Zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS

Umowa o pracę jest tytułem do obligatoryjnych ubezpieczeń społecznych wszystkich ryzyk oraz ubezpieczenia zdrowotnego. Ubezpieczenia te powstają od dnia nawiązania stosunku pracy i trwają do dnia jego ustania (art. 13 pkt 1 ustawy o sus i art. 69 ust. 1 ustawy zdrowotnej).

Pracodawca zgłasza pracownika do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczeń, z kodem tytułu ubezpieczenia rozpoczynającym się cyframi 01 10. W przypadku rozwiązania umowy o pracę, pracodawca ma obowiązek wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu (art. 36 ust. 11 ustawy o sus). W zgłoszeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń ZUS ZWUA, w bloku V - "Rozwiązanie/wygaśniecie stosunku pracy/stosunku służbowego" podaje się m.in. kod wygaśnięcia/kod trybu rozwiązania stosunku pracy/stosunku służbowego. Dane te dotyczą konkretnej umowy o pracę. Dlatego też wydawałoby się, że w przypadku, gdy po rozwiązaniu się umowy o pracę pracodawca z tym samym pracownikiem nawiązuje kolejny stosunek pracy, bez dnia przerwy, to pracodawca powinien wyrejestrować tę osobę z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, a następnie zgłosić do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA z nowej umowy o pracę. W związku z tym nasze Wydawnictwo zwróciło się z pytaniem do ZUS: Czy w sytuacji, gdy umowa o pracę zawarta na czas określony rozwiązała się z dniem 31 lipca 2025 r., a od 1 sierpnia 2025 r. podpisano z pracownikiem nową umowę o pracę na czas nieokreślony, w której jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 1 sierpnia 2025 r., należało:

• z pierwszej umowy o pracę wyrejestrować go z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA, z datą od 1 sierpnia 2025 r., a następnie
• z drugiej umowy o pracę zgłosić go do ubezpieczeń na druku ZUS ZUA, z datą od 1 sierpnia 2025 r.?

W dniu 14 sierpnia 2025 r. otrzymaliśmy odpowiedź, w której czytamy, że: "Zgodnie z ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych, każda osoba objęta obowiązkowo ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi podlega zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych oraz wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń w przypadku wygaśnięcia tytułu do ubezpieczeń (...).

W przypadku zawarcia umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej gdy pomiędzy kolejno zawieranymi umowami o pracę nie ma ani jednego dnia przerwy, tytuł do ubezpieczeń jest kontynuowany a ciągłość podlegania ubezpieczeniom nie zostaje przerwana.

Ponadto, w myśl przepisów powołanej ustawy, zgłoszenie wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych pracownika zawiera m.in. datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy oraz informację, z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany (...).

Literalne brzmienie wskazanego wyżej przepisu wskazuje na obowiązek złożenia przez płatnika składek - pracodawcę dokumentu ZUS ZWUA w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy.

Wyjątkiem jest sytuacja, gdy zmianie ulegną: tytuł ubezpieczenia oraz rodzaje ubezpieczeń i terminy ich powstania. Wówczas pracodawca jest zobowiązany na bieżąco wyrejestrować pracownika z ubezpieczeń i zgłosić go do tych ubezpieczeń uwzględniając zmiany (...).

W konsekwencji, w sytuacji, gdy umowa o pracę zawarta na czas określony wygasła z dniem 31 lipca 2025 r., a od 1 sierpnia 2025 r. podpisano z pracownikiem nową umowę o pracę na czas nieokreślony, w której jako datę rozpoczęcia pracy wskazano 1 sierpnia 2025 r., płatnik składek nie jest zobowiązany do dokonania wyrejestrowania i ponownego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń (o ile nie zaszły wcześniej wspomniane zmiany).".