Obowiązkowy KSeF - dokumentowanie transakcji w świetle najnowszego stanowiska Min. Fin.

Faktura to jeden z podstawowych dokumentów wystawianych w celu udokumentowania sprzedaży towaru/usługi lub otrzymanej zaliczki. Faktura jest dokumentem sformalizowanym, potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego, który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106s ustawy o VAT.

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług dokonywanych przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Co do zasady, fakturę wystawia się zatem, gdy nabywcą towaru/usługi jest podatnik. Obowiązek wystawienia faktury nie dotyczy natomiast sprzedaży zwolnionej z VAT lub sprzedaży dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Podatnik może być jednak w tych przypadkach zobowiązany do wystawienia faktury, jeżeli nabywca wystąpi z takim żądaniem w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość/część zapłaty (nie dotyczy to m.in. usług najmu, dzierżawy itp.).

Przypominamy ponadto, że od 1 lutego/kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. podatnicy, co do zasady, zostali/zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

1.1. Czy podatnik zwolniony z VAT może wystawiać rachunki?

Nałożony na podatników generalny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (od 1 lutego/kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.) wywołał wątpliwości w zakresie samego wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT. Brak obowiązku wystawienia faktury przekłada się bowiem na brak konieczności wdrażania się w ich wystawianie w KSeF, a później ich wystawiania w tym systemie.

Pojawiły się propozycje wystawiania w niektórych sytuacjach rachunków (zamiast faktur). Na takie rozwiązanie zezwolił Dyrektor KIS podatnikowi zwolnionemu podmiotowo z VAT w przypadku usług naprawy pojazdów świadczonych na rzecz podatników (patrz: interpretacja indywidualna z 27 października 2025 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR). Takiego rozwiązania nie zaakceptowało jednak Ministerstwo Finansów (dalej: MF).

W dniu 28 stycznia 2026 r. na konferencji poświęconej KSeF MF wyjaśniło, że podatnicy podatku VAT - także podatnicy zwolnieni z VAT - podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa ta określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który co do zasady podlega (będzie podlegał) wystawieniu przy użyciu KSeF. Tak samo wynika z pisma MF zamieszczonego na stronie internetowej www.skwp.pl. W ostatnim czasie zmieniono także wyjaśnienia zawarte w Podręczniku KSeF 2.0 cz. II pt. "Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF". Najnowsza wersja tego podręcznika jest dostępna na naszej stronie internetowej www.sgk.gofin.pl.

W ww. podręczniku MF podkreśliło, że faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych (w ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej). Zdaniem MF, zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny i zawsze na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. W podręczniku wskazano:

"(...) Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy (art. 15 ustawy).

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Faktury są dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu.

W ustawie przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Z drugiej strony, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji. Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją.

Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną.

Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury.

Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy, więc skoro ustawa określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF.

Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej, w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF. (...)"

Zdaniem MF, rachunki mogą być wystawione:

• w przypadku konieczności udokumentowania czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy (np. transakcji zbycia przedsiębiorstwa),
• czynności wykonywanych przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika,
• przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

W świetle powyższego wystawienie rachunku przez podatnika zwolnionego z VAT należy uznać za nieprawidłowy sposób udokumentowania transakcji.

1.2. Czy usługi najmu prywatnego trzeba dokumentować fakturą?

Wątpliwości w zakresie obowiązku wystawiania faktur dotyczą także najmu prywatnego. Należy podkreślić, że najem prywatny dla celów VAT jest uznawany za działalności gospodarczą. Osoby fizyczne świadczące wyłącznie usługi najmu prywatnego nie mają jednak obowiązku rejestracji jako podatnik VAT czynny, gdyż mogą korzystać z podmiotowego zwolnienia z VAT (na podstawie art. 113 ustawy o VAT, o ile wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240.000 zł). Z kolei zwolnieniem przedmiotowym objęte są usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu (patrz: na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ww. ustawy).

Zgodnie z wyjaśnieniami MF zawartymi w ww. podręczniku KSeF 2.0, w przypadku usług najmu prywatnego, zwolnionych z VAT (podmiotowo lub przedmiotowo), świadczonych na rzecz:

• osoby prywatnej - nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ww. ustawy (dot. najmu na cele mieszkaniowe lub użytkowe); nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie (w KSeF lub poza KSeF - decyzja należy tu do podatnika, gdyż faktury B2C są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w KSeF, ale z możliwością dobrowolnego ich wystawienia w tym systemie),
• podatnika prowadzącego działalność gospodarczą - wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania przez nabywcę usługi na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ww. ustawy (dot. najmu na cele użytkowe); podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10.000 zł - to dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Zaznaczamy, że wprawdzie wyjaśnienia MF dotyczą najmu prywatnego, ale zaprezentowane stanowisko dotyczące dokumentowania powinno być takie samo w przypadku usług najmu (dzierżawy itp.) świadczonych w ramach "typowej" działalności.

1.3. Obowiązek wystawiania faktur - ujęcie tabelaryczne