Zasady i konsekwencje zawierania kolejnej umowy o pracę między tymi samymi stronami

1. Stosunek pracy na podstawie umowy o pracę

Stosunek pracy polega na zobowiązaniu pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym, a pracodawcy - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Powstaje on na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 22 § 1 w zw. z art. 2 K.p.). Oznacza to, że zawarcie każdej umowy o pracę między tym samym pracodawcą i tym samym pracownikiem (dalej łącznie te same strony) tworzy nowy stosunek pracy. Skutek ten występuje:

• bez względu na liczbę zawartych umów o pracę,
• zarówno przy braku przerwy, jak i przy jej wystąpieniu między kolejnymi umowami o pracę.

W wyjaśnieniach dostępnych na stronie internetowej www.pip.gov.pl Państwowa Inspekcja Pracy stwierdziła, że: "(...) Z chwilą zakończenia jednej umowy i zawarcia kolejnej - nawet bezpośrednio, bez dnia przerwy - rozpoczyna się nowy stosunek pracy (...)". Oczywiście przyjmując, że dzień zawarcia umowy i dzień w niej określony jako dzień rozpoczęcia pracy są takie same (por. art. 26 K.p.). Dzień rozpoczęcia pracy może, lecz nie musi być taki sam co dzień zawarcia kolejnej umowy o pracę.

2. Ponowne zatrudnienie w zależności od sposobu ustania poprzedniej umowy o pracę

Kolejna umowa o pracę po rozwiązaniu poprzedniej

Umowę o pracę zawiera się na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony (art. 25 § 1 K.p.). W myśl art. 30 § 1 pkt 1-3 K.p., te trzy rodzaje umów mogą być rozwiązane:

• na mocy porozumienia stron z inicjatywy pracodawcy lub pracownika,
• za wypowiedzeniem złożonym przez pracodawcę lub pracownika,
• bez wypowiedzenia - oświadczenie składa pracodawca w okolicznościach wskazanych w art. 52 K.p. (tzw. zwolnienie dyscyplinarne) i art. 53 K.p. (zwolnienie po upływie okresu ochronnego) lub pracownik w warunkach wskazanych w art. 55 K.p. (m.in. ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków przez pracodawcę).

Natomiast tylko umowy na okres próbny i na czas określony rozwiązują się z upływem czasu, na który zostały zawarte (art. 30 § 1 pkt 4 K.p.). Następuje to automatycznie (z mocy prawa). Pozostałe formy prowadzące do zakończenia umowy o pracę wymagają aktywności pracodawcy lub pracownika i są wyrazem braku chęci do kontynuowania zatrudnienia. Sposób ustania stosunku pracy przekłada się na możliwości zawarcia następnej umowy o pracę, co może mieć miejsce bez żadnej przerwy między kolejnymi umowami albo z przerwą. Nowa umowa o pracę musi być zawarta na piśmie (art. 29 § 2 K.p.) i uwzględniać w swojej treści informacje wymagane przez art. 29 § 1-1¹ K.p., przy czym jej warunki w zakresie wymiaru czasu pracy, rodzaju pracy i miejsca jej wykonywania oraz wynagrodzenia mogą być zupełnie inne niż poprzednio obowiązujące. Stosunek pracy na jej podstawie, jak już wcześniej wspomniano, nawiązuje się w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy.

Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony zawartej do 31 sierpnia 2025 r. Strony wyraziły chęć kontynuowania zatrudnienia, dlatego w dniu 29 sierpnia 2025 r. zawarły nową umowę o pracę na czas określony, z datą rozpoczęcia pracy od 1 września 2025 r. (ostatnią z 3 umów tego rodzaju, nieprzekraczającą łącznie z okresem trwania tej umowy - 33 miesięcy). Dzień 1 września 2025 r. jest dniem powstania nowego stosunku pracy.

Zwracamy uwagę! Nie ma możliwości przedłużenia za porozumieniem zmieniającym okresu trwania umowy zawartej na okres próbny i umowy na czas określony ponad limity wskazane w Kodeksie pracy (por. art. 25 § 2-2³ K.p., art. 25¹ K.p. oraz m.in. postanowienie SN z 18 maja 2022 r., sygn. akt II PSK 298/21).

