Dokumentacja kadrowa

1. Określenie zasad dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę w informacji o warunkach zatrudnienia

Zatrudniamy pracowników w systemie dwu- i trzyzmianowym, a zasady dotyczące organizacji czasu pracy, w tym pracy zmianowej, określa regulamin pracy. Czy pomimo takich postanowień, w informacji o warunkach zatrudnienia należy dodatkowo zamieścić zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę, a jeśli tak, to jak tego dokonać?

Przepisy Kodeksu pracy definiują pracę zmianową jako wykonywanie pracy według ustalonego rozkładu czasu pracy przewidującego zmianę pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni (art. 128 § 2 pkt 1 K.p.). W doktrynie podkreśla się, że: "(...) Określenie pracy zmianowej (§ 2 pkt 1) jest w pełni zrozumiałe dopiero wówczas, gdy interpretuje się je w związku z art. 2 pkt 5 dyrektywy 2003/88. Z tego przepisu dyrektywy wynika, że cechą charakterystyczną pracy zmianowej jest zmiana pracowników na tych samych stanowiskach. Nie jest zatem pracą zmianową praca, w której pracownik zaczyna pracę np. w jednym tygodniu o godzinie 6.00., a w następnym o 7.00. (...)". (por. K. Jaśkowski w: E. Maniewska, K. Jaśkowski, Komentarz aktualizowany do Kodeksu pracy, LEX/el. 2026, art. 128, źródło: SIP Lex). Praca zmianowa jest dopuszczalna bez względu na stosowany system czasu pracy (art. 146 K.p.), a pracownicy objęci taką organizacją czasu pracy mogą pracować w niedzielę i święta (art. 151¹⁰ pkt 3 K.p.). Ponadto w przypadku zmiany pory wykonywania pracy przez pracownika w związku z jego przejściem na inną zmianę, zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy, przepis art. 133 § 2 K.p. dopuszcza skrócenie nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego do nie mniej niż 24 godzin (zagadnienie to omawialiśmy w UiPP nr 10/2024, str. 31).

Zwracamy uwagę! Praca zmianowa jest ściśle związana z organizacją czasu pracy, stąd informacja w tej sprawie powinna być zawarta w aktach wewnątrzzakładowych. Jak bowiem wynika z art. 150 § 1 K.p., rozkłady czasu pracy (podobnie jak systemy czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy) ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Pracodawca zatrudnia specjalistów ds. utrzymania ruchu oraz operatorów produkcji. Zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy wszyscy pracownicy objęci są systemem podstawowym, 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym, a dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypada w sobotę. Przy czym:

• operatorów produkcji obowiązuje organizacja III-zmianowa (I zmiana - 6⁰⁰-14⁰⁰, II zmiana - 14⁰⁰-22⁰⁰ i III zmiana - 22⁰⁰-6⁰⁰),
• specjalistów ds. utrzymania ruchu obowiązuje organizacja II-zmianowa (I zmiana - 7⁰⁰-15⁰⁰, II zmiana - 15⁰⁰-23⁰⁰).

Zgodnie z przedstawionym przykładem, regulamin pracy określa ogólne zasady organizacji czasu pracy pracowników zatrudnionych w systemie zmianowym. Natomiast konkretyzacją tej organizacji wskazującą, w których dniach na którą zmianę będzie planowana ich praca, są harmonogramy czasu pracy. Pracodawca ma obowiązek sporządzać je w postaci papierowej lub elektronicznej i przekazywać pracownikom co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który sporządził dany harmonogram (art. 129 § 3 K.p.). Dodajmy że, postanowienia wewnątrzzakładowe mogą bardziej precyzyjnie określać zasady organizacji pracy zmianowej, w tym również wskazywać zasady dotyczące zmiany pory wykonywania pracy.

