Wydatki na remont kapitalny silnika samochodu - koszty okresu czy ulepszenie środka trwałego?

Nasza jednostka posiada samochód służbowy zakwalifikowany do środków trwałych. Zamierzamy przeprowadzić remont kapitalny silnika. Czy wydatki poniesione na ten cel możemy zaliczyć bezpośrednio w koszty podstawowej działalności operacyjnej?

W trakcie użytkowania środka trwałego jednostka może ponosić nakłady na jego remont lub ulepszenie. Dla celów bilansowych prawidłowe zakwalifikowanie nakładów poniesionych na środek trwały do remontu lub ulepszenia ma istotne znaczenie ze względu na odmienny sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych. Wydatki uznane za remont zalicza się bowiem bezpośrednio do kosztów podstawowej działalności operacyjnej, natomiast wydatki uznane za ulepszenie zwiększają wartość początkową środka trwałego i odnoszone są w ciężar kosztów poprzez odpisy amortyzacyjne. Przy kwalifikacji nakładów ponoszonych w trakcie użytkowania środka trwałego pomocny może być Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 "Środki trwałe" (KSR nr 11). W pkt 7.20 tego standardu wskazano, iż remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji środków trwałych, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Z kolei wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia, które może polegać na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji i które powoduje, że wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową, mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych przy pomocy ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami (por. art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Co ważne, mimo że niektóre rodzaje remontów mogą wymagać znacznych nakładów lub ich zakres jest znaczący, to nakłady te nie zwiększają wartości użytkowej środka trwałego, gdyż nie zmieniają się jego parametry charakterystyczne oraz parametry techniczne lub użytkowe, także wtedy, gdy do przeprowadzenia remontu wykorzystano nowocześniejsze materiały i części od pierwotnie użytych do budowy środka trwałego.

KSR nr 11 w pkt 7.8 podkreśla, że na kwalifikowanie nakładów ponoszonych w czasie użytkowania środka trwałego - do kosztów bieżących lub na zwiększenie jego wartości początkowej, wpływ wywierają także kryteria określające okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Jeżeli jednostka wyznaczając ten okres uwzględniła, że w jego trakcie poniesie nakłady na odtworzenie (wymianę) istotnych części składowych środka trwałego o krótszym okresie ekonomicznej użyteczności od pozostałych części składowych tego środka trwałego, wówczas nakłady poniesione na takie odtworzenie stanowić będą koszty okresu. Odtworzenie to nie przyczynia się bowiem do wydłużenia pierwotnie przyjętego okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego. Jeżeli jednak jednostka określiła okres ekonomicznej użyteczności środka trwałego na podstawie okresów użytkowania istotnych części składowych, o krótszym okresie ekonomiczniej użyteczności względem pozostałych części składowych, wówczas nakłady na odtworzenie takiej części w toku użytkowania środka trwałego stanowić będą ulepszenie środka trwałego.

W standardzie zaprezentowano sposób kwalifikacji nakładów w zależności od zasad ustalania okresu ekonomicznej użyteczności środka trwałego na przykładzie remontu silnika w samochodzie.

Z pytania wynika, że jednostka przeprowadziła kapitalny remont silnika samochodu. Jeżeli przywróciła w ten sposób wyłącznie pierwotną wartość użytkową samochodu, to wydatki na ten remont powinna zaliczyć do kosztów podstawowej działalności operacyjnej. Uwzględniając powyższe wyjaśnienia można także stwierdzić, iż w księgach rachunkowych nakłady poniesione na wymianę silnika w samochodzie (remont kapitalny) można potraktować jako ulepszenie środka trwałego w sytuacji gdy wymiana ta spowoduje wzrost wartości użytkowej samochodu, a także wtedy gdy jednostka określiła okres ekonomicznej użyteczności samochodu na podstawie okresu użytkowania silnika.