Powiadomienie pracowników o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej na elektroniczną
Czy wdrożenie elektronicznej postaci akt osobowych wiąże się z obowiązkiem poinformowania o tym fakcie pracowników? Czy należy dodatkowo poinformować o tym PIP i ZUS?
Zgodnie z art. 949 § 1 pkt 1 K.p., wdrożenie elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej wymaga poinformowania o tym fakcie pracowników. Przepis ten co prawda nie reguluje terminu, w jakim obowiązek ten powinien być wypełniony, ale z praktycznego punktu widzenia wydaje się, że powinno to nastąpić na koniec procesu przygotowującego wdrożenie elektronicznej postaci dokumentacji pracowniczej. Przy czym, dokonując zmiany postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną, najpierw należy wybrać system informatyczny, w którym będzie ona prowadzona, następnie zeskanować akta osobowe i ewentualnie inną dokumentację pracowniczą, a dopiero na sam koniec procesu poinformować o planowanej zmianie pracowników. Zgodnie z art. 949 § 1 pkt 2 K.p., pracownicy mogą odebrać poprzednią postać dokumentacji pracowniczej, w terminie 30 dni od dnia przekazania im przez pracodawcę ww. informacji.
Powyższy obowiązek informacyjny nie dotyczy jednak sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się na zakładanie e-teczek tylko dla nowo zatrudnionych pracowników, gdyż w takim przypadku w praktyce nie dochodzi do zmiany postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Planując proces elektronizacji dokumentacji pracowniczej, można go również podzielić na etapy i wdrażać przykładowo co 6 miesięcy kolejną część e-teczek, a co więcej - można w ogóle nie digitalizować dokumentacji pracowniczej byłych pracowników i pozostawić papierowe archiwum.
