Rejestracja do procedury unijnej OSS w przypadku WSTO

Korzystanie przez polskiego podatnika dokonującego WSTO z procedury unijnej OSS daje mu możliwość niedokonywania rejestracji dla celów podatku VAT w państwach UE, w których znajduje się miejsce opodatkowania dostawy. Zamiast tego VAT należny z tytułu WSTO ma prawo zadeklarować i płacić w państwie członkowskim identyfikacji, tj. w Polsce.

WSTO

Jak wynika z art. 22 ust. 1 pkt 1a ustawy o VAT, miejscem dostawy towarów w przypadku WSTO jest miejsce, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy. Jednak przepis ten nie ma zastosowania, jeżeli łącznie spełnione są następujące warunki:

1) dostawca posiada siedzibę działalności gospodarczej, a w razie braku takiej siedziby - stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu tylko na terytorium jednego państwa UE,

2) towary są wysyłane lub transportowane na terytorium państwa UE inne niż terytorium państwa UE, o którym mowa w pkt 1,

3) suma całkowitej wartości dostaw towarów wysyłanych lub transportowanych na terytorium państwa UE, o którym mowa w pkt 2, oraz całkowitej wartości usług, o których mowa w art. 28k ust. 1 ustawy o VAT, świadczonych na rzecz podmiotów, o których mowa w art. 28k ust. 2 pkt 2 tej ustawy, pomniejszona o kwotę VAT lub podatku od wartości dodanej, nie przekroczyła w trakcie roku podatkowego ani w poprzednim roku podatkowym kwoty 10.000 euro lub jej równowartości wyrażonej w walucie krajowej państwa UE, o którym mowa w pkt 1, przy czym w przypadku dostawcy posiadającego siedzibę działalności gospodarczej, a w razie braku takiej siedziby - stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu, tylko na terytorium kraju, wyrażona w złotych równowartość kwoty w euro wynosi 42.000 zł.

Oznacza to, że miejscem dostawy w przypadku WSTO jest kraj, w którym towary znajdują się w momencie zakończenia wysyłki lub transportu do nabywcy, czyli kraj konsumenta, jednakże gdy są spełnione wskazane wcześniej warunki, za miejsce opodatkowania dostawy towarów uznaje się kraj rozpoczęcia wysyłki (transportu) towarów.

W sytuacji gdy próg 42.000 zł zostanie przekroczony w trakcie roku podatkowego, zasada ogólna opodatkowania WSTO w miejscu zakończenia wysyłki lub transportu towarów znajdzie zastosowanie począwszy od dostawy, w związku z którą przekroczono tę kwotę (art. 22a ust. 2 ustawy). Oznacza to, że miejscem opodatkowania WSTO będą odpowiednio terytoria państw członkowskich, w których towary znajdują się w momencie zakończenia ich wysyłki lub transportu do nabywcy. W takim przypadku podatnik może zdecydować się na:

• rejestrację do celów podatku VAT na terenie tych państw UE i składać tam deklaracje VAT oraz płacić podatek VAT w tych państwach (w takiej sytuacji będzie on zobowiązany wystawiać faktury zgodnie z przepisami dotyczącymi fakturowania obowiązującymi w tych państwach) lub
• korzystanie z procedury OSS.

Procedura OSS

Gdy polski podatnik dokonujący WSTO zdecyduje się na skorzystanie z procedury OSS, będzie miał możliwość rozliczania VAT z tytułu WSTO państwom UE konsumpcji za pośrednictwem tzw. państwa członkowskiego identyfikacji. Dla polskich podatników państwem identyfikacji jest Polska.

Aby skorzystać z procedury unijnej, podatnik musi dokonać stosownej rejestracji na druku VIU-R do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Organ ten dokonuje identyfikacji podatnika na potrzeby procedury unijnej i potwierdza zgłoszenie.

