Dokumentowanie nowych okresów zaliczanych do stażu pracy

1) Do tej pory pracodawca (urząd gminy) doliczał do stażu pracy danego pracownika okres pracy za granicą, jeżeli była to praca o charakterze etatowym i została potwierdzona dokumentami. Od 1 stycznia 2026 r. weszły w życie przepisy, które ponownie wskazują okres pracy za granicą jako okres zaliczany do stażu pracy. Jaka jest różnica między poprzednim a aktualnym stanem prawnym? Czy chodzi o to, że teraz takie okresy są potwierdzane zaświadczeniem z ZUS?

Udokumentowany okres pracy za granicą nie jest zupełnie nowym okresem zaliczanym do stażu pracy, przepisy prawa pracy obowiązujące przed 1 stycznia 2026 r. przewidywały bowiem wliczanie takiego okresu do stażu pracy. Jednak wówczas pod pojęciem zatrudnienia za granicą rozumiano takie formy zatrudnienia, które odpowiadały pracy w ramach stosunku pracy. Nowe przepisy wprowadzone przez ustawę z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1423), dalej: ustawę zmieniającą - obowiązujące od 1 stycznia 2026 r. u pracodawców będących jednostką sektora finansów publicznych i od 1 maja br. u pozostałych pracodawców - rozszerzyły to pojęcie na pracę zarobkową świadczoną na innej podstawie niż stosunek pracy (art. 302¹ § 7 K.p.). Pozwala to na zaliczenie do stażu pracy np. okresu prowadzenia działalności gospodarczej za granicą lub pracy w ramach umów o innym charakterze niż umowa o pracę. Natomiast podstawą prawną zaliczenia okresu pracy za granicą na podstawie umowy o pracę (pracy etatowej) jest nadal art. 339 ustawy z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia (Dz. U. z 2025 r. poz. 620 ze zm.).

Należy zaznaczyć, że ZUS nie wydaje zaświadczeń potwierdzających okres pracy za granicą. W takich przypadkach zainteresowany pracownik powinien udokumentować taki okres we własnym zakresie.

Jak wskazano w uzasadnieniu do projektu ustawy nowelizującej, która wprowadziła do Kodeksu pracy art. 302¹ K.p.:

"(...) może to być każdy dokument, który w wiarygodny sposób potwierdza przebycie za granicą u pracodawcy zagranicznego okresu wykonywania innej niż zatrudnienie pracy zarobkowej. Mogą to być przykładowo dokumenty z instytucji ubezpieczeniowych, podatkowych lub zaświadczenie wydane przez zagranicznego pracodawcę. (...)"

2) Pracownik przed podjęciem pracy na etacie przez pewien czas prowadził własną firmę i korzystał z tzw. ulgi na start. Aktualnie przedstawił pracodawcy etatowemu (należącemu do sfery budżetowej) zaświadczenie z ZUS o odprowadzaniu składki zdrowotnej za okres prowadzenia tej działalności. Czy na podstawie takiego zaświadczenia możemy wliczyć ten okres do stażu pracy?

Okresy, w których osoba fizyczna podejmująca działalność gospodarczą nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, zgodnie z art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480 ze zm.), są wliczane do okresu zatrudnienia na podstawie art. 302¹ § 4 pkt 1 K.p. Chodzi tu o okresy korzystania przez przedsiębiorcę z tzw. ulgi na start. Pracodawca powinien więc uwzględnić ww. okres w stażu pracy, przy czym w stażu zakładowym pod warunkiem, że w okresie, który ma być zaliczony, przedsiębiorca świadczył usługi na rzecz pracodawcy, u którego ma nastąpić to zaliczenie.

W przypadku wystąpienia okresu, o którym wspomniano w pytaniu (w którym przedsiębiorca korzystał z tzw. ulgi na start), ZUS wydaje zaświadczenie o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (art. 302¹ § 13 K.p.). Jak wyjaśnił ZUS w tekście zatytułowanym "Stażowe" - nowe regulacje i zaświadczenia od 2026 r." (dostępnym na stronie www.zus.pl.): "(...) Złóż wniosek o zaświadczenie, jeżeli (...) byłeś zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego jako osoba podejmująca działalność gospodarczą, która nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tego tytułu przez pierwsze 6 miesięcy (tzw. ulga na start) (...)." Powyższe zaświadczenie jest dokumentem potwierdzającym wspomniany okres, pozwalającym pracodawcy na zaliczenie go do stażu pracy.

Pracownik zainteresowany wliczeniem okresu wskazanego w art. 3021 K.p. do stażu pracy musi udokumentować ten okres w ciągu 24 miesięcy od wejścia w życie ww. przepisu u danego pracodawcy.

Po upływie 24-miesięcznego okresu na udokumentowanie nowego okresu zaliczalnego - liczonego od 1 stycznia lub 1 maja 2026 r. - pracodawca odmówi jego uwzględnienia, nawet jeśli pracownik przedstawi stosowne dokumenty (art. 5 ust. 3 ustawy zmieniającej).

3) Pracownik zatrudniony na etat w spółce poinformował pracodawcę, że kilka lat temu pracował przez pół roku na podstawie umowy zlecenia. Był wtedy studentem poniżej 26 roku życia. ZUS nie wyda mu zaświadczenia za okres takiej umowy. Czy w takiej sytuacji będziemy musieli po 1 maja br. uwzględnić okres pracy na zleceniu w stażu pracy?

Tak, jeżeli pracownik udokumentuje okres pracy na zleceniu we własnym zakresie. Nie wszystkie nowe okresy zaliczalne, wskazane w art. 302¹ K.p., są dokumentowane zaświadczeniem z ZUS. Dotyczy to m.in. takich nowych okresów zaliczalnych, w których dana osoba nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Chodzi tu np. o okres niepodlegania obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym przez studentów, do ukończenia 26 lat, z tytułu wykonywania pracy na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu.

Jak wskazał ZUS w przytoczonych już wyjaśnieniach:

"(...) ZUS będzie wydawał zaświadczenia tylko za część okresów, które wymienia Kodeks pracy. Są to okresy, kiedy byłeś objęty ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub opłacałeś składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe lub wypadkowe oraz okresy, kiedy byłeś zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego, ponieważ korzystałeś z tzw. ulgi na start. (...)"

Brak zaświadczenia z ZUS nie oznacza automatycznie, że pracodawca nie ma podstaw do zaliczenia danego okresu do stażu pracy. Ma taki obowiązek, jeżeli wymóg uwzględnienia danego okresu wynika z art. 302¹ K.p., a pracownik dostatecznie udokumentuje dany okres (tu: np. umową zlecenia, czy rachunkami do umowy).