Ujęcie w księgach rachunkowych wydatków poniesionych na szkolenia pracowników administracyjnych
Spółka jawna skierowała trzech pracowników działu księgowości na jednodniowe szkolenie z zakresu zmian w przepisach podatkowych. Szkolenie odbyło się w lipcu 2025 r. Spółka prowadzi ewidencję kosztów według rodzajów oraz funkcji (zespół 4 i 5). Jak należy zaksięgować koszt szkolenia oraz czy w takim przypadku wymagane jest rozliczenie międzyokresowe tego kosztu?
| Koszty udziału pracowników w jednodniowym szkoleniu stanowią koszty świadczeń na rzecz pracowników i należy ująć je w księgach rachunkowych jako koszty podstawowej działalności operacyjnej spółki. Z uwagi na fakt, że szkolenie miało charakter jednorazowy i zostało zrealizowane w całości w bieżącym okresie sprawozdawczym, nie ma konieczności dokonywania czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, o których mowa w art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości. |
W ewidencji kosztów rodzajowych wydatki na szkolenia pracowników ujmuje się na koncie 40-5 "Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia", natomiast w przypadku prowadzenia równoległej ewidencji według miejsca powstawania kosztów - w szczególności, jeśli szkolenie dotyczyło pracowników administracyjnych - można ująć je na koncie 55 "Koszty zarządu". W sytuacji gdy szkolenie trwało jeden dzień, wydatek ten spółka może w całości odnieść w ciężar kosztów lipca 2025 r., tj. miesiąca, w którym szkolenie się odbyło i w którym powstał obowiązek jego ujęcia w księgach rachunkowych, zgodnie z zasadą memoriału (por. art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Jeżeli szkolenie jest wieloetapowe i odbywa się w różnych okresach sprawozdawczych obejmujących kilka miesięcy lub lat obrotowych, obowiązkiem spółki jest wówczas rozliczenie wydatku z zastosowaniem czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów. Jak wynika bowiem z art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości, jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Przy czym odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych mogą następować miesięcznie - lub jeśli nie są to dla jednostki istotne wartości - mogą podlegać rozliczeniu w uproszczony sposób. W ramach uproszczeń przewidzianych w art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości, część kosztów szkolenia, która dotyczy bieżącego roku obrotowego, można odnieść jednorazowym zapisem w ciężar kosztów tego roku, a część dotyczącą roku następnego - jednorazowo w styczniu kolejnego roku.
