Opłacenie zaległych składek ZUS po korekcie dokumentów rozliczeniowych
Pracodawca nieprawidłowo ustalił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne kilku pracownikom, niewliczając do niej składnika wynagrodzenia, który jak się okazało należało oskładkować. W związku z tym dokonał korekty dokumentów rozliczeniowych. W wyniku tego powstała niedopłata składek ZUS. Czy pracodawca może samodzielnie pobrać z bieżącego wynagrodzenia pracowników zaległe składki ZUS? Czy jeśli pracodawca zdecyduje się zapłacić składki, które powinien sfinansować pracownik, to czy będzie to dla pracownika nieodpłatnym świadczeniem podlegającym oskładkowaniu i opodatkowaniu?
Pracownik finansuje część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz w całości składki na ubezpieczenie chorobowe i ubezpieczenie zdrowotne. Pracodawca jako płatnik składek oblicza je, rozlicza i co miesiąc przekazuje do ZUS (wraz ze składkami finansowanymi przez pracownika, które potrąca z jego środków). Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 1, ust. 1b, 2 i 3, art. 17 ustawy o sus oraz art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej.
Jeżeli w wyniku korekty dokumentów rozliczeniowych wystąpi niedopłata składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, całą kwotę niedopłaty ZUS będzie dochodził od płatnika składek (pracodawcy). Po zapłacie tych składek pracodawca może ubiegać się o zwrot części, którą powinien sfinansować pracownik bądź nie dochodzić ich zwrotu. Pracodawca nie może jednak - bez zgody pracownika - pobrać z jego wynagrodzenia zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, które powinien był sfinansować pracownik.
Jak wyjaśniło Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi z 27 sierpnia 2014 r. na pytanie naszego Wydawnictwa: "(...) w przypadku wypłacenia pracownikowi wynagrodzenia za pracę w wyższej niż należna wysokości, np. wskutek błędnego naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne w części finansowanej przez pracownika (ubezpieczonego) - to można uznać, że doszło do bezpodstawnego wzbogacenia pracownika (...). Pracodawca może zwrócić się do pracownika z prośbą o zwrot nadpłaconej kwoty. Nie ma podstaw prawnych, aby w takim przypadku pracodawca samowolnie dokonał potrącenia nadpłaconej kwoty z wynagrodzenia za pracę w kolejnym terminie wypłaty. (...) obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których (pracownik - przyp. red.) ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (art. 409 w związku z art. 410 § 1 K.c. i w związku z art. 300 K.p.). Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy (...).".
Jeżeli pracownik wyrazi zgodę na pobranie z jego wynagrodzenia zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne finansowanych z jego środków, to pracodawca przy obliczaniu zaliczki na podatek, dochód pomniejszy o potrącone składki, z tym że tylko na ubezpieczenia społeczne (art. 32 ust. 4 ustawy o pdof).
W razie gdy pracodawca z własnych środków w całości opłaci zaległe składki ZUS, w tym w części finansowanej przez pracownika, zastosowanie znajduje interpretacja ogólna Ministra Finansów z 30 marca 2023 r. (nr DD3.8203.1.2023), opublikowana w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z dnia 4 kwietnia 2023 r. pod poz. 42. Zgodnie z nią, zapłacenie przez płatnika zaległych składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne za pracowników (także byłych) nie powoduje powstania po ich stronie przychodu w rozumieniu art. 11 ust. 1 ustawy o pdof. Nie stanowi bowiem przysporzenia majątkowego zwiększającego majątek podatnika ani nieodpłatnego świadczenia na jego rzecz. Zapłata tych składek jest zatem dla pracownika neutralna podatkowo i nie powoduje powstania po stronie pracodawcy obowiązków płatnika ani obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 42a ustawy o pdof.