Ponowne nawiązanie stosunku pracy po wygaśnięciu umowy o pracę

Wszystkie rodzaje umów o pracę wygasają na zasadach określonych w art. 63-66 K.p. W razie śmierci pracodawcy dotychczasowy stosunek pracy pracownika będzie jednak kontynuowany, jeżeli:

• nastąpi przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę w trybie art. 23¹ K.p.,
• został ustanowiony zarząd sukcesyjny - zasadniczo wraz z wygaśnięciem tego zarządu wygasa umowa o pracę z pracownikiem, chyba że przed tym dniem nastąpiło przejęcie pracownika przez nowego pracodawcę na podstawie art. 23¹ K.p.,
• osoba uprawniona do podejmowania czynności zachowawczych zawrze z pracownikiem pisemne porozumienie w sprawie kontynuacji zatrudnienia na dotychczasowych zasadach do czasu ustanowienia zarządu sukcesyjnego lub wygaśnięcia uprawnienia do jego powołania (art. 13-14 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw, Dz. U. z 2021 r. poz. 170); gdy takie porozumienie osiąga zarządca sukcesyjny i pracownik, zatrudnienie trwa do czasu wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego; w każdym z powyższych przypadków strony porozumienia mogą uzgodnić wcześniejszy termin rozwiązania stosunku pracy.

Zarząd sukcesyjny jest zobligowany zatrudnić pracownika, którego stosunek pracy wygasł z powodu śmierci pracodawcy, gdy będzie ponownie zatrudniał go w tej samej grupie zawodowej. Musi przy tym zachować poprzednie warunki zatrudnienia. Te obowiązki aktywują się, pod warunkiem że pracownik zgłosi zamiar podjęcia zatrudnienia w ciągu miesiąca od dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.

Ponowne zatrudnienie pracownika ma charakter obowiązkowy w przypadku wygaśnięcia jego umowy o pracę z upływem 3 miesięcy nieobecności pracownika w pracy z powodu tymczasowego aresztowania, gdy spełnione są dwie przesłanki, tj. umorzenie postępowania karnego (wyjątki: umorzenie z powodu przedawnienia albo amnestii, a także warunkowe umorzenie) lub zapadnięcie wyroku uniewinniającego oraz zgłoszenie przez pracownika powrotu do pracy w ciągu 7 dni od uprawomocnienia się orzeczenia (art. 66 K.p.).

3. Rodzaj kolejnej umowy o pracę

Umowa na okres próbny

Te same strony mogą zawrzeć kolejną umowę na okres próbny, ale tylko wtedy, gdy pracownik ma być zatrudniony w celu wykonywania innego rodzaju pracy (art. 25 § 3 K.p.). Dopuszczalne jest to zatem przy innym stanowisku pracy (przy pracach różnych rodzajów) w celu sprawdzenia przydatności pracownika do realizacji innych obowiązków, niż na podstawie poprzedniej umowy na okres próbny (por. wyrok SN z 4 września 2013 r., sygn. akt II PK 358/12, OSNP 2014/5/70). Dotyczy to powtórnego zatrudnienia bez przerwy i z przerwą (bez względu na jej długość).

Pracodawca B zamierza ponownie zatrudnić pracownika, którego przejął od pracodawcy A w trybie art. 23¹ K.p. z dniem 1 maja 2017 r. U pracodawcy A pracował on w okresie od 1 października 2016 r. do 30 kwietnia 2017 r. w ramach dwóch umów terminowych, łącznie przez 7 miesięcy. Ze względu na następstwo prawne pracodawca B może go zatrudnić na okres próbny, pod warunkiem że rodzaj pracy będzie odmienny od wcześniej wykonywanej. Przy takich samych obowiązkach służbowych zawarcie umowy na okres próbny jest wykluczone.

Umowa na czas określony

Łączny okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę zawartej na czas określony między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy (limit czasowy), a łączna liczba umów tego rodzaju nie może przekraczać trzech (limit ilościowy). Tak wynika z art. 25¹ § 1 K.p. Kolejna umowa na czas określony musi mieścić się w tych limitach, a jeśli je przekroczy, to odpowiednio od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia czwartej umowy na czas określony staje się umową bezterminową (art. 25¹ § 3 K.p.).

