Relacja z dyżuru telefonicznego
1. Jaki jest ostateczny termin na rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych?
W wyniku przeprowadzonej w jednostce rocznej inwentaryzacji ujawniono różnice inwentaryzacyjne. Rokiem obrotowym jednostki jest rok kalendarzowy. Do kiedy należy rozliczyć w księgach rachunkowych te różnice?
| Różnice inwentaryzacyjne należy rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku, na który przypadał termin inwentaryzacji. Ostatecznym terminem rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych za 2023 r., w jednostce, w której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, jest 25 marca 2024 r. |
W myśl art. 27 ust. 2 ustawy o rachunkowości ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Natomiast, jak wyjaśnia pkt 109 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów - na podstawie zatwierdzonego przez kierownika jednostki protokołu z rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych księgowy rozlicza je w księgach rachunkowych, pod datą spisu, nie późniejszą niż ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury. Oznacza to, że konta 24-1/0 "Rozliczenie niedoborów i szkód" oraz 24-1/1 "Rozliczenie nadwyżek" nie powinny na dzień bilansowy, wykazywać sald.
W celu ustalenia granicznego terminu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych w księgach rachunkowych należy wziąć pod uwagę art. 24 ust. 5 pkt 2 ustawy o rachunkowości. W świetle tego przepisu księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bieżąco, jeżeli zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane za rok obrotowy nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym. W jednostce, dla której rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych za 2023 r. wskazane jest dokonać najpóźniej do 25 marca 2024 r.
2. Co może zrobić wierzyciel w przypadku braku odpowiedzi na wezwanie do potwierdzenia salda?
W związku z obowiązkiem inwentaryzacji należności, wysłaliśmy wezwania do potwierdzenia sald do naszych kontrahentów prowadzących księgi rachunkowe. Nie otrzymaliśmy jednak wszystkich odpowiedzi. Jak w takiej sytuacji powinniśmy postąpić?
| Jeżeli kontrahenci prowadzący księgi rachunkowe nie odsyłają odpowiedzi na wysłane przez jednostkę wezwania do potwierdzeń sald, to jednostka w pierwszej kolejności powinna spróbować nakłonić tych kontrahentów do odesłania odpowiedzi, poprzez np. kontakt telefoniczny lub ponowne wysłanie wezwań. W sytuacji gdy takie ponowienie próśb o potwierdzenie sald nie powiedzie się i inwentaryzacja tą drogą okaże się niemożliwa, uzasadnione będzie przeprowadzenie inwentaryzacji niepotwierdzonych należności drogą weryfikacji. |
W myśl art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości, należności inwentaryzuje się drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic. Jest to tzw. metoda potwierdzenia sald. Z kolei z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości wynika, że jeśli inwentaryzacja składników aktywów i pasywów drogą ich spisu z natury lub uzgodnienia w drodze potwierdzenia sald nie była z przyczyn uzasadnionych możliwa, ich inwentaryzacja przeprowadzana jest drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników, tzw. metoda weryfikacji. Metoda ta polega na porównaniu danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników. Również z pkt 8 stanowiska Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami wynika, że jeżeli we wskazanym przez jednostkę terminie kontrahent nie potwierdzi salda należności, a jednostka uzna, że saldo nie może być potwierdzone z przyczyn uzasadnionych, to przeprowadza inwentaryzację należności niepotwierdzonej przez kontrahenta metodą weryfikacji. W stanowisku w sprawie rozrachunków z kontrahentami podkreślono, że ustawa o rachunkowości nie przewiduje stosowania przez jednostkę tzw. milczącego potwierdzenia salda, to jest zamieszczania na wezwaniu do potwierdzenia wysokości salda, że brak odpowiedzi ze strony kontrahenta w terminie wskazanym w wezwaniu zostanie uznany za potwierdzenie kwoty należności wyspecyfikowanej na wezwaniu. Innymi słowy, brak odpowiedzi kontrahenta na wezwanie do potwierdzenia wysokości salda, nawet, gdy jednostka zamieściła na wezwaniu opisaną powyżej klauzulę oznacza, że saldo rozrachunków nie zostało potwierdzone. Trzeba pamiętać, że przeprowadzenie inwentaryzacji należności w drodze weryfikacji będzie uzasadnione dopiero w przypadku, gdy inwentaryzacja drogą potwierdzenia sald okaże się niemożliwa.
3. Jakie dane o stanie rezerw należy wykazać w informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego?
Spółka z o.o. sporządza sprawozdanie finansowe według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości. Jakie informacje o rezerwach powinna wykazać w informacji dodatkowej sporządzanej do tego sprawozdania?
| W informacji dodatkowej do sprawozdania finansowego w ustępie 1 pkt 11 prezentuje się cel utworzenia rezerw, stan na początek okresu, dodatkowe rezerwy utworzone w ciągu okresu (łącznie ze zwiększeniami dotychczasowych rezerw), kwoty wykorzystanych rezerw w ciągu okresu (rozliczonych ze zobowiązaniami), kwoty rezerw niewykorzystanych oraz rozwiązanych w ciągu okresu, a także stan rezerw na koniec okresu. |
W pasywach bilansu sporządzanego według załącznika nr 1 do ustawy o rachunkowości w pozycji B.I. "Rezerwy na zobowiązania" wykazuje się rezerwy na zobowiązania i bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów z wyodrębnieniem:
- rezerw na świadczenia emerytalne i podobne (pozycja B.I.2) - w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, tworzonych na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości, z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe,
- pozostałych rezerw (pozycja B.I.3) - rezerwy tworzone na podstawie art. 35d ustawy o rachunkowości, a także rezerwy w postaci biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów tworzone na podstawie art. 39 ust. 2 pkt 2 tej ustawy (inne niż świadczenia emerytalne i podobne), z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe.
