Dochody z tytułu opłat za wydanie duplikatów świadectw i legitymacji szkolnych w księgach jednostki oświatowej

Jesteśmy samorządową jednostką oświatową (szkołą podstawową). Na jakich kontach księgowych powinniśmy ujmować dochody z tytułu opłat pobieranych za wydanie duplikatu świadectwa i legitymacji szkolnej, jeśli są one gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów, a na jakich, w sytuacji gdy szkoła nie ma takiego rachunku?

Świadectwa i legitymacje szkolne są wydawane przez szkoły nieodpłatnie. Jednak za wydanie duplikatu świadectwa i legitymacji szkolnej pobierana jest opłata. Za wydanie duplikatu świadectwa pobierana jest opłata w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od legalizacji dokumentu, a za wydanie duplikatu legitymacji szkolnej - w wysokości równej kwocie opłaty skarbowej od poświadczenia własnoręczności podpisu. Opłatę wnosi się na rachunek bankowy wskazany przez dyrektora szkoły (por. § 67 rozporządzenia Ministra Edukacji i Nauki z dnia 7 czerwca 2023 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków - Dz. U. poz. 1120 ze zm.).

Ewidencja księgowa opłat pobieranych za wydanie duplikatów świadectw i legitymacji szkolnych w księgach rachunkowych jednostki oświatowej jest różna w zależności od tego czy są one gromadzone na wydzielonym rachunku dochodów, czy na rachunku bieżącym jednostki.

Przypominamy, iż z regulacji zawartych w art. 223 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1483 ze zm.) wynika, iż samorządowe jednostki budżetowe prowadzące działalność określoną w ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe gromadzą na wydzielonym rachunku dochody określone w uchwale przez organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego, pochodzące w szczególności:

1) ze spadków, zapisów i darowizn w postaci pieniężnej na rzecz jednostki budżetowej,

2) z odszkodowań i wpłat za utracone lub uszkodzone mienie będące w zarządzie albo użytkowaniu jednostki budżetowej,

3) z działalności polegającej na świadczeniu usług w ramach kształcenia zawodowego - w przypadku jednostek budżetowych prowadzących kształcenie zawodowe.

Katalog powyższych dochodów jest otwarty. Organ stanowiący jednostki samorządu terytorialnego zobowiązany został do określenia tego katalogu w stosownej uchwale, jak również do określenia m.in. sposobu przeznaczenia tych dochodów - z zastrzeżeniem, że dochody te wraz z odsetkami nie mogą być przeznaczone na finansowanie wynagrodzeń osobowych, a także sposobu i trybu sporządzania planu finansowego dochodów i wydatków nimi finansowanych, dokonywania zmian w tym planie oraz ich zatwierdzania. Wydatki finansowane tymi dochodami mogą być bowiem dokonywane do wysokości kwot zgromadzonych dochodów, w ramach planu finansowego (por. art. 223 ust. 2 i 4 ustawy o finansach publicznych).

Jednocześnie - w myśl przepisów rozporządzenia w sprawie rachunkowości budżetowej - do ewidencji środków pieniężnych (dochodów) gromadzonych na wydzielonym rachunku bankowym państwowych i samorządowych jednostek budżetowych prowadzących działalność oświatową służy konto 132 "Rachunek dochodów jednostek budżetowych". Co istotne, dochody jednostek budżetowych gromadzone na wyodrębnionym rachunku dochodów powinny być księgowane - w zależności od ich charakteru - odpowiednio na kontach 700 "Sprzedaż produktów i koszt ich wytworzenia", 730 "Sprzedaż towarów i wartość ich zakupu", 750 "Przychody finansowe" i 760 "Pozostałe przychody operacyjne". Nie powinny być one - naszym zdaniem - księgowane na koncie 720 "Przychody z tytułu dochodów budżetowych".

Oznacza to, iż dochody z tytułu opłat za wydanie duplikatów świadectw i legitymacji szkolnych gromadzone na wydzielonym rachunku bankowym wskazane jest ewidencjonować w księgach pytającej jednostki jako pozostałe przychody operacyjne (konto 760). Kontem przeciwstawnym w przypadku należności przypisanych z tytułu takich dochodów będzie wówczas konto 201 "Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami".

Natomiast w sytuacji, gdy jednostka nie ma wydzielonego rachunku i dochody z tytułu opłat za wydanie duplikatów świadectw i legitymacji szkolnych gromadzi na rachunku bieżącym, to dochody te powinna odnieść na zwiększenie przychodów z tytułu dochodów budżetowych (konto 720). Przypis należności z tytułu takich dochodów powinien być ujmowany w korespondencji z kontem 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych".

Warto również zaznaczyć, że jeśli wpływy z tytułu opłat, o których mowa w pytaniu, gromadzone są na wydzielonym rachunku bankowym, to nie podlegają one w ciągu roku budżetowego odprowadzeniu na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego, a więc nie przekształcają się po zrealizowaniu kasowym (w momencie ich wpływu na rachunek bankowy) w dochody budżetowe. Natomiast w sytuacji gdy jednostka nie posiada takiego rachunku (lub jeśli dochody tego typu nie zostały wskazane jako źródło dochodów), otrzymane środki stanowią dochody budżetowe i jako takie odprowadzane są na rachunek budżetu jednostki samorządu terytorialnego. Wynika to z art. 11 ust. 1 ustawy o finansach publicznych.