z poprzedniego przykładu jest zatrudniony w podstawowym systemie czasu pracy, w organizacji od poniedziałku do piątku i obowiązuje go 8-godzinna norma czasu pracy. Dodatkowo zakładamy, że pracownik zwróci się z wnioskiem o urlop na 29 i 30 września br. Pracodawca udzieli pracownikowi urlopu na cały pierwszy dzień (8 godz.) oraz na część drugiego dnia w wymiarze 5 godzin i 17 minut. W drugim dniu pracownik będzie zobowiązany przepracować 2 godziny i 43 minuty (8 godz. - 5 godz. i 17 min.).

2. Badania kontrolne przed urlopem wypoczynkowym udzielonym pracownikowi bezpośrednio po świadczeniu rehabilitacyjnym

Pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim przez 182 dni, następnie zostało przyznane mu świadczenie rehabilitacyjne na 12 miesięcy, tj. do 25 sierpnia 2025 r. Czy od 26 sierpnia 2025 r. pracownik mógł wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy, nie mając orzeczonej zdolności do pracy?

Pracodawca może udzielić urlopu wypoczynkowego bez orzeczenia lekarskiego po badaniach kontrolnych pracownikowi, który po świadczeniu rehabilitacyjnym stawił się do pracy, zgłosił gotowość jej świadczenia i zawnioskował o wykorzystanie urlopu wypoczynkowego przed jej podjęciem. Tak wynika z jednej z dwóch linii orzeczniczych oraz ze stanowiska inspekcji pracy.

W przypadku niezdolności do pracy trwającej dłużej niż 30 dni, spowodowanej chorobą, pracownik podlega kontrolnym badaniom lekarskim w celu ustalenia zdolności do wykonywania pracy na dotychczasowym stanowisku (art. 229 § 2 zd. 2 K.p.). W sprawie wykonania tego obowiązku przed wykorzystaniem urlopu wypoczynkowego (w tym "w trybie na żądanie", o jakim mowa w art. 167² K.p.) bezpośrednio po absencji spełniającej powyższe warunki są dwie przeciwstawne interpretacje Sądu Najwyższego wyrażone w następujących rozstrzygnięciach:

Komisja Prawna Głównego Inspektora Pracy (KPGIP) w stanowisku z 23 kwietnia 2009 r. (znak KPGIP 2009/04/23) dopuściła udzielanie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po okresie niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni bez przeprowadzania badań kontrolnych. Uzasadniła odroczenie wykonania tych badań do czasu faktycznego podjęcia pracy odmiennymi celami urlopu wypoczynkowego (odpoczynek od pracy) i badań kontrolnych (sprawdzenie zdolności do pracy po chorobie). Zaznaczyła przy tym, że takie rozwiązanie może być zastosowane tylko w przypadku zakończonej niezdolności do pracy wywołanej chorobą. 

KPGIP uznała, że: "Nie może natomiast dotyczyć możliwości udzielania urlopu wypoczynkowego w trakcie trwającej niezdolności do pracy, np. w okresie oczekiwania po upływie okresu zasiłkowego z tytułu choroby na przyznanie świadczenia rehabilitacyjnego albo renty, czy też na okresy między tymi świadczeniami.". W takiej sytuacji obowiązuje art. 165 pkt 1 K.p. o przesunięciu urlopu lub art. 166 pkt 1 K.p. o udzieleniu urlopu w późniejszym terminie.

Także w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa z 25 marca 2024 r. (znak pisma GIP-GBI.0701.43.2024.3) Główny Inspektorat Pracy powołał się na wyrok Sądu Najwyższego z 20 marca 2008 r. (sygn. akt II PK 214/07), w którego uzasadnieniu Sąd sformułował wniosek o znaczeniu uniwersalnym, stwierdzając, że: "(...) »Urlop wypoczynkowy polega na czasowym niewykonywaniu pracy na dotychczasowym stanowisku i już tylko z tego powodu nie można przyjąć, że niezbędnym warunkiem rozpoczęcia urlopu jest przeprowadzenie kontrolnych badań lekarskich. Badania te są niezbędne przed dopuszczeniem do wykonywania pracy, natomiast nieprzeprowadzenie ich przed urlopem nie pozostaje w sprzeczności z istotą urlopu wypoczynkowego (...)«. Wobec powyższego kolejne zwolnienie lekarskie pracownika obejmujące okres przypadający bezpośrednio po urlopie wypoczynkowym nie będzie miało wpływu na wcześniej udzielony urlop wypoczynkowy.".