Powyższe nie dotyczy umowy na czas określony zawieranej na podstawie art. 25¹ § 4 K.p., czyli:

1) w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy,

2) w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

3) w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,

4) w przypadku, gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

O zawarciu umowy wymienionej w pkt 4 wraz ze wskazaniem przyczyn zawarcia takiej umowy pracodawca zawiadamia właściwego okręgowego inspektora pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od dnia jej zawarcia (art. 25¹ § 5 K.p.).

Wspomnijmy, że w limitach 3/33 nie uwzględnia się umów o pracę na okres próbny (por. wyrok SN z 7 lutego 2001 r., sygn. akt I PKN 229/00, OSNP-wkł. 2001/13/8), a także umów na czas określony przedłużonych do dnia porodu w trybie art. 177 § 3 K.p., czyli takich, które rozwiązałyby się po upływie trzeciego miesiąca ciąży (art. 25¹ § 4¹ K.p.).

Generalnie limity 3/33 obowiązują wobec umów na czas określony zawieranych od 22 lutego 2016 r. Jednak wyjątki od tej zasady wprowadził art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1220), dalej ustawy zmieniającej z 2016 r. W efekcie umowę na czas określony trwającą w dniu 22 lutego 2016 r.:

• wlicza się do limitu czasowego za okres przypadający od 22 lutego 2016 r.,
• traktuje się jako pierwszą z limitu ilościowego albo jako drugą, jeżeli została zawarta jako druga w rozumieniu art. 25¹ K.p. w poprzednim brzmieniu, czyli bezpośrednio po poprzedniej umowie na czas określony lub w ciągu 1 miesiąca od jej rozwiązania.

Przedstawione zasady nie odnoszą się do umów o pracę zawartych na czas określony przed 22 lutego 2016 r., jeżeli rozwiązanie takiej umowy przypadało po upływie 33 miesięcy i stosunek pracy pracownika podlegał szczególnej ochronie przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę w okresie od dnia wejścia w życie ustawy zmieniającej z 2016 r. do dnia upływu 33 miesięcy. W takim przypadku umowa rozwiązywała się z upływem okresu, na jaki została zawarta (art. 14 ust. 6 ustawy zmieniającej z 2016 r.). Zatem 33-miesięczny okres trwania umowy terminowej zawartej od 22 lutego 2016 r. albo trwającej w tym dniu, minął 21 listopada 2018 r. (por. odpowiedź MRPiPS z 16 lutego 2016 r. na pytanie naszego Wydawnictwa).

Z art. 25¹ § 1 i art. 14 ust. 4 i 6 ustawy zmieniającej z 2016 r. wynika, że te same strony mogą ponownie zawrzeć umowę na czas określony i liczyć limity 3/33 od nowa, jeżeli w okresie od 22 lutego 2016 r. nie łączyła ich tego rodzaju umowa. Nie liczy się od nowa limitów 3/33, gdy:

• w zatrudnieniu na czas określony między tymi sami stronami występuje przerwa (bez względu na powód),
• pomiędzy umowami na czas określony zawartymi między tymi sami stronami istniała innego rodzaju umowa o pracę (np. na czas nieokreślony),
• wskutek przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę stał się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy i następcą prawnym poprzedniego pracodawcy (art. 23¹ § 1 K.p., m.in. uchwała 7 sędziów SN z 28 marca 2013 r., sygn. akt III PZP 1/13, OSNP 2014/4/51 oraz odpowiedź MRiPS z 20 stycznia 2021 r. na pytanie naszego Wydawnictwa).

Umowa na czas nieokreślony

Umowa na czas nieokreślony może zostać zawarta między tymi sami stronami po umowie na okres próbny i/lub umowie/umowach na czas określony. Nie ma jednak przeszkód, aby strony od razu zawarły ten rodzaj umowy o pracę bez poprzedzania jej umową terminową.

Pracodawca zatrudniał pracownika w ramach jednej umowy na czas określony trwającej od 1 stycznia 2016 r. do 21 listopada 2018 r. Obecnie chciałby ponownie nawiązać z nim stosunek pracy. Strony mogłyby zawrzeć umowę na okres próbny, jeżeli rodzaj wykonywanej pracy będzie inny niż poprzednio wykonywanej. Jeśli nie, to zatrudnienie tego pracownika będzie możliwe wyłącznie na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony.