Pracodawca zatrudnia konsultantów biura telefonicznej obsługi klienta. Zgodnie z postanowieniami regulaminu pracy pracownicy ci objęci są systemem podstawowym, 1-miesięcznym okresem rozliczeniowym, a dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy przypada w sobotę. Obowiązuje ich organizacja II-zmianowa (I zmiana - 7⁰⁰-15⁰⁰ i II zmiana - 15⁰⁰-23⁰⁰), a przejście ze zmiany (I na II albo II na I) następuje odpowiednio w każdy poniedziałek.

Pomimo postanowień regulaminowych ustawodawca dodatkowo wymaga, aby informacja o warunkach zatrudnienia pracownika zatrudnionego w organizacji zmianowej (przekazywana mu nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia go do pracy), zawierała dodatkowo informację o zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę (art. 29 § 3 pkt 1 lit. f K.p.). Dokument ten należy przekazać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej, przy czym ustawodawca zastrzegł, że wybierając drugą z wymienionych postaci, informacje te muszą być dostępne dla pracownika z możliwością ich wydrukowania oraz przechowywania, a pracodawca musi zachować dowód ich przekazania lub otrzymania przez pracownika (art. 29 § 3⁴ K.p.).

W przypadku, gdy w treści aktu wewnętrznego, np. regulaminu pracy określono zasady dotyczące zmiany pory wykonywania pracy, pracodawca może zamieścić analogiczną treść dotyczącą tych zasad w informacji o warunkach zatrudnienia (patrz przykład 2). Jeżeli natomiast postanowienia wewnątrzzakładowe nie określają takich zasad wprost (nie zawsze jest to możliwe np. z uwagi na specyfikę danej działalności, czy konieczność zapewnienia odpowiedniej liczby pracowników na zmianie), wskazując jedynie ogólne założenia organizacji czasu pracy jak już wspomniano wcześniej, zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę będą wynikały z harmonogramów czasu pracy, bowiem z nich pracownik dowie się w których dniach, na którą godzinę będzie pracował (patrz przykład 1).

Zakładamy, że pracodawca z przykładu 1, w dniu 16 lutego 2026 r. zatrudnił pracownika na stanowisku operatora produkcji. W dniu 18 lutego 2026 r. wręczył pracownikowi informację o warunkach zatrudnienia, której pkt 6 miał następujące brzmienie:

Zakładamy, że pracodawca z przykładu 2 zatrudnił od 2 lutego 2026 r. pracownika na stanowisku konsultanta telefonicznej obsługi klienta w pełnym wymiarze czasu pracy. W dniu 4 lutego 2026 r. przekazał mu informację o warunkach zatrudnienia, w której pkt 6 miał następujące brzmienie:

2. Powiadomienie pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej na elektroniczną

Czy wdrożenie elektronicznej postaci akt osobowych wiąże się z obowiązkiem poinformowania o tym fakcie pracowników? Czy należy dodatkowo poinformować o tym PIP i ZUS?

Zgodnie z art. 94⁹ § 1 pkt 1 K.p., wdrożenie elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej wymaga poinformowania o tym fakcie pracowników. Przepis ten co prawda nie reguluje terminu, w jakim obowiązek ten powinien być wypełniony, ale z praktycznego punktu widzenia wydaje się, że powinno to nastąpić na koniec procesu przygotowującego wdrożenie elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej. Przy czym, dokonując zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, najpierw należy wybrać system informatyczny, w którym będzie ona prowadzona, następnie zeskanować akta osobowe i ewentualnie inną dokumentację pracowniczą, a dopiero na sam koniec procesu poinformować o planowanej zmianie pracowników. Zgodnie z art. 94⁹ § 1 pkt 2 K.p., pracownicy mogą odebrać poprzednią postać dokumentacji pracowniczej, w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę ww. informacji.

Powyższy obowiązek informacyjny nie dotyczy jednak sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się na zakładanie e-teczek tylko dla nowo zatrudnionych pracowników, gdyż w takim przypadku w praktyce nie dochodzi do zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

Planując proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, można go również podzielić na etapy i wdrażać przykładowo co 6 miesięcy kolejną część e-teczek, a co więcej - można w ogóle nie digitalizować dokumentacji pracowniczej byłych pracowników i pozostawić papierowe archiwum.