Rozróżnienie i klasyfikacja szkoleń pracowniczych

Jak należy rozróżniać szkolenia, w których pracownik brał udział w godzinach pracy na podstawie art. 94¹³ i art. 103¹ K.p.? Czy pracodawca postąpiłby prawidłowo stosując art. 103¹ K.p. tylko wobec szkoleń, w których pracownik bierze udział dobrowolnie?

Do rozróżnienia szkoleń odbywanych przez pracownika należy stosować treść art. 94¹³ i art. 103¹ K.p. oraz pomocniczo interpretacje do tych przepisów, pamiętając, że nie mają one mocy wiążącej. Odpowiadając na drugie pytanie, trzeba stwierdzić, że dobrowolność uczestniczenia przez pracownika w szkoleniu nie jest wystarczającym kryterium, które pozwala stosować wyłącznie art. 103¹ K.p. z pominięciem art. 103⁶ i art. 94¹³ K.p.

1.1. Definicja podnoszenia kwalifikacji zawodowych

Według art. 103¹ § 1 K.p., podnoszenie kwalifikacji zawodowych to zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Przyjmuje się, że chodzi w nim o jakiekolwiek kwalifikacje zawodowe, które mogą przydać się pracownikowi w przyszłości (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk, C.H. Beck 2025, kom. do art. 103¹). Istnieją też odmienne poglądy, które z racji ich mniejszościowego charakteru pomijamy.

Szerokie rozumienie "podnoszenia kwalifikacji zawodowych" powoduje, że to pojęcie obejmuje różne rodzaje kształcenia, bez względu na sposób ich zorganizowania i prowadzenia, czyli formy szkolne (np. szkołę średnią lub wyższą) i pozaszkolne typu szkolenia, kursy, praktyki zawodowe (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski, dr hab. Krzysztof Walczak, C.H. Beck 2024, kom. do art. 103¹). Co istotne, art. 103⁶ K.p. pozwala pracownikom zdobywać lub uzupełniać wiedzę i umiejętności na innych zasadach niż podnoszenie kwalifikacji zawodowych w trybie art. 103¹-103⁵ K.p. Ten przepis odnosi się przede wszystkim do sytuacji, w których pracodawca: nie wie, że pracownik podjął naukę albo dokształcanie, nie otrzyma wniosku pracownika o zgodę na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, nie zainicjuje albo odmówi udzielenia zgody na podnoszenie kwalifikacji zawodowych, zgodzi się na kształcenie na warunkach odmiennych niż określone w art. 103¹-103⁵ K.p.

1.2. Definicja szkoleń zawodowych

Przepisy prawa nie definiują "szkoleń zawodowych". W ten sposób nazywa się szkolenia podlegające obowiązującemu od 26 kwietnia 2023 r. przepisowi art. 94¹³ K.p., który stosuje się, gdy:

• obowiązek pracodawcy do przeprowadzania szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku wynika z postanowień układu zbiorowego pracy, lub innego porozumienia zbiorowego, lub z regulaminu, lub przepisów prawa, lub umowy o pracę,
• pracownik odbywa szkolenie na podstawie polecenia przełożonego.

W stanowisku z 5 września 2023 r. będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa MPiPS stwierdziło, że: "(...) art. 94¹³ K.p. nie dotyczy umów o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, które uregulowane są w art. 102 i następnych K.p. (rozdział III. Kwalifikacje zawodowe pracowników).". Jednak nie wszyscy eksperci zgadzają się z tym poglądem z uwagi na brak podstaw w przepisach prawa oraz uzasadnienie do nowelizacji wprowadzającej art. 94¹³ K.p., które wprost przewiduje stosowanie art. 103¹-103⁵ K.p. do szkoleń zawodowych, spełniających wymagania dla podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Rozstrzygnięcie tego zagadnienia pozostaje zatem w gestii pracodawcy, np. poprzez zapis w umowie szkoleniowej o braku:

• postanowień w: układzie zbiorowym pracy, innym porozumieniu zbiorowym, regulaminie, przepisach prawa lub umowie o pracę o obowiązku pracodawcy przeprowadzenia szkoleń pracowników niezbędnych do wykonywania określonego rodzaju pracy lub pracy na określonym stanowisku,
• polecenia przełożonego w kwestii odbycia szkolenia przez pracownika.

