Archiwizacja zatwierdzonych rocznych sprawozdań finansowych za 2025 r.

Roczne sprawozdanie finansowe naszej spółki za 2025 r. zostało zatwierdzone oraz złożone do KRS. Obecnie zamierzamy dokonać archiwizacji sprawozdania. Jak tego dokonać i przez jaki czas należy je przechowywać?

1.1. Ogólne zasady dotyczące archiwizacji zbiorów księgowych

Jak już wielokrotnie wskazywaliśmy na łamach naszego czasopisma, sprawozdania finansowe za 2025 r. powinny być już sporządzone, zasadniczo zbadane przez biegłego rewidenta (jeśli taki obowiązek bądź wola stosownego organu wystąpiła) oraz zatwierdzone. Ponadto generalnie w terminie do 15 lipca 2026 r. należało dopełnić obowiązków m.in. w zakresie przekazania sprawozdań do rejestru sądowego (najczęściej KRS), Monitora Sądowego i Gospodarczego (MSiG), czy w przypadku określonych podatników CIT - do Szefa KAS. O obowiązkach w tym zakresie pisaliśmy m.in. w BI nr 19 z 1 lipca br. na str. 65-67.

Ostatnim etapem prac bilansowych za 2025 r. jest odpowiednie zarchiwizowanie dokumentacji rachunkowej dotyczącej zakończonego roku, w tym również zatwierdzonych sprawozdań finansowych.

Należy pamiętać, że procedury archiwizacyjne powinny wynikać z opracowanej na potrzeby danej jednostki dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości. Zasady te dotyczą m.in. systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.

Do zbiorów księgowych zalicza się politykę rachunkowości, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe. Dokumenty te trzeba przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.

1.2. Okres archiwizacji sprawozdań finansowych

W myśl ustawy o rachunkowości, zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe, odmowa podpisu oraz oświadczenie lub odmowa złożenia oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone, podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.

Natomiast z przepisów Ordynacji podatkowej wynika, że podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej. Generalnie na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Termin ten może ulec zawieszeniu lub przerwaniu, co oczywiście wydłuża okres archiwizacji.

Należy pamiętać, że w art. 70 § 1a ustawy - Ordynacja podatkowa w dodatkowy sposób został określony okres przedawnienia zobowiązań podatkowych z poszczególnych tytułów powstałych w okresie opodatkowania ryczałtem od dochodu spółek, czyli opodatkowanych tzw. estońskim CIT. W takich przypadkach okres 5 lat liczony jest od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego ryczałtu, m.in. od dochodu z tytułu ukrytych zysków, z tytułu wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą, czy dochodu z tytułu nieujawnionych operacji gospodarczych, a także od rozdysponowanego dochodu z tytułu zysku netto.

W sytuacji gdy termin przechowywania dowodów księgowych reguluje kilka aktów prawnych obowiązujących jednostkę, przyjmuje się najdłuższy termin z nich wynikający. Jednostka może również samodzielnie przyjąć dłuższy okres przechowywania niż wskazują przepisy, jeśli wynika to z jej indywidualnych potrzeb.

1.3. Forma przechowywania sprawozdań finansowych

Stosownie do art. 73 ust. 1 i 3 ustawy o rachunkowości, sprawozdanie finansowe za dany rok obrotowy po jego zatwierdzeniu przechowuje się w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Tym samym zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe, sporządzone w postaci elektronicznej, należy przechowywać w tej formie, tj. na nośnikach elektronicznych. Nie ma więc potrzeby drukować papierowej wersji sprawozdania finansowego, gdyż stanowi ona jedynie kopię tego sprawozdania, a nie jego elektroniczny oryginał.

Ustawa o rachunkowości nie precyzuje jednak, jak należy przechowywać e-sprawozdania finansowe. Każda jednostka samodzielnie powinna wdrożyć odpowiednie systemy zabezpieczeń, a ich dobór zależy od wielu czynników, w tym m.in. od sposobu przetwarzania danych przez jednostkę, częstotliwości przetwarzania, ilości przechowywanych danych, poziomu ryzyka, na jakie narażone są dane jednostki, jak również możliwości finansowych i kadrowych poszczególnej jednostki. W art. 71 ust. 2 ustawa o rachunkowości wymaga, aby przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych polegała na:

• stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych,
• doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej,
• systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas niekrótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych,
• zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem.

Należy pamiętać, iż opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, każda jednostka powinna ująć w swojej polityce (zasadach) rachunkowości (por. art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości).