Ogólne zasady przechowywania zbiorów księgowych

Przez zbiory księgowe należy rozumieć dokumentację opisującą przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości (o której mowa w art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości), księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Zbiory te należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (por. art. 71 ust. 1 ww. ustawy). Ponadto z ustawy o rachunkowości wynika, że przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych. Co więcej ochrona danych powinna polegać na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (por. art. 71 ust. 2 ww. ustawy). Księgi rachunkowe mogą mieć formę (z zastrzeżeniem art. 13 ust. 2 i 3 ww. ustawy) zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem stosowania ww. rozwiązań. Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia powyższych wymagań, to zapisy te powinny być wydrukowane nie później niż na koniec roku obrotowego. Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku niż wymieniony powyższej jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruków (por. art. 72 ww. ustawy).

Ustawa o rachunkowości wskazuje również, że treść dowodów księgowych może być przeniesiona na informatyczne nośniki danych pozwalające zachować w trwałej i niezmienionej postaci zawartość dowodów. Warunkiem stosowania tej metody przechowywania danych jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych. Powyższa metoda przechowywania nie dotyczy jednak dokumentów odnoszących się do przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki (por. art. 73 ust. 2 ww. ustawy). Zbiory księgowe mogą być przechowywane także poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (por. art. 73 ust. 4 ww. ustawy).

Informacje na temat systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, powinny znajdować się w polityce rachunkowości danej jednostki (por. art. 10 ust. 1 pkt 4 ww. ustawy).