Taki zapis wyklucza podleganie szkolenia pod art. 94¹³ K.p.

1.3. Zasady przyjmowane przy klasyfikacji szkoleń

Dokonując klasyfikacji szkolenia, pracodawca powinien wziąć pod uwagę następujące zasady oraz konsekwencje zaliczenia go do danej kategorii:

1.4. Wynagrodzenie pracownika w razie uczestnictwa w szkoleniu

Szkolenia podlegające pod art. 103⁶ K.p. nie uprawniają pracownika do żadnej gratyfikacji płacowej w zamian za uczestnictwo w nich. Zatem kwalifikacja szkolenia do tej kategorii zwalnia pracodawcę z pytania z wypłaty wynagrodzenia. Jeżeli natomiast zaliczy on szkolenie do podnoszenia kwalifikacji zawodowych (pkt 1 tabeli), wówczas:

• za czas urlopu szkoleniowego i zwolnień od pracy nalicza pracownikowi wynagrodzenie na zasadach obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, z tym że składniki stałe i zmienne przyjmuje z miesiąca, w którym pracownik skorzystał z "wolnego" (art. 103¹ § 3 K.p. w zw. z § 5 ust. 1 rozporządzenia o wynagrodzeniu),
• za czas szkolenia w trakcie rozkładowych godzin pracy pracownika nie dokonuje przeliczenia należnego pracownikowi wynagrodzenia za miesiąc, w którym kształcenie miało miejsce, gdyż mieści się ono w nominalnym wymiarze czasu pracy (ustalonym zgodnie z art. 130 K.p.),
• za czas szkolenia przypadający na pozarozkładowe godziny pracy pracownika nie dokonuje żadnego rozliczenia płacowego (opcja 1) albo dokonuje rozliczenia zgodnie z regułami obowiązującymi odpowiednio dla pracy w godzinach nadliczbowych, dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciotygodniowego tygodnia pracy albo w niedzielę, zgodnie z art. 151¹-151³ i art. 151¹¹ § 1 pkt 1 i § 2 K.p. (opcja 2).

W ostatnim myślniku alternatywa postępowania jest konsekwencją dwóch stanowisk dotyczących zaliczania czasu szkolenia do czasu pracy. Pierwsze zakłada, że w czasie pracy uwzględnia się tylko czas szkolenia pokrywający się z godzinami pracy, zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy (opcja 1 w myślniku). Według drugiego, włącza się do niego również czas szkolenia poza normalnymi godzinami pracy, jeżeli kształcenie jest niezbędne do wykonywania pracy lub podnosi kwalifikacje wymagane dla danego rodzaju pracy lub na zajmowanym przez pracownika stanowisku (por. wyrok SN z 25 stycznia 2005 r., sygn. akt I PK 144/04, OSNP 2005/17/265) - opcja 2 w myślniku.

Szkolenie zawodowe odbywane w i po godzinach pracy zalicza się do czasu pracy pracownika (art. 94¹³ K.p.). Za naruszenie tej zasady grozi grzywna od 1.000 zł do 30.000 zł (art. 281 § 1 pkt 5d K.p.).

Pracodawca z pytania wypłaca wynagrodzenie bez przeliczeń za miesiąc, w którym pracownik bierze udział w szkoleniu zawodowym w ramach godzin pracy. Wynagrodzenie za szkolenie w pozarozkładowym czasie pracy oblicza zgodnie z regułami obowiązującymi odpowiednio dla pracy w godzinach nadliczbowych, dniu wolnym od pracy z tytułu pięciotygodniowego tygodnia pracy albo w niedzielę.