4. Obowiązki pracodawcy przy ponownym nawiązaniu stosunku pracy

Nawiązanie nowego stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę uruchamia pewne obowiązki po stronie pracodawcy. Zestawienie najważniejszych z nich wraz ze zwolnieniem z ich wykonywania przedstawia poniższa tabela.

Obowiązki pracodawcy związane z kolejną umową o pracę przedstawiamy w tabeli:

5. Skierowanie na badania lekarskie przy ponownym zatrudnieniu pracownika

Na mocy art. 229 § 4 K.p. pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do wykonywania pracy na określonym stanowisku w warunkach pracy opisanych w skierowaniu na badania lekarskie. Orzeczenie jest aktualne w okresie w nim wymienionym, jeżeli stan zdrowia pracownika w dniu dopuszczenia do pracy pozwala mu ją podjąć (por. wyroki SN: z 18 grudnia 2002 r., sygn. akt I PK 44/02, OSNP 2004/12/209 i z 13 kwietnia 2017 r., sygn. akt I PK 146/16).

W uzasadnieniu postanowienia z 15 marca 2023 r. (sygn. akt I USK 173/22) Sąd Najwyższy przypomniał, że: "(...) Spoczywający zarówno na pracowniku (art. 211 pkt 5 K.p.), jak i na pracodawcy (art. 229 § 4 K.p.) obowiązek przeprowadzania wstępnych badań lekarskich stanowi jedną z podstawowych prawnych gwarancji, która służyć ma skutecznej ochronie zdrowia pracownika, jako podstawowego dobra osobistego każdego człowieka (art. 11¹ w związku z art. 23 K.c. oraz art. 300 K.p.). (...)". W ramach wykonania tego zobowiązania pracodawca kieruje osobę przyjmowaną do pracy na takie badania (art. 229 § 1 pkt 1 K.p.).

Jako "osobę przyjmowaną do pracy" w rozumieniu art. 229 K.p. należy też traktować osobę przyjmowaną ponownie do pracy u tego samego pracodawcy. Zgodnie z art. 229 § 1¹ pkt 1 w zw. z § 4a K.p., wykonanie przez nią badań wstępnych - na podstawie skierowania wystawionego przez pracodawcę - nie będzie konieczne, gdy jest przyjmowana ponownie do pracy u tego samego pracodawcy na to samo stanowisko lub na stanowisko o takich samych warunkach pracy w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy z tym pracodawcą.

6. Staż pracy i jego wpływ na uprawnienia ponownie zatrudnionego pracownika

Staż pracy to powszechne określenie "okresu zatrudnienia", od którego zależą uprawnienia pracownicze. Występuje w formie:

• stażu zakładowego, stanowiącego sumę okresów zatrudnienia pracownika u tego samego pracodawcy; przepisy Kodeksu pracy używają sformułowania "okres zatrudnienia u danego pracodawcy",
• stażu ogólnego, stanowiącego sumę okresów zatrudnienia pracownika u różnych pracodawców, a także tzw. okresów zaliczalnych, czyli niezatrudnieniowych zaliczanych na podstawie konkretnych przepisów do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze, np. czynną służbę wojskową uwzględnianą na mocy art. 301 K.p.; w przepisach Kodeksu pracy określany "okresem zatrudnienia".

Do obydwu rodzajów stażu pracy zalicza się okres rozpoczynający się z dniem nawiązania kolejnego stosunku pracy (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Wojciech Muszalski i dr hab. Krzysztof Walczak, C.H. Beck 2024, kom. do art. 26).

Przepisy powszechne warunkują uprawnienia pracownicze od stażu zakładowego i ogólnego. Tak samo może czynić pracodawca wobec uprawnień nabywanych przez pracowników na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, np. nagroda jubileuszowa w sferze pozabudżetowej. Z tego powodu listy uprawnień zależnych od rodzajów stażu mają charakter otwarty.

