Ogólne zasady dotyczące archiwizacji zbiorów księgowych

Jak już wielokrotnie wskazywaliśmy na łamach naszego czasopisma, sprawozdania finansowe za 2025 r. powinny być już sporządzone, zasadniczo zbadane przez biegłego rewidenta (jeśli taki obowiązek bądź wola stosownego organu wystąpiła) oraz zatwierdzone. Ponadto generalnie w terminie do 15 lipca 2026 r. należało dopełnić obowiązków m.in. w zakresie przekazania sprawozdań do rejestru sądowego (najczęściej KRS), Monitora Sądowego i Gospodarczego (MSiG), czy w przypadku określonych podatników CIT - do Szefa KAS. O obowiązkach w tym zakresie pisaliśmy m.in. w BI nr 19 z 1 lipca br. na str. 65-67.

Ostatnim etapem prac bilansowych za 2025 r. jest odpowiednie zarchiwizowanie dokumentacji rachunkowej dotyczącej zakończonego roku, w tym również zatwierdzonych sprawozdań finansowych.

Należy pamiętać, że procedury archiwizacyjne powinny wynikać z opracowanej na potrzeby danej jednostki dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Zasady te dotyczą m.in. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Do zbiorów księgowych zalicza się politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Dokumenty te trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.