Podatnik rejestrujący się do procedury unijnej OSS wykorzystuje swój NIP. Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście, w związku z dokonywaniem rozliczeń za pośrednictwem OSS, nie nadaje zatem nowego identyfikatora. Naczelnik ten, w przypadku spełnienia przesłanek do zarejestrowania się do procedury unijnej, potwierdza zgłoszenie wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej na adres e-mail podany w zgłoszeniu rejestracyjnym.

Rejestracja jest skuteczna od pierwszego dnia kwartału kalendarzowego następującego po kwartale, w którym podatnik złożył zgłoszenie rejestracyjne. Jednak, w sytuacji gdy podatnik rozpoczął świadczenie usług lub dokonywanie dostaw przed tą datą, ich rozliczanie w ramach wybranej procedury zacznie obowiązywać od pierwszego dnia świadczenia usług lub dostawy towarów, pod warunkiem że podatnik zgłosi ten fakt do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym po raz pierwszy wykonał te czynności.

Deklaracje

Podatnik, który został zidentyfikowany na potrzeby procedury unijnej przez Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście obowiązany jest składać do tego urzędu, za pomocą systemu e-Deklaracje, deklaracje VIU-DO, w których rozliczane będzie WSTO. Kwoty wykazane w tej deklaracji wyrażane są w euro i nie podlegają zaokrągleniu.

Deklarację tę składa się za okresy kwartalne do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale, niezależnie od tego, czy WSTO miała miejsce. W przypadku gdy podatnik stosujący procedurę unijną w trakcie okresu rozliczeniowego nie dokonał żadnych czynności objętych tą procedurą oraz nie dokonał korekt odnoszących się do poprzednich deklaracji, wówczas składa zerową deklarację.

Podatnik nie może złożyć deklaracji VIU-DO przed zakończeniem okresu rozliczeniowego. Oznacza to, że najwcześniej składa ją elektronicznie pierwszego dnia po zakończeniu kwartału.

Należy także pamiętać, że termin złożenia tej deklaracji obowiązuje również w przypadku, gdy dzień złożenia deklaracji przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy. Nie dotyczy to jednak dokonywania płatności podatku VAT (jako dokonana w terminie liczy się również płatność zrealizowana następnego dnia roboczego po upływie miesiąca następującego po kwartale, jeżeli ten ostatni dzień przypada na święto lub dzień wolny od pracy).

Każdej złożonej deklaracji VIU-DO zostanie przypisany jednostkowy, unikatowy numer referencyjny (UNR). Podatnik, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zostanie poinformowany o nadaniu tego numeru. Numer ten należy zawsze podawać podczas dokonywania płatności (bez numeru referencyjnego nie można skutecznie dokonać płatności). Unikatowy numer referencyjny dla procedury unijnej składa się z: kodu państwa członkowskiego identyfikacji, numeru VAT i okresu (kwartał/rok), za który składane jest rozliczenie np. PL/PLXXXXXXX/Q3.2025.

Podatnik ma obowiązek wpłacić całą kwotę podatku należnego wynikającą z deklaracji najpóźniej do końca miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale na rachunek bankowy Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście. Wpłaty powinny być dokonywane w euro. Podziału płatności na poszczególne państwa członkowskie konsumpcji dokonuje Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Trzeba podkreślić, że deklaracja na potrzeby OSS ma charakter dodatkowy i nie zastępuje deklaracji VAT. W pliku JPK_VAT nie uwzględnia się ponadto wartości dostaw towarów dokonywanych w ramach WSTO, rozliczanych w procedurze OSS. Oprócz tego podatnik korzystający z procedury OSS ma obowiązek prowadzenia w postaci elektronicznej ewidencji transakcji objętych tą procedurą, zgodnie z wymogami art. 63c rozporządzenia 282/2011 i udostępniać ją drogą elektroniczną na każde żądanie państwa członkowskiego identyfikacji i konsumpcji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o VAT (Dz. U. z 2025 r. poz. 775)