Przykładowe uprawnienia zależne od stażu pracy w kontekście ponownego zatrudnienia

7. Uczestnictwo w PPK przy ponownym zatrudnieniu pracownika

Podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia. Nie ma to jednak zastosowania, jeśli osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną (art. 16 ust. 1 i 2 ustawy o PPK). Dotyczy to osób zatrudnionych, które nie ukończyły 55. roku życia. W przypadku osób starszych, tj. które ukończyły 55 lat, ale nie przekroczyły 70. roku życia, przystąpienie do PPK następuje wyłącznie na ich wniosek. Osoba zatrudniona, w imieniu i na rzecz której zawarto umowę o prowadzenie PPK, pozostaje uczestnikiem PPK nawet wówczas, gdy stosunek pracy został zakończony.

W świetle powyższego, w razie ponownego jej zatrudnienia podmiot zatrudniający ponownie nie zawiera w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK, z wyjątkiem, gdy w czasie przerwy w zatrudnieniu tego pracownika nastąpiła zmiana instytucji finansowej, z którą ma zawartą umowę o zarządzanie PPK. Przy ponownym zatrudnieniu uczestnika PPK co do zasady w mocy pozostają także złożone przez niego wcześniej deklaracje, w tym m.in. dotyczącej finansowania wpłaty dodatkowej do PPK oraz deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (o ile w przerwie w zatrudnieniu nie miał miejsca tzw. autozapis do PPK).

8. Rozliczenie dwóch umów o pracę następujących bezpośrednio po sobie

Rozliczenie urlopowe

Zasadniczo pracownik powinien wykorzystać do dnia ustania umowy o pracę przysługujący mu urlop wypoczynkowy. Jeśli nie będzie to możliwe, za całość lub część niewykorzystanego urlopu przysługuje mu ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Pracodawca może nie wypłacać ekwiwalentu, jeżeli wraz z pracownikiem postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej między nimi bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy (art. 171 § 3 K.p.).

W literaturze podkreśla się, że w sytuacji zastosowania art. 171 § 3 K.p.:

• postanowienie o wykorzystaniu urlopu z poprzedniej umowy o pracę może być częścią następnej umowy albo stanowić odrębne porozumienie,
• pracodawca udziela pracownikowi urlopu wypoczynkowego z poprzedniej umowy w okresie obowiązywania kolejnej umowy o pracę,
• za umowę o pracę zawartą między tymi samymi stronami bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy należy uznać umowę zawartą bez dnia przerwy między tymi umowami (por. Kodeks pracy. Komentarz, red. prof. dr hab. Arkadiusz Sobczyk, C.H. Beck 2025, kom. do art. 171).

Dotychczasowa umowa o pracę uległa rozwiązaniu w niedzielę 24 sierpnia 2025 r., a w poniedziałek 25 sierpnia 2025 r. pracownik rozpoczął pracę na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w piątek 22 sierpnia 2025 r. Przed podpisaniem nowej umowy strony zawarły porozumienie o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w czasie trwania nowego stosunku pracy.

Rozliczenie czasu pracy i wynagrodzenia za pracę

Czas pracy i wynagrodzenia z umów o pracę zawieranych bez dnia przerwy należy rozliczyć osobno, nawet jeśli przypadają na ten sam okres rozliczeniowy. Taka interpretacja znajduje się w odpowiedzi Państwowej Inspekcji Pracy dostępnej na stronie internetowej www.pip.gov.pl. Czytamy w niej również, że: "(...) Z art. 151⁶ Kodeksu pracy możemy wywnioskować, że okres rozliczeniowy należy rozpatrywać w kontekście konkretnego stosunku pracy, a nie jako jednolity dla całego zakładu pracy. Z chwilą zakończenia jednej umowy i zawarcia kolejnej - nawet bezpośrednio, bez dnia przerwy - rozpoczyna się nowy stosunek pracy, dla którego należy wyodrębnić osobny fragment okresu rozliczeniowego.

Dlatego przy dwóch umowach w jednym okresie rozliczeniowym trzeba rozdzielić ten okres na dwie części:

• od początku okresu rozliczeniowego do końca pierwszej umowy,
• od początku drugiej umowy do końca okresu rozliczeniowego.

Dla każdej z tych umów należy osobno obliczyć wymiar czasu pracy i porównać go z faktycznie przepracowanymi godzinami. Ewentualne przekroczenia tego wymiaru stanowią pracę w godzinach nadliczbowych w rozumieniu art. 151 § 1 Kodeksu pracy i powinny zostać odpowiednio zrekompensowane - np. w formie dodatku za nadgodziny dobowe lub średniotygodniowe, w zależności od charakteru przekroczeń.

