Rozwiązanie umowy o pracę a zwrot kosztów za szkolenie

Pracownik został skierowany przez pracodawcę na szkolenie zawodowe. W umowie szkoleniowej jest zapis, że zobowiązuje się on do zwrócenia pracodawcy (w określonych przypadkach) kosztów poniesionych przez niego w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia tych kwalifikacji lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Całkowity koszt szkolenia wyniósł 3.000 zł, ale pracodawca zapłacił 1.000 zł, gdyż na resztę kwoty otrzymał dofinansowanie. Pracownik złożył wypowiedzenie umowy o pracę, co wiąże się ze zwrotem części kosztów szkolenia. Po ukończeniu szkolenia przepracował 6 miesięcy, a powinien 2 lata. Czy zwrot wydatków na szkolenie należy liczyć od faktycznie poniesionych kosztów przez pracodawcę?

Obowiązek podpisania umowy szkoleniowej z pracownikiem podnoszącym kwalifikacje zawodowe występuje tylko wtedy, gdy pracodawca zamierza zobowiązać pracownika do odpracowania przyznanych świadczeń dodatkowych po zakończeniu kształcenia (art. 103⁴ K.p. - Dz. U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.). Przy czym okres odpracowania nie może przekroczyć 3 lat. Ponadto umowa szkoleniowa nie może określać uprawnień z tytułu dokształcania w sposób mniej korzystny niż to wynika z Kodeksu pracy.

Jak przewiduje art. 103⁵ K.p., pracodawca może domagać się zwrotu dofinansowania kształcenia od pracownika:

1) który bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie podnoszenie tych kwalifikacji,

2) z którym pracodawca rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z jego winy, w trakcie podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub po jego ukończeniu, w terminie określonym w umowie szkoleniowej, niedłuższym niż 3 lata,

3) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy za wypowiedzeniem, z wyjątkiem wypowiedzenia umowy o pracę z powodu uzasadnionego zarzutu mobbingu,

4) który w okresie wskazanym w pkt 2 rozwiąże stosunek pracy bez wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków przez pracodawcę lub mobbingu, mimo braku przyczyn uzasadniających rozwiązanie umowy z tych powodów.

Jednakże w wymienionych sytuacjach następuje zwrot kosztów poniesionych przez pracodawcę w wysokości proporcjonalnej do okresu zatrudnienia po ukończeniu podnoszenia kwalifikacji zawodowych lub okresu zatrudnienia w czasie ich podnoszenia. Katalog sytuacji, które uprawniają pracodawcę do żądania zwrotu przyznanych świadczeń szkoleniowych, ma charakter zamknięty.

W sytuacji przedstawionej w pytaniu, jeżeli umowa szkoleniowa przewidywała, że po ukończeniu szkolenia pracownik przepracuje np. 2 lata, to zwrot kosztów należy ustalić proporcjonalnie od kwoty opłaconej przez pracodawcę wynoszącej 1.000 zł i liczby miesięcy pozostałych do upływu 2 lat.

Wskazówki dotyczące ustalenia kwoty do zwrotu w sytuacjach wskazanych w art. 103⁵ K.p. zawiera pismo Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej udostępnione naszemu Wydawnictwu w dniu 20 kwietnia 2012 r. (patrz ramka).