Faktura wystawiona dla osoby fizycznej a nowy wzór PKPiR
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje nowe rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299). W "nowym" wzorze podatkowej księgi określonym w załączniku do ww. rozporządzenia dodano m.in. kolumnę nr 5 - identyfikator podatkowy kontrahenta.
W praktyce podatnicy wystawiają faktury nie tylko na rzecz firm, ale również dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Zapytano Ministerstwo Finansów (dalej: MF), czy w przypadku wystawienia takiej faktury (dla osoby fizycznej niewprowadzającej działalności gospodarczej), podatnik prowadzący PKPiR w ww. kolumnie powinien wpisać numer PESEL kontrahenta.
MF w odpowiedzi z 9 lutego 2026 r. przekazywanej do mediów na zapytania dziennikarzy (ID informacji 678841) odpowiedziało:
"(...) W opisanym przypadku podatnik prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów nie jest obowiązany do wpisania w kolumnie 5 numeru PESEL kontrahenta.
Zgodnie z ust. 5 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w załączniku do rozporządzenia w sprawie PKPiR, kolumny 5-7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych.
Kolumny te podatnik wypełnia więc na podstawie danych zawartych w dowodzie księgowym, którym jest między innymi faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami.
Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy VAT, faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27.
Z przepisu tego wynika więc, że faktura nie musi zawierać nr PESEL kontrahenta, gdyż nie jest to numer, który służy do identyfikacji nabywcy dla potrzeb podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.
W opisanym stanie faktycznym, to jest w sytuacji, gdy podatnik prowadzący księgę wystawia fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie jest on obowiązany do wpisania w kolumnie 5 numeru PESEL kontrahenta (podkreśl. red.)."
