Dopuszczalność dedykowania danego rodzaju dofinansowania do wypoczynku jednej grupie osób uprawnionych do świadczeń z ZFŚS

1) Pracodawca prowadzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zamierza wprowadzić do regulaminu tego funduszu postanowienie, zgodnie z którym pracownik może otrzymać pomoc w formie "wczasów pod gruszą" (nieudokumentowany wypoczynek we własnym zakresie), a emeryt i rencista - były pracownik - dofinansowanie do udokumentowanych wczasów zorganizowanych. Czy takie działanie będzie dopuszczalne?

W opinii Głównego Inspektoratu Pracy (GIP), ograniczenie dostępu do niektórych świadczeń jest dozwolone tylko z uwagi na specyfikę adresata usługi lub świadczenia. Taka sytuacja nie występuje w przypadku z pytania. Tym samym przypisanie w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej Funduszu) danego świadczenia tylko do jednej grupy osób uprawnionych jest niedopuszczalne. Stanowisko to znajduje potwierdzenie w orzecznictwie i doktrynie.

Status osoby uprawnionej i jego konsekwencje

Grupy osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń z Funduszu wymienia art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.), dalej ustawy o Funduszu. Wskazuje on:

• pracowników i ich rodziny,
• emerytów i rencistów - byłych pracowników (dalej emeryci - byli pracownicy) i ich rodziny, a także
• inne osoby, którym pracodawca przyznał, w regulaminie Funduszu, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu.

Osoby znajdujące się w dwóch pierwszych kategoriach mają prawo do świadczeń z Funduszu na podstawie przepisów ustawy. Postanowienia regulaminu Funduszu nie mogą wyłączyć ani ograniczyć tego uprawnienia. To jednolity i konsekwentny pogląd:

• doktryny - por. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Komentarz, Łukasz Chruściel, C.H.BECK 2015, kom. do art. 2 oraz źródła w nim zawarte; Obowiązki pracodawcy w zakresie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Tworzenie. Odpis podstawowy. Zakres danych osobowych, Maciej Nałęcz, C.H.BECK 2022, część II, pkt 5,
• orzecznictwa sądowego - por. m.in. uchwała SN z 21 lutego 2024 r. (sygn. akt III PZP 3/23), wyrok SR w Człuchowie z 16 czerwca 2020 r. (sygn. akt IV P 133/19) i wyrok SR w Giżycku z 14 listopada 2019 r. (sygn. akt IV P 29/19),
• instytucji urzędowych - por. stanowisko GIP z 23 maja 2019 r. w sprawie gospodarowania środkami ZFŚS (znak GIP-GBI.0701.72.2019.3), dalej stanowisko GIP z 23 maja 2019 r. oraz wyjaśnienia Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej z 17 lutego 2011 r. (znak SPS-023-20599/11).

Formy wypoczynku i ich dokumentowanie

Jednym z rodzajów działalności socjalnej, która może być finansowana z Funduszu, są usługi na rzecz różnych form wypoczynku (art. 2 pkt 1 ustawy o Funduszu). O tym, czy pracodawca będzie je świadczył, w jakich formach i według jakich zasad, powinien rozstrzygać regulamin Funduszu (art. 8 ust. 2 ustawy o Funduszu).

Postanowienia regulaminowe mogą przewidywać, że wypoczynek osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu jest finansowany ze środków Funduszu:

• w całości, jeżeli wypoczynek zorganizuje pracodawca albo na jego zlecenie wyspecjalizowana instytucja (np. biuro podróży czy agencja turystyczna); mogą to być wczasy, wycieczki, rajdy czy wypoczynek o charakterze zdrowotnym (np. pobyt w sanatorium lub ośrodku rehabilitacyjnym),
• w części, gdy organizacją wypoczynku zajmują się we własnym zakresie dorosłe osoby uprawnione (tzw. wczasy pod gruszą) dla siebie i/lub dla dzieci i młodzieży w trybie ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz. U. z 2025 r. poz. 881 z późn. zm.) i jej przepisów wykonawczych.

Reguły dokumentowania dofinansowania do wypoczynku, o którym mowa w myślniku drugim, powinien określać regulamin Funduszu. Zwykle jego postanowienia zobowiązują do składania przez osoby uprawnione wniosków o dofinansowanie oraz dowodów pokrycia wydatków zorganizowanego odpoczynku (np. faktury lub potwierdzenia przelewu). Nie wymagają dokumentowania koszty wczasów pod gruszą.

Z treści pytania wynika, że pracodawca rozważa podział dofinansowania do wypoczynku dorosłych osób uprawnionych na dwie kategorie: wczasów pod gruszą bez obowiązku dokumentowania oraz dofinansowania do zorganizowanej formy wypoczynku z obowiązkiem dokumentowania. 

Takie działanie jest zgodne z ustawą, co potwierdza stanowisko GIP z 11 kwietnia 2011 r. (znak GPP-517-4560-23-1/11/PE/RP), w którym czytamy, że: "(...) regulamin może określać, jakie rodzaje (np. wypoczynek weekendowy, urlopowy, itp.) oraz formy (zorganizowane, niezorganizowane) wypoczynku będą dofinansowane. Może to nastąpić także poprzez określenie minimalnego okresu wypoczynku, jaki będzie podlegać dofinansowaniu, w szczególności poprzez powiązanie z regulacją art. 162 K.p. (...)".