Wykładnia o braku obowiązku wykonania przez pracownika badań kontrolnych po zakończonej niezdolności do pracy z powodu choroby trwającej dłużej niż 30 dni a przed urlopem wypoczynkowym koresponduje z zakazem dopuszczania do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie (art. 229 § 4 K.p.). W wyroku z 18 grudnia 2002 r. (sygn. akt I PK 44/02, OSNP 2004/12/209) Sąd Najwyższy zauważył, że: "Aktualnym orzeczeniem lekarskim w rozumieniu art. 229 § 4 K.p. jest orzeczenie stwierdzające stan zdrowia pracownika w dacie, w której ma być dopuszczony do pracy. Zachowuje ono aktualność w okresie w nim wymienionym, jednak staje się nieaktualne w przypadku wystąpienia w tym okresie zdarzeń, które mogą wskazywać na zmianę stanu zdrowia pracownika.".

Pracownik może udać się na urlop wypoczynkowy, nie posiadając aktualnego orzeczenia lekarskiego i zwolnienia lekarskiego, skoro urlop nie jest okresem świadczenia pracy. Ważności temu działaniu nie odbierze orzeczenie lekarskie stwierdzające przeciwwskazania do pracy na dotychczasowym stanowisku wydane po badaniu kontrolnym wykonanym po zakończeniu urlopu (por. § 2 ust. 5 w zw. z § 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z dnia 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników..., Dz. U. z 2023 r. poz. 607, dalej rozporządzenia).

Zwracamy uwagę! Niezdolność do wykonywania pracy na stanowisku pracy może być wynikiem czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby. Są to jednak odmienne pojęcia. Pierwsze zamyka drogę do podjęcia zatrudnienia na dotychczasowym stanowisku pracy, pozostawiając pracodawcy:

• możliwość zaoferowania innego stanowiska pracy, na którym pracownik będzie zdolny do świadczenia pracy, zgodnie z orzeczeniem lekarskim,
• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron, wypowiedzeniem (przy braku porozumienia) albo bez wypowiedzenia po upływie okresu ochronnego w rozumieniu art. 53 § 1 pkt 1 K.p.

Drugie uniemożliwia wykonywanie pracy przez okres wskazany w zaświadczeniu lekarskim o niezdolności do pracy z powodu choroby oraz w orzeczeniu lekarza orzecznika ZUS o świadczeniu rehabilitacyjnym i okresie jego pobierania.

Niezdolność do pracy na stanowisku (przeciwwskazania do pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie) stwierdza lekarz, który spełnia warunki określone w § 7 rozporządzenia. Natomiast czasową niezdolność do pracy z powodu choroby (w tym po wyczerpaniu zasiłku chorobowego, gdy dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy) orzeka - co do zasady - upoważniony przez ZUS lekarz, lekarz dentysta, felczer lub starszy felczer, a w określonych okolicznościach (w tym o świadczeniu rehabilitacyjnym) lekarz orzecznik ZUS (art. 54 ust. 1 i art. 18 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

3. Ustalenie okresu wydłużenia części urlopu rodzicielskiego łączonego z pracą na część etatu

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy po wykorzystaniu urlopu macierzyńskiego (20 tyg.) i 8 tygodni urlopu rodzicielskiego, pozostałą część tego urlopu łączy z pracą u dotychczasowego pracodawcy w wymiarze 1/5 etatu. Jak obliczyć ile wynosi wydłużenie urlopu rodzicielskiego?

Pracownicy - rodzice jednego dziecka urodzonego przy jednym porodzie mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania nad nim opieki w wymiarze do 41 tygodni. Z tego wymiaru każdy z nich zachowuje prawo do 9 tygodni urlopu, którego nie mogą przenieść na drugiego rodzica (tzw. nieprzenoszalna część). Urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia. Tak wynika z art. 182^1a § 1 pkt 1, § 4 i art. 182^1c K.p.

Zgodnie z art. 182^1e § 1 K.p., pracownik może łączyć korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą u pracodawcy udzielającego tego urlopu, w wymiarze nie wyższym niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy. W takim przypadku urlopu rodzicielskiego udziela się na pozostałą część wymiaru czasu pracy. Podjęcie pracy następuje na wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej składany przez pracownika w terminie nie krótszym niż 21 dni przed rozpoczęciem wykonywania pracy.

