Skutki otrzymania korzystnego wyroku sądowego dotyczącego należności objętej odpisem aktualizującym

Jeden z odbiorców jednostki nie uregulował należności z tytułu dostawy towarów. Skierowaliśmy sprawę do sądu, w związku z czym ponieśliśmy wydatki na opłaty sądowe, a na należność główną i odsetki utworzyliśmy odpis aktualizujący. Jak zaksięgować te operacje? W sierpniu 2025 r. otrzymaliśmy prawomocny wyrok sądu orzekający na naszą korzyść należność główną wraz z odsetkami oraz zwrot kosztów procesowych. Odbiorca spłacił całą zasądzoną kwotę. Czy powinniśmy rozwiązać utworzony odpis aktualizujący? Jakich księgowań należy dokonać w związku z tymi zdarzeniami?

Jeżeli jednostka kieruje sprawę na drogę postępowania sądowego, to wówczas kwota wierzytelności staje się roszczeniem i pod datą skierowania sprawy do sądu, należność przeksięgowuje się z konta 20 "Rozrachunki z odbiorcami" na konto 24-6 "Należności dochodzone na drodze sądowej". W odniesieniu do należności dochodzonych na drodze sądowej wskazane jest prowadzić ewidencję analityczną przede wszystkim w podziale na poszczególnych dłużników. Ewidencja księgowa na koncie 24-6 powinna być też okresowo uzgadniana, tj. inwentaryzowana metodą weryfikacji - porównania z dokumentacją prowadzoną przez radców prawnych lub kancelarie prawne obsługujące jednostkę. Warto podkreślić, iż na koncie 24-6 nie ujmuje się wydatków związanych z dochodzeniem tej należności, czyli opłat sądowych, kosztów opinii biegłych, wynagrodzenia radcy prawnego lub adwokata. Tego rodzaju koszty, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, na mocy art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości, zalicza się do pozostałych kosztów operacyjnych, w momencie ich poniesienia.

Jak wynika z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości, nie rzadziej niż na dzień bilansowy należności wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności. Wycena na dzień bilansowy należności od kontrahentów z zachowaniem zasady ostrożności oznacza konieczność zweryfikowania, czy ustalona na dzień bilansowy kwota wymaganej zapłaty, odpowiada na ten dzień realnej wartości należności, tj. wartości możliwej do odzyskania. W przypadku gdy wartość należności możliwa do odzyskania na dzień bilansowy jest niższa od kwoty wymaganej zapłaty, jednostka odpowiednio obniża jej wartość przez dokonanie odpisu aktualizującego. Skierowanie należności na drogę postępowania sądowego zazwyczaj stanowi wystarczający powód do tego, aby na tę należność utworzyć odpis aktualizujący. Należności dochodzone na drodze sądowej najczęściej są bowiem wątpliwe, tzn. istnieje duże prawdopodobieństwo, że zostaną niezapłacone, a co za tym idzie mogą nie przynieść jednostce korzyści ekonomicznych.

Rodzaje należności, które należy objąć odpisami aktualizującymi oraz maksymalną kwotę tych odpisów określa art. 35b ust. 1 ustawy o rachunkowości. Odpisu dokonuje się w wysokości różnicy między kwotą należności a kwotą, której wyegzekwowania się oczekuje. Odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się, na podstawie art. 35b ust. 2 ustawy o rachunkowości, odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych - zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis. Tworząc zatem odpis aktualizujący dokonuje się zapisu po stronie Wn konta 76-1 "Pozostałe koszty operacyjne" lub konta 75-1 "Koszty finansowe", w korespondencji ze stroną Ma konta 28 "Odpisy aktualizujące wartość należności". Co istotne, przy naliczaniu odpisu aktualizującego należy uwzględnić kwotę należności brutto (wraz z należnym VAT) oraz ewentualne odsetki. Warto mieć na uwadze, że ustalając zasady tworzenia odpisów aktualizujących, kierownik jednostki może uwzględnić wytyczne zawarte w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 4 "Utrata wartości aktywów" oraz stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie rozrachunków z kontrahentami.

Z pytania wynika, że jednostka otrzymała prawomocny wyrok sądu orzekający na korzyść tej jednostki należność główną wraz z odsetkami oraz zwrot kosztów procesowych. W momencie uprawomocnienia się wyroku sądowego orzekającego zobowiązanie dłużnika do zapłaty należnego świadczenia na rzecz wierzyciela, należności ujęte do tej pory na koncie 24-6 przestają być sporne i wskazane jest przeksięgować je z powrotem na odpowiednie konta należności. W przypadku gdy jednostka utworzyła na należność dochodzoną na drodze sądowej odpis aktualizujący, o zasądzone na jej rzecz koszty procesowe powinna podwyższyć tę należność oraz odpis aktualizujący (por. art. 35b ust. 1 pkt 4 ustawy o rachunkowości). W sytuacji natomiast, gdyby jednostka nie utworzyła odpisu aktualizującego wartość należności, zasądzone na jej korzyść koszty procesowe powinna zaliczyć odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych.

Odpis aktualizujący wartość należności powinien pozostać w księgach rachunkowych tak długo, jak długo utrzymuje się ryzyko nieściągnięcia tej należności, a należność ta nie jest przedawniona lub umorzona. W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności (tu: uregulowanie należności przez odbiorcę) równowartość całości lub odpowiedniej części uprzednio dokonanego odpisu zwiększa wartość danego składnika aktywów i podlega zaliczeniu odpowiednio do pozostałych przychodów operacyjnych - konto 76-0 lub przychodów finansowych - konto 75-0 (por. art. 35c ustawy o rachunkowości).

W poniższej liście kontrolnej (checkliście) prezentujemy kolejne etapy ujęcia w księgach rachunkowych operacji związanych z dochodzeniem należności na drodze sądowej.

Lp.	Zdarzenia związane z nieuregulowaną należnością		Postępowanie w księgach rachunkowych
1.	Skierowanie należności na drogę postępowania sądowego		Przeksięgowanie należności od odbiorców na należności dochodzone na drodze sądowej
			Utworzenie odpisu aktualizującego na należność główną i na odsetki
2.	Uregulowanie opłat sądowych		Ujęcie opłat w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych
3.	Otrzymanie prawomocnego wyroku na korzyść jednostki wraz z kosztami procesowymi		Przeksięgowanie należności dochodzonych na drodze sądowej z powrotem na należności od odbiorców
			Objęcie kosztów procesowych odpisem aktualizującym
4.	Uregulowanie należności przez dłużnika		Rozwiązanie odpisu aktualizującego utworzonego na należność główną, odsetki i koszty procesowe