W zakresie wynagrodzenia należy przyjąć, że w przypadku obowiązywania dwóch odrębnych umów o pracę w jednym miesiącu kalendarzowym, wynagrodzenie powinno zostać obliczone oddzielnie dla każdej z nich. Dotyczy to zarówno wynagrodzenia zasadniczego (ustalanego proporcjonalnie do okresu obowiązywania umowy), jak i należnych dodatków z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Podsumowując, w przypadku dwóch umów z tym samym pracodawcą zawartych jedna po drugiej, w ramach jednego okresu rozliczeniowego, każdą z nich należy rozliczać osobno - zarówno pod względem czasu pracy, jak i wynagrodzenia. Przepis art. 151⁶ Kodeksu pracy stosuje się oddzielnie do każdej z tych umów.".

Wydanie świadectwa pracy

Pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy wyłącznie na jego wniosek (złożony w postaci papierowej lub elektronicznej), jeśli nawiązał z nim kolejny stosunek pracy w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania/wygaśnięcia poprzedniego. Musi wziąć pod uwagę, że:

• wniosek może być złożony w każdym czasie i dotyczyć wydania świadectwa pracy dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa pracy,
• na wydanie świadectwa pracy ma 7 dni od dnia złożenia wniosku,
• nie może uzależniać wydania świadectwa pracy od uprzedniego rozliczenia się pracownika z nim (art. 97 § 1¹-1³ K.p.).

9. Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS

Umowa o pracę jest tytułem do obligatoryjnych ubezpieczeń społecznych wszystkich ryzyk oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenia te powstają od dnia nawiązania stosunku pracy i trwają do dnia jego ustania (art. 13 pkt 1 ustawy o sus i art. 69 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 01 10. W przypadku rozwiązania umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu (art. 36 ust. 11 ustawy o sus). W zgłoszeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, w bloku V - "Rozwiązanie/wygaśniecie stosunku pracy/stosunku służbowego" podaje się m.in. kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego. Dane te dotyczą konkretnej umowy o pracę. Dlatego też wydawałoby się, że w przypadku, gdy po rozwiązaniu się umowy o pracę pracodawca z tym samym pracownikiem nawiązuje kolejny stosunek pracy, bez dnia przerwy, to pracodawca powinien wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, a następnie zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z nowej umowy o pracę. W związku z tym nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem do ZUS: Czy w sytuacji, gdy umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązała się z dniem 31 lipca 2025 r., a od 1 sierpnia 2025 r. podpisano z pracownikiem nową umowę o pracę na czas nieokreślony, w której jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 1 sierpnia 2025 r., należało:

• z pierwszej umowy o pracę wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, z datą od 1 sierpnia 2025 r., a następnie
• z drugiej umowy o pracę zgłosić go do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA, z datą od 1 sierpnia 2025 r.?

W dniu 14 sierpnia 2025 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy, że: "Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych oraz wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń w przypadku wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń (...).

W przypadku zawarcia umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej gdy pomiędzy kolejno zawieranymi umowami o pracę nie ma ani jednego dnia przerwy, tytuł do ubezpieczeń jest kontynuowany a ciągłość podlegania ubezpieczeniom nie zostaje przerwana.

Ponadto, w myśl przepisów powołanej ustawy, zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika zawiera m.in. datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (...).

Literalne brzmienie wskazanego wyżej przepisu wskazuje na obowiązek złożenia przez płatnika składek - pracodawcę dokumentu ZUS ZWUA w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zmianie ulegną: tytuł ubezpieczenia oraz rodzaje ubezpieczeń i terminy ich powstania. Wówczas pracodawca jest zobowiązany na bieżąco wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń i zgłosić go do tych ubezpieczeń uwzględniając zmiany (...).

W konsekwencji, w sytuacji, gdy umowa o pracę zawarta na czas określony wygasła z dniem 31 lipca 2025 r., a od 1 sierpnia 2025 r. podpisano z pracownikiem nową umowę o pracę na czas nieokreślony, w której jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 1 sierpnia 2025 r., płatnik składek nie jest zobowiązany do dokonania wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (o ile nie zaszły wcześniej wspomniane zmiany).".