Czy podatnik zwolniony z VAT może wystawiać rachunki?

Nałożony na podatników generalny obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF (od 1 lutego/kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r.) wywołał wątpliwości w zakresie samego wystawiania faktur przez podatników zwolnionych z VAT. Brak obowiązku wystawienia faktury przekłada się bowiem na brak konieczności wdrażania się w ich wystawianie w KSeF, a później ich wystawiania w tym systemie.

Pojawiły się propozycje wystawiania w niektórych sytuacjach rachunków (zamiast faktur). Na takie rozwiązanie zezwolił Dyrektor KIS podatnikowi zwolnionemu podmiotowo z VAT w przypadku usług naprawy pojazdów świadczonych na rzecz podatników (patrz: interpretacja indywidualna z 27 października 2025 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.657.2025.2.MR). Takiego rozwiązania nie zaakceptowało jednak Ministerstwo Finansów (dalej: MF).

W dniu 28 stycznia 2026 r. na konferencji poświęconej KSeF MF wyjaśniło, że podatnicy podatku VAT - także podatnicy zwolnieni z VAT - podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa ta określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który co do zasady podlega (będzie podlegał) wystawieniu przy użyciu KSeF. Tak samo wynika z pisma MF zamieszczonego na stronie internetowej www.skwp.pl. W ostatnim czasie zmieniono także wyjaśnienia zawarte w Podręczniku KSeF 2.0 cz. II pt. "Wystawianie i otrzymywanie faktur w KSeF". Najnowsza wersja tego podręcznika jest dostępna na naszej stronie internetowej www.sgk.gofin.pl.

W ww. podręczniku MF podkreśliło, że faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych (w ustawie o VAT i Ordynacji podatkowej). Zdaniem MF, zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny i zawsze na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury. W podręczniku wskazano:

"(...) Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy (art. 15 ustawy).

Mając powyższe na uwadze należy stwierdzić, że do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Faktury są dokumentami potwierdzającymi wykonywanie czynności podlegających opodatkowaniu.

W ustawie przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 ustawy lub wydanych do ustawy przepisów wykonawczych. W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. Z drugiej strony, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji. Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją.

Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną.

Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury.

Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy, więc skoro ustawa określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF.

Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej, w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF. (...)"

Zdaniem MF, rachunki mogą być wystawione:

• w przypadku konieczności udokumentowania czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy (np. transakcji zbycia przedsiębiorstwa),
• czynności wykonywanych przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika,
• przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy o VAT.

W świetle powyższego wystawienie rachunku przez podatnika zwolnionego z VAT należy uznać za nieprawidłowy sposób udokumentowania transakcji.