Charakter sprawozdania z działalności i podmioty zobowiązane do jego sporządzenia

Roczne sprawozdania finansowe dostarczają informacji przede wszystkim o stanie finansowym jednostki - o wycenie aktywów, zobowiązań, kapitału własnego, o osiągniętych wynikach finansowych, w większych jednostkach także o kierunkach przepływów pieniężnych. Informacja opisowa jest zawężona do prezentacji polityki rachunkowości, zagrożeń działania w ciągu roku od dnia bilansowego oraz informacji wynikających z zestawu not przewidzianych dodatkowymi informacjami i objaśnieniami. Jakkolwiek w sprawozdaniu finansowym podawane są niezwykle znaczące informacje, publikowane w ustandaryzowanej ustawą o rachunkowości postaci, to jednak brak tam miejsca na spojrzenie przez zarząd na kierowaną jednostkę z szerszej perspektywy. Prawo bilansowe jako miejsce na podanie dodatkowych informacji z perspektywy zarządu jednostki wskazuje dodatkowy element sprawozdawczy, jakim jest sprawozdanie z działalności jednostki.

Art. 49 ustawy o rachunkowości nakłada bowiem na kierownictwo jednostek wskazanych w ust. 1 tego przepisu obowiązek sporządzania - wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym - sprawozdania z działalności. Nie jest to element rocznego sprawozdania finansowego, lecz odrębny dokument towarzyszący takiemu sprawozdaniu, niebędący jednak załącznikiem do niego. Podmiotami, których kierownictwo ma obowiązek przygotowania sprawozdania z działalności są:

• spółki kapitałowe (tj. spółki akcyjne, spółki z o.o. oraz proste spółki akcyjne),
• spółki komandytowo-akcyjne,
• towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych, towarzystwa reasekuracji wzajemnej,
• spółdzielnie,
• przedsiębiorstwa państwowe,
• spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej (zwracamy uwagę na często występujące spółki komandytowe, gdzie jedynym komplementariuszem jest spółka z o.o. - oczywiście zarząd ich komplementariusza ma obowiązek sporządzenia sprawozdania z działalności takiej spółki komandytowej),
• specjalistyczne fundusze inwestycyjnych otwarte, fundusze inwestycyjne zamknięte oraz alternatywne spółki inwestycyjne.

Nie ma wzorca sprawozdania z działalności, a ustawa o rachunkowości określa jedynie minimalny zakres informacji, jaki tam się powinien znaleźć. W przeciwieństwie do sprawozdania finansowego, ma ono zindywidualizowany charakter - o zakresie i formie prezentacji decyduje kierownik jednostki. Mogą się tam znaleźć elementy opisowe, tabele, schematy, odesłania do innych upublicznionych dokumentów, powołania na dane zewnętrze z podaniem źródeł (np. przegląd rentowności na tle innych jednostek z branży). Jego istotę trafnie określono w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 9 "Sprawozdanie z działalności". W myśl pkt 4.4 tego standardu sprawozdanie z działalności jednostki stanowi komentarz jej kierownika zawierający ocenę warunków, wyników i perspektyw działalności jednostki oraz wyjaśnienia umożliwiające zrozumienie specyfiki jej działalności, dokonań i sytuacji. Przedstawia punkt widzenia kierownika jednostki zarówno na wydarzenia okresu objętego sprawozdaniem finansowym, jak i ich skutki w następnych okresach działalności jednostki. Przy okazji zachęcamy do zapoznania się z tym standardem - zawarto tam bowiem szereg wytycznych co do zawartości i sposobu kształtowania treści tego elementu sprawozdawczego oraz powiązań z innymi sprawozdaniami.

Należy podkreślić, iż sprawozdanie z działalności podlega zbadaniu przez biegłego rewidenta w zakresie zgodności jego zawartości z wymogami art. 49 ustawy o rachunkowości (kompletność ujawnienia istotnych informacji), oraz zgodności informacji zawartych w tym sprawozdaniu z badanym sprawozdaniem finansowym. Biegły upewnia się, czy sprawozdanie finansowe nie zawiera istotnego zniekształcenia. Opinia o sprawozdaniu z działalności jest zamieszczana w odrębnej sekcji sprawozdania niezależnego biegłego rewidenta z badania rocznego sprawozdania finansowego.

W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej (np. w pdf) oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Podpisują je wszystkie osoby wchodzące w skład kierownictwa (np. cały zarząd spółki kapitałowej). Sprawozdania z działalności nie podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, chyba że wchodzi w skład kierownictwa podmiotu. Należy pamiętać o złożeniu sprawozdania z działalności w repozytorium dokumentów finansowych - składamy je wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.