PPK w przypadku przejęcia zakładu pracy

Ustawa o PPK stworzyła nowe możliwości gromadzenia środków dla osób zatrudnionych. PPK to dobrowolny, prywatny system długoterminowego oszczędzania, dostępny dla wszystkich osób zatrudnionych. Jest on tworzony nie przez samego pracownika, lecz wspólnie - przy jednoczesnym udziale pracodawców oraz państwa. Do wdrożenia PPK zobowiązany jest każdy podmiot zatrudniający, który zatrudnia co najmniej jedną osobę zatrudnioną, w imieniu której jest obowiązany zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Co z PPK w przypadku przejęcia pracodawcy? Czy zawarte umowy zachowają ważność, czy trzeba zawrzeć nowe?

Podmiot zatrudniający

Podmiotem zatrudniającym w myśl art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych jest:

a) pracodawca, o którym mowa w art. 3 Kodeksu pracy - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. a) ustawy o PPK, jeżeli posiada NIP lub REGON,

b) nakładca - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. b) ustawy o PPK,

c) rolnicza spółdzielnia produkcyjna lub spółdzielnia kółek rolniczych - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. c) ustawy o PPK,

d) zleceniodawca - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. d) ustawy o PPK, jeżeli posiada numer NIP lub REGON,

e) podmiot, w którym działa rada nadzorcza - w stosunku do osób zatrudnionych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. e) ustawy o PPK,

f) płatnik - jeżeli pracodawca, o którym mowa w lit. a), lub zleceniodawca, o którym mowa w lit. d), nie posiada NIP lub REGON.

Podmioty zwolnione z wdrożenia PPK

Ustawodawca w art. 13 ust. 1 ustawy o PPK przewidział zwolnienia z obowiązku wdrożenia PPK.

Zgodnie z tym przepisem PPK wdrażać nie musi podmiot zatrudniający będący osobą fizyczną, który zatrudnia, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tego podmiotu, osobę fizyczną, w zakresie niezwiązanym z działalnością gospodarczą tej osoby, np. osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą zatrudniająca opiekunkę do dziecka lub pomoc domową.

Ze zwolnienia skorzysta również mikroprzedsiębiorca, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1 Prawa przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236), jeżeli wszystkie osoby zatrudnione złożą podmiotowi zatrudniającemu deklarację o niedokonywaniu wpłat do PPK. Jako mikroprzedsiębiorcę traktuje się przedsiębiorcę, który co najmniej w jednym roku z dwóch ostatnich lat obrotowych spełniał łącznie następujące warunki:

• zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
• osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 mln euro lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 mln euro.

Wyrażone w euro wielkości przelicza się na złote według średniego kursu ogłaszanego przez NBP w ostatnim dniu roku obrotowego wybranego do określenia statusu danego przedsiębiorstwa. Rokiem obrotowym jest zazwyczaj rok kalendarzowy. Może to być też inny okres trwający 12 kolejnych pełnych miesięcy kalendarzowych, który stosowany jest również do celów podatkowych. Średnioroczne zatrudnienie należy ustalić w przeliczeniu na pełne etaty.

Jako pracowników traktuje się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Tak wynika z art. 2 Kodeksu pracy. Statusu pracownika nie posiadają więc osoby wykonujące pracę w oparciu o umowy cywilnoprawne. W obliczeniach nie uwzględnia się też pracowników przebywających na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach ojcowskich, urlopach rodzicielskich, urlopach opiekuńczych i urlopach wychowawczych, a także zatrudnionych w celu przygotowania zawodowego.

Przejęcie zakładu przez nowo powstały podmiot

Nowo powstały przedsiębiorca, dokonując przejęcia na podstawie art. 23¹ Kodeksu pracy, ma obowiązek zawrzeć umowę o zarządzanie PPK oraz umowy o prowadzenie PPK w imieniu przejętych osób spełniających warunki dla uznania ich za osoby zatrudnione w rozumieniu art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK.

Wówczas termin wdrożenia PPK zależy od daty zatrudnienia, czyli w tym przypadku przejęcia, pierwszej osoby zatrudnionej. Od tej chwili bowiem nowo powstały podmiot staje się podmiotem zatrudniającym w rozumieniu ustawy o PPK. Oznacza to, że zastosowanie znajdą tutaj uregulowania art. 16 ustawy o PPK. Stanowi on, że podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK na podstawie deklaracji złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.

Do okresu zatrudnienia wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał osobę zatrudnioną. W przypadku osób wykonujących pracę nakładczą do okresu zatrudnienia wlicza się okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy, jeżeli zmiana pracodawcy nastąpiła na zasadach określonych w art. 23¹ Kodeksu pracy.