Dopuszczalność wskazanego podziału dofinansowania do wypoczynku nie obejmuje jednak ograniczenia każdej z jego dwóch kategorii wyłącznie do jednej grupy osób uprawnionych, o czym pisze Czytelnik. Takie działanie jest sprzeczne z prawami wynikającymi z ustawowego statusu osoby uprawnionej, co jest poruszane w części "Status osoby uprawnionej i jego konsekwencje".

Kryteria przyznawania dofinansowania do wypoczynku

Według art. 8 ust. 2 ustawy, zasady i warunki uzyskiwania dofinansowania do wypoczynku muszą być zawarte w regulaminie Funduszu. Ich treść pracodawca uzgadnia z zakładową organizacją związkową (strona związkowa), a w razie jej braku - z pracownikami wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów (strona pracownicza). Przy formułowaniu postanowień regulaminowych strony dysponują dużą swobodą, z tym że muszą uwzględnić:

• tzw. kryterium socjalne (art. 8 ust. 1 ustawy),
• reguły udostępniania i dokumentowania danych osobowych przez osoby uprawnione w celu otrzymania dofinansowania do wypoczynku (art. 8 ust. 1a ustawy),
• zasady przetwarzania przez pracodawcę danych dotyczących ich zdrowia (art. 8 ust. 1b ustawy).

Wspomniane kryterium socjalne to sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Od niego jest uzależnione przyznawanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu, do których należy dofinansowanie do wypoczynku, ponieważ ma indywidualnie określonego adresata (por. m.in. wyrok SN z 3 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08 i wyrok SA w Łodzi z 22 czerwca 2018 r., sygn. akt III AUa 237/18). Wielokrotnie wskazywaliśmy, że jest to jedna z dwóch linii orzeczniczych. Druga zakłada obowiązek stosowania kryterium socjalnego do wszystkich świadczeń finansowanych z Funduszu (por. m.in. dodatek do UiPP nr 4/2025, str. 15-18).

Kryterium socjalnego - jako jedynego ustawowego kryterium - nie można pominąć przy tworzeniu zapisów regulaminowych. Jednak już na etapie jego stosowania część osób uprawnionych może zostać wyłączona z możliwości uzyskania dofinansowania do wypoczynku z powodu niespełniania kryterium dochodowego (forma sprawdzenia materialnej sytuacji, będącej elementem kryterium socjalnego). Definitywnie uniemożliwi skorzystanie z tej formy usług na rzecz wypoczynku emerytom - byłym pracownikom kryterium minimalnego okresu urlopowego, którego dopuszczalność wynika z cytowanego wcześniej stanowiska GIP z 11 kwietnia 2011 r. Jest to dozwolone kryterium pozasocjalne, którego wprowadzenie zapewnia swoboda określania zasad przyznawania świadczeń z Funduszu jako uzupełnienie kryterium socjalnego (por. wyrok SA w Poznaniu z 7 września 2016 r., sygn. akt III AUa 2339/15 oraz stanowisko GIP z 23 maja 2019 r., znak GIP-GBI.0701.72.2019.3).

Inne dozwolone kryterium pozasocjalne stanowi limitowanie podmiotowe. Może być stosowane wobec świadczeń, gdy uzasadnia to ich specyfika albo specyfika adresata. W takim przypadku nie dochodzi do naruszenia zakazu pomijania którejkolwiek grupy osób uprawnionych w dostępie do świadczeń z Funduszu ani nakazu ich równego traktowania. 

Taki pogląd jest zawarty w stanowisku GIP z 23 maja 2019 r. Inspektorat stwierdził w nim, że: "(...) niekiedy dochodzi do limitowania podmiotowego wypłat. Może to jednak nastąpić tylko z uwagi na specyfikę adresata usługi lub świadczenia (np. paczki świąteczne dla dzieci). W innych wypadkach wykluczenie pozostaje w opozycji do art. 2 pkt 1 i 5 ustawy (...)".

Podział dofinansowania, o jakim mowa w pytaniu, nie pozwala na zastosowanie kryterium limitowania podmiotowego. Nie ma bowiem żadnych argumentów za spełnieniem warunków, jakie określił GIP.

2) Pracodawca z poprzedniego pytania zastanawia się również nad rozszerzeniem kręgu osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu o członków rodzin po zmarłych pracownikach. Czy będą oni mieli prawo do otrzymania wszystkich świadczeń, czy można postanowieniem regulaminowym ograniczyć je tylko do jednego świadczenia?

Przyznanie w regulaminie Funduszu statusu osoby uprawnionej do korzystania ze świadczeń Funduszu członkom rodziny zmarłego pracownika jest dobrowolne. Oznacza to, że nie działa tu zasada trwałości i nieograniczonego dostępu do świadczeń z Funduszu przypisana do ustawowego statusu osoby uprawnionej (por. odpowiedź na pytanie 1). W konsekwencji postanowienia regulaminowe mogą:

• wskazywać zakres i maksymalną wysokość świadczeń (np. jedno lub dwa) z Funduszu, o które będą mogli ubiegać się członkowie rodziny zmarłego pracownika jako osoby uprawnione,
• odbierać status osoby uprawnionej.