Dane na temat powyższych rezerw należy także wykazać w informacji dodatkowej. Wytyczne na temat tego, jakie informacje jednostka może zaprezentować w ustępie 1 pkt 11 dodatkowych informacji i objaśnień można znaleźć w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 6 "Rezerwy, bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów, zobowiązania warunkowe" (KSR nr 6). Z pkt 5.1 tego standardu wynika, że na informacje jakie jednostka ujawnia o rezerwach oraz biernych rozliczeniach międzyokresowych kosztów wykazywanych w bilansie w pozycji B.I składają się informacje dotyczące:
- celu ich utworzenia,
- stanu na początek okresu,
- dodatkowych rezerw utworzonych w ciągu okresu (łącznie ze zwiększeniami dotychczasowych rezerw),
- kwot wykorzystanych w ciągu okresu (rozliczonych ze zobowiązaniami),
- kwot niewykorzystanych, rozwiązanych w ciągu okresu,
- stanu na koniec okresu.
Ponadto KSR nr 6 w pkt 5.2 zaleca, aby do każdej grupy rezerw oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów lub ich istotnych składowych jednostka ujawniła w informacji dodatkowej informacje wymienione w poniższej tabeli.
| Informacje, jakie według KSR nr 6 należy ujawnić w informacji dodatkowej do każdej grupy rezerw oraz biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów lub ich istotnych składowych | |
| 1. | Krótki opis charakteru obowiązku (zobowiązania) oraz oczekiwanych terminów wynikających z nich wypływów korzyści ekonomicznych |
| 2. | Informacje o wszelkich istotnych niepewnościach co do kwoty i terminu wystąpienia ww. wypływów |
| 3. | Główne założenia, jeżeli jest to zasadne, dotyczące przyszłych zdarzeń, które zostały uwzględnione przy szacowaniu rezerwy |
| 4. | Kwotę wszelkiego zakładanego zwrotu składnika aktywów, w tym ujętą w bilansie |
4. Czy można wydłużyć rok obrotowy sp. z o.o. powstałej z przekształcenia jednoosobowej działalności?
Jednoosobowa działalność gospodarcza z dniem 12 października 2022 r. została przekształcona w spółkę z o.o. Spółka nie sporządziła rocznego sprawozdania finansowego za 2022 r., bowiem połączyła księgi rachunkowe za 2022 r. z księgami za 2023 r., i tym samym wydłużyła rok obrotowy. Czy spółka postąpiła prawidłowo?
| Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. nie oznacza rozpoczęcia działalności przez spółkę przekształconą w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości. W związku z tym spółka z o.o., pomimo jej utworzenia (w wyniku przekształcenia) w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, nie może połączyć ksiąg rachunkowych oraz sprawozdania finansowego za ten okres z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. |
Przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2023 r. poz. 221 ze zm.), może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową, np. spółkę z o.o. (por. art. 551 § 5 K.s.h.). Spółce przekształconej przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego. Stanowi o tym art. 5842 § 1 K.s.h. Spółka z o.o. zobowiązana jest do prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania rocznych sprawozdań finansowych. Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe powinna w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości określić rok obrotowy i wchodzące w jego skład okresy sprawozdawcze. Przez rok obrotowy rozumie się rok kalendarzowy lub inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, stosowany również do celów podatkowych. Rok obrotowy lub jego zmiany określa statut lub umowa, na podstawie której utworzono jednostkę. Jeżeli jednostka rozpoczęła działalność w drugiej połowie przyjętego roku obrotowego, to można księgi rachunkowe i sprawozdanie finansowe za ten okres połączyć z księgami rachunkowymi i sprawozdaniem finansowym za rok następny. W przypadku zmiany roku obrotowego pierwszy po zmianie rok obrotowy powinien być dłuższy niż 12 kolejnych miesięcy (por. art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości).
Możliwość wydłużenia pierwszego roku obrotowego, o której mowa w ww. art. 3 ust. 1 pkt 9 ustawy o rachunkowości, odnosi się do jednostek rozpoczynających działalność, a nie tych, które działalność kontynuują. Nie może mieć więc zastosowania do spółki z o.o. powstałej z przekształcenia. Jak wynika bowiem z art. 29 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zmiana formy prawnej jednostki nie stanowi przeszkody do uznania, że działalność będzie kontynuowana.
Analogiczne stanowisko zajęło Ministerstwo Finansów w piśmie z 8 grudnia 2021 r. będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, w którym czytamy: "(...) zgodnie z art. 29 ust. 3 ustawy o rachunkowości, zmiana formy prawnej jednostki nie stanowi przeszkody do uznania, że działalność będzie kontynuowana (...). Biorąc pod uwagę powyższe, przekształcenie osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą w spółkę z o.o. nie oznacza rozpoczęcia działalności dla spółki przekształconej w rozumieniu przepisów ustawy o rachunkowości (...)".
