Numer KSeF wpisywany w pliku JPK_KR_PD przy ujmowaniu wyciągu bankowego
Prowadzimy prace dostosowujące nasz system finansowo-księgowy do wymogów sporządzania pliku JPK_KR_PD. Przy dekretowaniu faktur system każdorazowo zamieszcza numer KSeF. Czy na potrzeby sporządzania pliku JPK przy dekretowaniu z wyciągów bankowych wpłat za faktury sprzedaży i zapłat za faktury zakupu konieczne jest wprowadzenie w dekretacji numeru KSeF opłacanej faktury?
| Nie ma obowiązku wpisywania numeru KSeF w przypadku księgowania z wyciągu bankowego dokonanych płatności (wpłaty lub zapłaty). Przy czym, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych, jednostka może wpisać numer KSeF w polu Z_2, oznaczonym jako "Opis dla linii zapisu". |
Jednostki objęte obowiązkiem przekazywania ksiąg rachunkowych w postaci elektronicznej, muszą dostosować prowadzone księgi oraz zakładowe plany kont do wymogów struktury JPK_KR_PD. Zakres dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe, określają właściwe rozporządzenia. Do tych dodatkowych danych zalicza się m.in. numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu KSeF - w przypadku faktury wystawionej przez podmiot prowadzący te księgi.
Przepisy rozporządzeń uszczegóławiają struktury logiczne pliku JPK_KR_PD. Plik ten składa się z siedmiu węzłów, w tym z węzła Dziennik, w skład którego wchodzą:
- pola od D_1 do D_12, przeznaczone do rejestrowania zdarzeń gospodarczych w porządku chronologicznym oraz
- węzeł KontoZapis, zawierający pola od Z_1 do Z_9, dotyczące zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych.
W polu D_12 należy wpisywać numer identyfikujący fakturę lub fakturę korygującą w KSeF. Obowiązek ten dotyczy operacji gospodarczych udokumentowanych fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przy użyciu KSeF przez podmioty składające JPK. W strukturze pliku pole D_12 ma charakter opcjonalny.
Jednak jak wynika z treści odpowiedzi Ministerstwa Finansów na pytanie 138, zamieszczone na stronie www.podatki.gov.pl w zakładkach Podatki dla Przedsiębiorców/JPK/JPK_PD/Pytania i odpowiedzi JPK_PD /Pytania i odpowiedzi merytoryczne:
"(...) jeżeli dane pole w strukturze JPK_KR_PD ma charakter opcjonalny, oznacza to, że może nie wystąpić, ale musi zostać wypełnione, w przypadku zaistnienia konieczności przypisania do niego wartości (...)".
Jeśli więc operacja gospodarcza udokumentowana jest fakturą lub fakturą korygującą wystawioną przy użyciu KSeF, to w polu D_12 należy uzupełnić numer KSeF. Z kolei w węźle KontoZapis zawarte jest pole Z_2 opisane w strukturze jako "Opis dla linii zapisu". Jest to pole obligatoryjne (obowiązkowe), w którym można zamieścić maksymalnie 512 znaków. Pole to obejmuje opis dla linii zapisu, zawierający zrozumiały tekst. Zasadne jest więc, aby treść tego pola jasno wskazywała, czego dotyczy dany zapis, np. numer faktury, nazwę usługi lub towaru, rodzaj opłaty, oznaczenie lity płac itp., nie zaś tylko ogólną formułę, np. PK czy faktura.
Odnosząc się do kwestii poruszonej w pytaniu, wyciąg bankowy nie dokumentuje transakcji zawartej z kontrahentem, a jest jedynie dowodem potwierdzającym zapłatę za nią. W związku z tym brak jest obowiązku wykazywania w polu D_12 danych dotyczących numeru KSeF. Jednostka może jednak przy ujmowaniu w księgach rachunkowych z wyciągów bankowych wpłat za faktury sprzedaży (lub zapłat za faktury zakupu) uzupełnić numer KSeF w polu Z_2, jeśli wynika to z jej techniki dokumentowania zapisów księgowych.