Co ważne, nowo powstały podmiot nie może skorzystać ze zwolnienia w zakresie wdrażania PPK poprzez utworzenie Pracowniczego Programu Emerytalnego (PPE). Z uprawnienia tego mogły skorzystać tylko podmioty prowadzące PPE - spełniające wymagania określone w art. 133 ust. 1 ustawy o PPK - w terminach wskazanych w art. 134 ust. 1 ustawy o PPK. Z tym jednak, że jeżeli podmiot przejmujący po wdrożeniu PPK utworzy PPE i będzie odprowadzać składki podstawowe do PPE w wysokości co najmniej 3,5% wynagrodzenia, wówczas w porozumieniu z zakładową organizacją związkową będzie mógł nie finansować wpłat do PPK, od miesiąca następującego po miesiącu, w którym PPE został zarejestrowany przez Komisję Nadzoru Finansowego. Zwolnienie to obejmie wpłaty podstawowe i dodatkowe do PPK za osoby zatrudnione, które przystąpią do PPE. W przypadku, gdy w podmiocie zatrudniającym brak byłoby zakładowej organizacji związkowej, nie będzie on mógł skorzystać z tego rozwiązania.

Przejęcie zakładu pracy przez innego przedsiębiorcę

W myśl regulacji zawartych w art. 23¹ § 1 Kodeksu pracy w razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Pracodawca, który przejął pracowników w tym trybie, staje się następcą prawnym poprzedniego pracodawcy. Z tym że przewidzianą w przywołanym przepisie Kodeksu pracy sukcesją nie są objęte prawa i obowiązki związane z PPK. Tutaj należy odwołać się do art. 9 ust. 2 ustawy o pracowniczych planach kapitałowych. Stanowi on, że w przypadku:

1) nabycia przez podmiot zatrudniający przedsiębiorstwa innego podmiotu zatrudniającego w całości lub jego zorganizowanej części,

2) połączenia podmiotów zatrudniających prowadzących PPK

- podmiot zatrudniający, który nabył przedsiębiorstwo lub jego zorganizowaną część, albo będący podmiotem przejmującym zawiera, w terminie 7 dni od dnia tego nabycia lub połączenia, umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osób zatrudnionych z tą samą instytucją finansową, z którą zawarta została przez ten podmiot zatrudniający umowa o zarządzanie PPK.

Dla zastosowania tego przepisu wystarczające jest, że podmiot zatrudniający, który dokonał nabycia, ma już zawartą umowę o zarządzanie PPK - niezależnie od tego, czy podmiot, którego przedsiębiorstwo bądź zorganizowana część przedsiębiorstwa zostały zbyte, wdrożył PPK. Wówczas podmiot przejmujący ma obowiązek, w tym terminie, zawrzeć umowy o prowadzenie PPK:

• dla przejętych osób zatrudnionych, które legitymują się wymaganym okresem zatrudnienia i nie ukończyły 55. roku życia (chyba że zadeklarowały niedokonywanie wpłat do PPK) oraz
• na wniosek przejętych osób zatrudnionych, które legitymują się wymaganym okresem zatrudnienia i ukończyły 55. rok życia, ale nie ukończyły 70. roku życia.

Wskazany okres zatrudnienia, wymagany dla zawarcia umowy o prowadzenie PPK, ustala się zgodnie z art. 16 ustawy o PPK, tzn. wynosi on maksymalnie 3 miesiące. Zgodnie z wyjaśnieniami PFR, zamieszczonymi na stronie internetowej www.mojeppk.pl, należy przyjąć, że okres 3 miesięcy, o którym mowa w art. 16 ust. 1 ustawy o PPK, oznacza 90 dni.

W przepisach ustawy o PPK nie uregulowano kwestii ważności czy też skuteczności deklaracji o rezygnacji z uczestnictwa w PPK złożonych wcześniejszemu pracodawcy. W przypadku przejęcia warto, aby przejmujący dla zabezpieczenia swoich interesów zwrócił się do pracowników, którzy złożyli pisemne deklaracji o rezygnacji z wpłat do PPK poprzedniemu pracodawcy, o ponowne złożenie takich deklaracji z danymi nowego pracodawcy. Jak czytamy w wyjaśnieniach zamieszczonych na portalu internetowym www.mojeppk.pl: "(...) zgodnie z art. 23 ust. 2 u.p.p.k. (ustawy o PPK - przyp. red.), deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, powinna zawierać m.in. nazwę podmiotu zatrudniającego".

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 4.10.2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz. U. z 2023 r. poz. 46 ze zm.)

Ustawa z dnia 26.06.1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465)