Wyznaczenie pracownika do zastępowania przedsiębiorcy podczas kontroli

Otrzymałam zawiadomienie od Inspekcji Handlowej o planowanej kontroli w sklepach, które prowadzę w ramach działalności. W tym terminie mam zaplanowany zabieg w szpitalu. Czy mogę wyznaczyć jedną z pracownic do zastępowania mnie podczas kontroli? Jeżeli tak, to czy powinnam przygotować jakieś pismo w tej sprawie?

Organ kontroli zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze jej wszczęcia. Kontrolę może rozpocząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli. Jeżeli kontrola nie zostanie wszczęta w terminie 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia, wszczęcie kontroli wymaga ponownego zawiadomienia.

Zasadą jest, że kontrolowany przedsiębiorca (lub podmiot upoważniony przez takiego przedsiębiorcę) powinien być obecny podczas czynności kontrolnych. Przy czym kontrola podczas nieobecności przedsiębiorcy może zostać przeprowadzona, gdy:

• przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów,
• kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy - Prawo komunikacji elektronicznej w zakresie wykorzystania częstotliwości radiowych,
• przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska.

Poza takimi przypadkami nie ma przeszkód, aby przedsiębiorca wyznaczył osobę, która będzie go zastępować podczas prowadzenia czynności kontrolnych.

Wskazanie takiej osoby powinno nastąpić na piśmie. Nie jest to jednak forma pisemna zastrzeżona pod rygorem nieważności, a jedynie dla czynności dowodowych. W literaturze przedmiotu przyjmuje się, że takie umocowanie może wynikać również z upoważnienia udzielonego ustnie do protokołu kontroli, a nawet z czynności faktycznej (tj. polecenia pracownikowi asystowania przy czynnościach kontrolnych). Osobą upoważnioną może być też osoba legitymująca się ważnym pełnomocnictwem (ogólnym, rodzajowym, szczególnym - do udziału w kontroli) udzielonym przez przedsiębiorcę.

Przepisy przewidują też zasady prowadzenia kontroli na wypadek nieobecności zarówno przedsiębiorcy, jak i osoby upoważnionej przez przedsiębiorcę - niezależnie od przyczyn takiej nieobecności. Ustawodawca pozostawił możliwość kontynuowania działań kontrolnych w przypadku nieobecności przedsiębiorcy lub osoby upoważnionej. W takim przypadku czynności kontrolne mogą być wykonywane w obecności:

• innego pracownika lub współpracownika przedsiębiorcy, który może być uznany za osobę czynną w lokalu przedsiębiorcy, zgodnie z art. 97 Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071 ze zm.),
• przywołanego świadka, tj. funkcjonariusza publicznego (który nie jest związany z przedsiębiorcą stosunkiem pracy czy współpracy).