Ustalenie podstawy ekwiwalentu za urlop w razie pracy w dniach wolnych od pracy

Pracownik jest zatrudniony na pełny etat i świadczy pracę w podstawowej organizacji od poniedziałku do piątku po 8 godzin na dobę. Soboty są dla niego dniami wolnymi od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy i obowiązują go jednomiesięczne okresy rozliczeniowe czasu pracy. Pracownik otrzymuje tylko stałe miesięczne wynagrodzenie w kwocie 5.500 zł. Z dniem 8 marca 2024 r. umowa pracownika zostanie rozwiązana w trybie porozumienia stron. Pracownik ma niewykorzystane 7 dni urlopu, za który wypłacimy ekwiwalent urlopowy. Pracownik ten w ciągu 3 miesięcy poprzedzających uzyskanie prawa do ekwiwalentu urlopowego otrzymał 1.047,68 zł zamiast dni wolnych za pracę w dwie wolne soboty (17 i 24 lutego br.). W okresie tych 3 miesięcy miał nominalnie do przepracowania 61 dni, a faktycznie przepracował 62 dni (61 dni - 1 dzień choroby + 2 dni pracy w dniach wolnych). Czy wynagrodzenie za pracę w dni wolne należy przyjąć do podstawy ekwiwalentu? Jeśli tak, to czy przy jej dopełnianiu należy uwzględnić pracę w dniu wolnym?

Zasady ustalania ekwiwalentu urlopowego określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.). Z § 15 powołanego rozporządzenia wynika, że stałe miesięczne składniki przyjmuje się do podstawy ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia do niego prawa.

Z kolei składniki zmienne za okresy nie dłuższe niż miesiąc, z wyjątkiem stałych miesięcznych, wlicza się do podstawy ekwiwalentu w średniej wysokości z 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu.

Natomiast składniki zmienne za okresy dłuższe niż miesiąc uwzględnia się w średniej wysokości wypłaconej w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu. W przypadku gdy pracownik nie przepracował w pełni okresu przyjmowanego do podstawy, podstawa podlega tzw. dopełnieniu. W tym celu należy wynagrodzenie faktycznie wypłacone w przyjmowanym okresie podzielić przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik pomnożyć przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (§ 16 ust. 2 wymienionego rozporządzenia).

W kwestii, jak stosować powołany przepis w sytuacji, gdy pracownik pracował w dniu lub dniach wolnych od pracy w okresie przyjmowanym do podstawy ekwiwalentu urlopowego, wypowiedział się Główny Inspektorat Pracy w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa przesłanej 4 stycznia 2024 r. (znak GIP-GBI.0701-193.2023.3). W piśmie tym GIP stwierdził, że: "(...) Z literalnego brzmienia ww. § 16 ust. 2 rozporządzenia wynika, że mowa w nim o »liczbie dni pracy, za które przysługiwało (...) wynagrodzenie«, tj. zdaniem Departamentu o liczbie dni pracy faktycznie przepracowanych przez pracownika (na którą składają się dni przepracowane przez pracownika zgodnie z ustalonym przez pracodawcę rozkładem czasu pracy, ale także dodatkowe dni pracy, np. w wolne dla pracownika zgodnie z tym rozkładem czasu pracy soboty albo niedziele), a także o »liczbie dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy« - przez którą, zdaniem Departamentu, należy rozumieć liczbę dni pracy, jaką pracownik miał zaplanowaną do przepracowania przez pracodawcę w ww. okresie (powinna ona wynikać z obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy, ustalonego przez pracodawcę) (...)".

Podobnie uznało Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w odpowiedzi na pytanie naszego Wydawnictwa udzielonej dnia 27 lipca 2016 r.