W razie łączenia urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy, wymiar tego urlopu ulega wydłużeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu lub jego części, nie dłużej jednak niż do:

• 82 tygodni - w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie,
• 86 tygodni - w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie (art. 182^1f § 1 K.p.).

Okres, o który urlop rodzicielski ulega wydłużeniu, odpowiada iloczynowi liczby tygodni, przez jaką pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu i wymiaru czasu pracy wykonywanej przez pracownika w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego. Jeśli łączenie korzystania z urlopu z wykonywaniem pracy odbywa się tylko przez część urlopu rodzicielskiego, proporcjonalne wydłużenie wymiaru tego urlopu następuje wyłącznie w odniesieniu do tej części urlopu rodzicielskiego. Część urlopu rodzicielskiego, o którą urlop został proporcjonalnie wydłużony według podanych zasad, wydłuża część urlopu rodzicielskiego, podczas której pracownik łączył korzystanie z urlopu z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy u pracodawcy udzielającego urlopu (art. 182^1f § 2, 3, 5 K.p.).

Natomiast, w sytuacji gdy pracownik także w wydłużonej części urlopu rodzicielskiego zamierza go łączyć z wykonywaniem pracy w niepełnym wymiarze (co powinno zostać wskazane we wniosku), wymiar tej części urlopu oblicza się, dzieląc długość części urlopu powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia przez różnicę liczby 1 i wymiaru czasu pracy, w jakim pracownik zamierza łączyć korzystanie z tej części urlopu z wykonywaniem pracy (art. 182^1f § 7 K.p.).

W obydwu przypadkach gdy powstała w wyniku wydłużenia część urlopu rodzicielskiego nie odpowiada wielokrotności tygodnia, jest ona udzielana w dniach, przy czym niepełny dzień pomija się (art. 182^1f § 4 K.p.).

Pracownica zatrudniona w pełnym wymiarze czasu pracy od 15 listopada 2024 r. do 3 kwietnia 2025 r. (20 tyg.) przebywała na urlopie macierzyńskim, od 4 kwietnia do 29 maja 2025 r. (8 tyg.) na urlopie rodzicielskim, a od 30 maja do 29 czerwca 2025 r. korzystała z urlopu wypoczynkowego. Od 30 czerwca do 14 grudnia 2025 r. łączy pozostałą część urlopu rodzicielskiego (24 tyg.) z pracą na 1/5 etatu.

We wniosku o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą pracownica wskazała, iż nie będzie łączyła części urlopu rodzicielskiego powstałej w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu z pracą na część etatu.

Urlop rodzicielski zostanie wydłużony o 4 tygodnie i 5 dni, zgodnie z wyliczeniem: 24 tygodnie łączenia urlopu z pracą x 1/5 etatu = 4,8 tygodnia; 7 dni x 0,8 tyg. = 5,6 dnia, po pominięciu niepełnego dnia - 5 dni. W okresie od 15 grudnia 2025 r. do 16 stycznia 2026 r. pracownica będzie korzystała z proporcjonalnego wydłużenia urlopu rodzicielskiego (4 tyg. i 5 dni), bez łączenia go z pracą.

Zakładamy, że pracownica z poprzedniego przykładu we wniosku o łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą wskazała, że część urlopu rodzicielskiego powstałą w wyniku proporcjonalnego wydłużenia tego urlopu zamierza łączyć z pracą na 1/5 etatu.

Urlop rodzicielski zostanie wydłużony o 6 tygodni, tj. 24 tygodnie łączenia urlopu z pracą x 1/5 etatu = 4,8 tygodnia; 4,8 tyg. : (1 - 1/5 etatu) = 6 tyg. Tym samym urlop rodzicielski łączony z pracą na 1/5 etatu rozpoczęty 30 czerwca 2025 r. zakończy się po 30 tygodniach (24 tyg. + 6 tyg. wydłużenia), tj. 25 stycznia 2026 r.

Zwracamy uwagę! W okresie łączenia urlopu rodzicielskiego z pracą w obniżonym wymiarze czasu pracy (a także w okresie wydłużenia urlopu, gdy jest on łączony z pracą) zmniejszeniu ulega stawka dzienna zasiłku proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym pracownik łączy korzystanie z urlopu rodzicielskiego z pracą (art. 31 ust. 4a ustawy zasiłkowej).