Potrącenie wynagrodzenia oraz ryczałtu na jazdy lokalne, nadpłaconych z powodu zwolnienia lekarskiego

Po wypłaceniu pełnego wynagrodzenia (zasadniczego i miesięcznej premii prowizyjnej) oraz pełnego ryczałtu na jazdy lokalne pracownik otrzymał zwolnienie lekarskie z tytułu choroby. Jak ustalić nadpłacone kwoty wynagrodzenia i ryczałtu i czy obie te kwoty możemy potrącić z najbliższej wypłaty?

Pensja pracownika, o której mowa w pytaniu, składa się ze stałego wynagrodzenia zasadniczego oraz premii prowizyjnej rozliczanej w cyklu miesięcznym. Przy obliczaniu kwoty nadpłaconego wynagrodzenia zastosowanie będzie miał § 11 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 2017 r. poz. 927).

Przywołany przepis wyjaśnia, że w celu obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stałej miesięcznej stawce, za przepracowaną część miesiąca, jeżeli pracownik za pozostałą jego część otrzymał wynagrodzenie chorobowe, miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez ilość dni objętych zwolnieniem lekarskim. Tak obliczoną kwotę odejmuje się następnie od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Zasady te mają zastosowanie także wówczas, gdy z tytułu niezdolności do pracy pracownikowi przysługuje zasiłek z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego.

Nie wystąpi tu natomiast konieczność dokonywania takich obliczeń w stosunku do premii prowizyjnej. Pracownik otrzymał ją bowiem w wysokości faktycznie wypracowanej w miesiącu zachorowania - z uwzględnieniem nieobecności spowodowanej pobytem na zwolnieniu lekarskim.

Pracownikowi wypłacono również pełny ryczałt na jazdy lokalne. Żeby obliczyć nadpłaconą kwotę, pracodawca powinien zastosować § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Zgodnie z tym przepisem, kwotę przyznanego pracownikowi ryczałtu na jazdy lokalne zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności w pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Jeżeli zaś chodzi o możliwość potrącenia nadpłaconych kwot, to w stosunku do wynagrodzenia zasadniczego zastosowanie będzie miał art. 87 § 7 Kodeksu pracy (K.p.). Z przepisu tego wynika, że z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za pracę.

Z najbliższej wypłaty pracodawca będzie więc mógł odliczyć pełną kwotę nadpłaconego wynagrodzenia zasadniczego, bez ograniczeń wynikających z Kodeksu pracy dotyczących maksymalnej wysokości potrąceń oraz kwoty wolnej od potrąceń, a także bez konieczności uzyskiwania zgody pracownika na takie potrącenie. Na potrącenie w kolejnych miesiącach zgoda pracownika lub tytuł wykonawczy (w razie braku zgody) będą już wymagane.

Ułatwień wynikających z art. 87 § 7 K.p. pracodawca nie będzie mógł natomiast zastosować wobec kwoty nadpłaconego ryczałtu na jazdy lokalne. Nie jest on bowiem składnikiem wynagrodzenia, a rekompensatą kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. W tym przypadku wymagane będzie uzyskanie pisemnej zgody pracownika (z określeniem konkretnej kwoty i tytułu potrącenia) lub tytułu wykonawczego wystawionego po przeprowadzeniu postępowania sądowego. Wobec tego potrącenia zastosowanie będą miały ograniczenia wynikające odpowiednio z art. 91 lub art. 87-87¹ K.p.